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Cheat-Sheet — Geschäftsführung

Gerät: PC · Hauptverantwortung: Strategie, rechtliche Verantwortung, Compliance, Mandanten-Setup.

Kalender​

WannWas
WöchentlichStrategie-Reports, Top-KPIs
MonatlichBWA von Buchhaltung sichten, HR-Reports von HR-L
QuartalsweiseStrategie-Meeting, Stammdaten-Audit
JährlichJahresabschluss, Compliance-Audit, Mandanten-Setup-Review

Wichtigste Workflows​

WorkflowTutorial
Strategie-ReportsStrategie-Reports
Compliance-ÜbersichtCompliance-Übersicht
Stammdaten-VerantwortungStammdaten-Verantwortung
Mandanten-SetupMandanten-Setup

KI-Chat-Prompts (Strategische Ad-hoc-Auswertungen)​

Wie hat sich die DB-1-Marge in den letzten 4 Quartalen entwickelt? Pro
Geschäftsbereich, mit Markierung der Auffälligkeiten.
Konzentrations-Risiko aktuell: welche 5 Kunden machen wie viel % des
Umsatzes im laufenden Jahr aus? Welche davon hatten in den letzten
3 Monaten keinen Auftrag mehr?
Compliance-Übersicht zum Stichtag heute: Mitarbeiter-Bescheinigungen,
GoBD Audit-Logs 12 Monate, Datenschutz-Auffälligkeiten. Als Risiko-Matrix.

Dashboards für GF​

  • Top-Linie: Umsatz, Marge, Auftragslast
  • Personal: Krankheitsquote, Resturlaub, Compliance
  • Projekte: Status, Budget, Risiken
  • Cashflow: OP-Stand Kunde + Lieferant

Stolpersteine​

  • Aktionismus bei einer schlechten Zahl — erst Trend / Saisonalität / Sondereffekte prüfen
  • Konzentrations-Risiko ignorieren — Top-3-Kunden über 50 % Umsatz = Klumpen-Risiko
  • Compliance-Lücke unterschätzen — bei Schadens-/Versicherungs-Fällen rechtlich heikel
  • Personal-Daten via Chat auswerten — DSGVO, lieber aggregiert

Verantwortlichkeiten klar trennen​

  • Strategie + Endverantwortung: GF
  • Operative Steuerung: Management + Bereichsleiter
  • Tagesarbeit: Sachbearbeitung
  • Compliance-Vollzug: HR-L + Buchh-L + Admin

KI-Memory — Strategie-Decision-Log (Welle 143)​

Sie treffen Strategie-Entscheidungen, verhandeln Verträge und steuern die Firmenrichtung. Die KI-Memory ist Ihr Decision-Log — eingefroren, abrufbar, nachvollziehbar.

Wann pflegen?Beispiel
Nach Strategie-Sitzung„Entscheidung 12.05.2026 — Brandschutz-Markt Süd ist Wachstumsfeld, Personal-Recruiting Priorität 1
Nach Vertrags-Verhandlung„Lieferant Müller — neuer Rahmenvertrag bis 2028, exklusiver Lieferant für VdS-Material
Lieferanten-Politik„Keine Einzelaufträge < 500 € — wir bündeln wöchentlich; spart Verwaltungskosten
Compliance-Vorgaben„DSGVO-Audit jährlich am 31.10. — externer Prüfer Dr. Schmidt, Vorbereitung 4 Wochen vorher

Folder-Konvention für geschaeftsfuehrung:

  • gf/strategie — Strategie-Entscheidungen mit Datum + Hintergrund
  • gf/vertraege — Vertrags-Patterns, Rahmen-Verträge, Sonderregeln
  • gf/lieferanten — Politik gegenüber Schlüssel-Lieferanten
  • gf/compliance — Audit-Termine, externe Prüfer-Hinweise

Scope: die meisten GF-Memos sind team (Leitung-Ebene sieht sie), Strategie-Details mit Wettbewerbsbezug auf sensitive. Personalentscheidungen wie Kündigungen niemals in die Memory — direkte Kommunikation, kein Audit-Trail an dieser Stelle.

Per KI-Chat anlegen:

Bitte merken: Strategie-Entscheidung 12.05.2026 — Wachstumsmarkt Brandschutz
Sued. Personal-Recruiting Prioritaet 1 bis Q4 2026. Folder gf/strategie,
Scope team.

→ Eigenes KI-Gedächtnis nutzen

Bei Problemen​

  • Großkunde abgesprungen — Vertrieb-Strategie überdenken, GF-Gespräch
  • Personal-Engpass strukturell — HR + Recruiting / Sub-Unternehmer
  • System ausgefallen — Admin / IT / Cloud-Provider

Bug / Feature melden​

Statt eigener Mail an Marc / Kevin: Feedback-Button unten rechts (Zahnrad-Symbol).

→ Feedback melden

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