Zum Hauptinhalt springen

Wareneingang erfassen

Eine Lieferung vom Lieferanten ist gekommen — Pakete im Wareneingang, Lieferschein in der Hand. Sie verbuchen die Wareneingang in SpeamCore, sodass der Bestand wieder stimmt und die Buchhaltung weiß, dass die Bestellung geliefert wurde.

Wann mache ich das?​

  • Bei jeder Lieferung vom Lieferanten — direkt am Eingang.
  • Bei Teil-Lieferungen — wenn nicht alles auf einmal kommt.
  • Bei Rücklieferungen durch Kunden — Rückbuchung in den Bestand.

So erfassen Sie einen Wareneingang​

Bestellung suchen

In der Sidebar Einkaufsbelege. Bestellung des Lieferanten suchen — über Lieferanten-Name, Bestell-Nummer oder Datum.

Bestellung öffnen.

Lager-Detailansicht mit Tab Lagerprodukte — Liste der vorhandenen Produkte pro Lager.

Wareneingang aus Bestellung

In der Toolbar einer Bestellung das Übernehmen in-Icon → Wareneingang wählen.

SpeamCore erstellt einen neuen Wareneingangs-Beleg mit allen Bestellpositionen.

Alternativ bei Lieferungen ohne Bestellung: + Einkaufsbeleg → Wareneingang. Dann manuell Lieferant und Positionen eintragen.

Mengen abgleichen

Pro Position prüfen:

  • Soll-Menge aus Bestellung.
  • Ist-Menge physisch zählen.
  • Korrigieren wenn weniger geliefert (Teil-Lieferung) oder mehr (selten).

Bei Differenzen im Kommentar dokumentieren („Position 3: nur 8 von 10 Stk geliefert, 2 Stk werden nachgeliefert").

Lager-Zuordnung

Bei mehreren Lagern: jedem Eingang ein Ziel-Lager zuordnen:

  • Werkstatt-Lager für Werkstatt-Material.
  • Servicewagen-Lager für Außendienst-Vorrat.
  • Hauptlager für Standardware.

Pro Position kann das anders sein.

Lieferschein hochladen, Wareneingang verbuchen

  • Lieferschein des Lieferanten als PDF im Tab Dokumente anhängen.
  • Buchen klicken — Bestand wird automatisch aufgestockt.
  • Lieferanten-OP wird angelegt (für die Buchhaltung).

Weg 2 — Wareneingang per KI-Chat (Lieferschein-Foto)​

Statt jede Position abzutippen, fotografieren Sie den Lieferschein und lassen die KI extrahieren. Beispiel-Workflow:

  1. Im KI-Chat Anhang-Symbol → Lieferschein-Foto/PDF hochladen.
  2. Prompt:
Erfasse aus diesem Lieferschein einen Wareneingang. Bestellbezug suchen
(meist oben Bestell-Nr.), bei eindeutigem Match mit der Bestellung
verknüpfen. Mengen vorbefüllen, ich prüfe physisch nach und gebe
selbst frei.

Der Assistent legt den Wareneingang an und befüllt die Positionen — Sie kontrollieren beim Auspacken und buchen dann.

Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?​

Tipps​

  • Direkt am Eingang erfassen — nicht „mache ich später".
  • Vier-Augen-Prinzip bei wertvollem Material — zweite Person zur Mengenkontrolle.
  • Foto bei jeder Lieferung — Lieferschein + Pakete dokumentieren.

Verwandte Tutorials​