Cheat-Sheet — Buchhaltung Sachbearbeitung
Gerät: PC · Hauptverantwortung: Belege buchen, Banking allozieren, OP klären, Mahnungen erzeugen.
Tagesablauf
| Wann | Was |
|---|---|
| Morgens | Bank-Transaktions-Cockpit — Vorschläge bestätigen, Offene zuordnen |
| Vormittag | Eingangsrechnungen buchen (Mail-Postfach Anhänge) |
| Mittag | OP-Liste prüfen, Skonto-Posten priorisieren |
| Nachmittag | Lieferanten-Stammdaten pflegen, Kasse abschließen |
| Wöchentlich | Mahnungen aus überfälligen Posten erzeugen |
Wichtigste Workflows
| Workflow | Tutorial |
|---|---|
| Banking-Allokation | Banking zuordnen |
| Eingangsrechnung buchen | Eingangsrechnung buchen |
| OP-Liste klären | OP-Liste klären |
| Mahnungen erzeugen | Mahnung erzeugen |
| Lieferanten pflegen | Lieferanten pflegen |
| Kassenbuch führen | Kassenbuch führen |
KI-Chat-Prompts (besonders stark hier!)
Schau dir alle offenen Bank-Transaktionen der letzten 14 Tage an und
schlage Allokationen zu offenen Posten vor. Bei eindeutigen Treffern
direkt allozieren, sonst Vorschlag zur Klärung.
[mit PDF-Anhang]
Erfasse aus diesem PDF eine Eingangsrechnung. Lieferant aus Briefkopf,
Bestellbezug ggf. auf Seite 1, Status „Erfasst", noch nicht freigeben.
Welche Lieferanten-Posten haben Skonto-Frist in den nächsten 7 Tagen?
Mit Lieferant, Betrag und Skonto-Höhe, sortiert nach Frist.
Erzeuge Mahnungen für alle Kunden-Posten >30 Tage überfällig in Stufe 1.
Bitte vorher Liste — ich gebe frei.
Banking-Cockpit auf einen Blick
| Status | Farbe | Aktion |
|---|---|---|
| Offen | Rot | Manuell zuordnen |
| Vorschläge | Gelb | Bestätigen oder verwerfen |
| Erledigt | Grün | Audit nur |
| Alle | Grau | Suche / Recherche |
Stolpersteine
- Skonto-Frist überschritten — kulant akzeptieren oder Differenz als Restbetrag
- Sammel-Überweisung — pro Rechnung allozieren, nicht eine Summe
- Verrechnungskonto — nur Zwischenparkplatz, zum Monatsende leeren
- Mahnung an Großkunden — vorher Vertrieb / GF informieren
- Versendete Mahnung falsch — nicht rückrufbar, zukünftig Vorschau-Pflicht
Mail-Vorgänge mit KI-Banner (Welle 139 + 149)
| KI-Banner sagt | Tun |
|---|---|
Pill EINGANGSRECHNUNG + Verknüpft mit Workorder | Workorder öffnen, PDF herunterladen, Beleg erfassen, Mail als erledigt markieren |
Pill MAHNUNG (an uns) | Sofort eskalieren — wir haben nicht gezahlt |
Pill AUSGANGSRECHNUNG-RÜCKMELDUNG | OP verknüpfen, Status klären |
| Rotes Phishing-Banner | Mail nicht klicken, IT/Admin informieren |
Smart-Folder „Braucht Antwort" morgens als erstes durchgehen.
KI-Memory — Lieferanten- und Skonto-Wissen sichern (Welle 143)
Sie haben den schärfsten Blick auf Lieferanten-Patterns, Skonto-Regeln und Mahn-Routinen. Vieles davon ist still gewachsene Praxis. KI-Memory macht aus stillem Wissen explizit nutzbares.
| Wann pflegen? | Beispiel |
|---|---|
| Nach Skonto-Aushandlung | „Lieferant Schmitz — neuer Skonto-Satz 3 % ab 01.06., Bestätigung per Mail vom 18.05. |
| Nach Mahnstufen-Sonderfall | „Großkunde Wagner — Mahnstufe 2 niemals ohne Vertriebs-Freigabe, telefonisch klären |
| Bei DATEV-Konventionen | „Konto 4730 für Brandschutz-Material, 4731 für Sprinkler-Material — pro Mandant strikt trennen |
| Lieferanten-Verhalten | „Müller GmbH zahlt immer am letzten Tag — Mahnung erst Tag 4 ansetzen |
Folder-Konvention für buchhaltung-sb:
buchhaltung/skonti— Skonto-Regeln pro Lieferantbuchhaltung/mahnungen— Mahnstufen-Patterns, Sonderfälle, Großkunden-Regelnbuchhaltung/lieferanten— Zahlungs-Verhalten, Bonität-Hinweisebuchhaltung/datev— Konten-Mapping, SKR03/SKR04-Konventionen
Scope: meistens team — Buchhaltungs-Leitung und SB profitieren beide. Bonität-Hinweise und Insolvenz-Verdachte auf sensitive — strikt vertraulich.
Per KI-Chat anlegen:
Bitte merken: Lieferant Mueller GmbH zahlt typischerweise am letzten Tag der
Frist — Mahnstufe 1 erst Tag 4 nach Faelligkeit ansetzen. Folder
buchhaltung/lieferanten, Scope team.
→ Eigenes KI-Gedächtnis nutzen
Bei Problemen
- Bank-Transaktionen kommen nicht — Bank-Schnittstelle prüfen, IT
- Rechnung weicht von Bestellung ab — Einkauf / Lieferant klären, vor Buchung
- DATEV-Export-Probleme — Konten-Mapping prüfen, Buchhaltungs-Leitung
Bug / Feature melden
Statt eigener Mail an Marc / Kevin: Feedback-Button unten rechts (Zahnrad-Symbol).
Verwandte Cheat-Sheets
- Buchhaltung-Leitung — Monats-/Jahresabschluss, Konten
- Vertrieb — wer Ausgangsrechnungen erstellt