Cheat-Sheet — Buchhaltung Leitung

Gerät: PC · Hauptverantwortung: Buchhaltungs-Qualität, Monats-/Jahresabschluss, BWA, Steuerberater-Übergabe.

Kalender — typisch monatlich

Wann	Was
Anfang Monat	Vormonat schließen — Vorprüfung + Monatsabschluss
Anfang Monat +1	BWA an GF + Steuerberater
Mitte Monat	OP-Audit, Mahnstufen-Review, Bonität-Check
Quartalsende	Inventur (zumindest Stichprobe), Plausibilitäts-Check
Jahresende	Vollständige Inventur, Vorbereitung Jahresabschluss, DATEV-Export

Wichtigste Workflows

Workflow	Tutorial
BWA ausgeben	BWA ausgeben
Monatsabschluss	Monatsabschluss
Inventur durchführen	Inventur durchführen
Konten-Stammdaten pflegen	Konten-Stammdaten
Mahnstufen-Eskalation	Mahnstufen-Eskalation

KI-Chat-Prompts

Bitte prüfe für Mai 2026: Sind alle Bank-Transaktionen alloziert?
Sind alle Eingangsrechnungen gebucht? Stimmt OP mit Konten? Verrechnungs-
Saldo abgeräumt? Liste offene Punkte vor Monatsschluss.

Wie hat sich die Marge in den letzten 6 Monaten entwickelt? Soll/Ist
gegen Vorjahres-Periode, gruppiert nach Kostenstelle.

Bonität-Risiko-Übersicht Top-20 Kunden: Zahlungsverhalten 12 Monate,
durchschnittliche Tage zur Zahlung, Mahnstufen-Historie, offener Betrag.

Checkliste Monatsabschluss

☐ Bank-Transaktionen alloziert
☐ Eingangsrechnungen gebucht
☐ Ausgangsrechnungen erstellt + versendet
☐ OP-Liste geklärt
☐ Kasse Tagesabschluss aktuell
☐ Periodische Buchungen (Abschreibungen, Rückstellungen)
☐ Verrechnungskonto leer / dokumentiert
☐ Buchungssperre für Vormonat aktivieren

Stolpersteine

Vormonat noch offen beim Schließen — verbleibende Posten auf Folgemonat oder explizit dokumentieren
Steuersatz-Änderung mitten im Jahr — Konten anpassen, Test-Belege vorab
Inventur-Differenzen > 5 % — vertieft prüfen, ggf. Wertberichtigung
DATEV-Export Format-Probleme: Konten-Mapping prüfen

Bei Problemen

Buchungs-Fehler — Sachbearbeitung einbinden, korrigieren, im Audit-Log nachvollziehen
Diskrepanz BWA vs Bank — Verrechnungskonto und unalloziierte Posten prüfen
Steuerberater meldet Format-Problem — Konten-Mapping in Konten-Stammdaten prüfen

Bug / Feature melden

Statt eigener Mail an Marc / Kevin: Feedback-Button unten rechts (Zahnrad-Symbol).

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