Cheat-Sheet — HR Leitung
Gerät: PC · Hauptverantwortung: Personal-Strategie, Genehmigungen, Compliance, Reports an GF.
Kalender
| Wann | Was |
|---|---|
| Täglich | Urlaubsanträge genehmigen / ablehnen + §3 ArbZG-Mehrarbeit |
| Wöchentlich | Compliance-Status prüfen, ablaufende Bescheinigungen |
| Monatlich | HR-Reports an GF, Krankheits-Quote, Resturlaub-Übersicht |
| Halbjährlich | Rollen-Audit, Schulungs-Plan-Review, §3 ArbZG-6-Monats-Schnitt |
| Jährlich | Abteilungs-Struktur prüfen, Mitarbeiter-Gespräche koordinieren |
Wichtigste Workflows
| Workflow | Tutorial |
|---|---|
| Urlaub genehmigen | Urlaub genehmigen |
| Compliance-Checks | Compliance-Checks |
| Schulungen verwalten | Schulungen verwalten |
| Abteilungen + Rollen | Abteilungen und Rollen |
| HR-Reports | HR-Reports |
KI-Chat-Prompts
Compliance-Übersicht zum Stichtag heute: alle Mitarbeiter-Bescheinigungen
mit Status, sortiert nach Ablauf-Datum. Markiere kritisch.
Welche Außendienst-MA haben Brandschutz-Schulung noch nicht oder seit
über 24 Monaten nicht aufgefrischt?
Krankheitsquote pro Niederlassung Q1 2026, Vergleich Vorjahresquartal.
Auffälligkeiten >5 Prozentpunkte markieren.
Genehmigungs-Kriterien Urlaub
| Kriterium | Was prüfen? |
|---|---|
| Resturlaub | Hat MA noch Anspruch? |
| Personalverfügbarkeit | Andere Urlaube im Zeitraum? |
| Auftragslage | Offene Aufträge mit MA als Verantwortlicher? |
| Vertretung | Sinnvolle Vertretungs-Regelung? |
Stolpersteine
- Urlaub im Saison-Stress ablehnen — alternative Termine vorschlagen
- Compliance-Lücke rechtlich heikel — bei Versicherungs-/Schadenfällen prüfen
- Custom-Rollen Wildwuchs vermeiden — Standard-Rollen bevorzugen
- Bei Lösch-Anfragen DSGVO + Aufbewahrungs-Pflichten balancieren
KI-Memory für HR-Wissen (Welle 143)
| Wann pflegen? | Beispiel |
|---|---|
| Nach Tarif-Sitzung | Sonderzulage, neue Stufen, geänderte Beiträge |
| Nach BEM-Fall | Vorgehensweise dokumentieren (Scope sensitive) |
| Onboarding-Check | Pflicht-Schritte pro Persona |
| Nach Compliance-Audit | Vorgaben des Wirtschaftsprüfers |
Folder-Konvention: hr/tarif, hr/onboarding, hr/compliance, hr/krankheit. Scope: meist team — Heikles in sensitive.
→ Eigenes KI-Gedächtnis nutzen
Bei Problemen
- Personal-Engpass strukturell — GF informieren, Recruiting / Sub-Unternehmer
- Schulungs-Verzug systematisch — Pflicht-Termine durchsetzen, ggf. Pflicht-Pause
- Rollen-Konflikt zwischen Abteilung und individueller Funktion — manuell anpassen
Absence-Management-Quickcheck
Sicht: /absences/management. Filter steht standardmäßig auf Status: Beantragt — offene Anträge sind ausgeklappt.
| Schritt | Aktion |
|---|---|
| 1. Filter prüfen | Status, Abteilung, Datum-Range (Overlap-Semantik). |
| 2. Kollisions-Hinweis lesen | Im Antrag-Detail oben: andere Anträge im selben Zeitraum aus dem Verantwortungs-Bereich. |
| 3. Entscheiden | Genehmigen oder Ablehnen mit Begründung. |
| 4. Kalender-Sicht | Toggle oben rechts — gleicher Scope, anderes Layout. |
Time-Overview-Monatsdruck
Für Lohnbuchhaltung / Monatsabschluss:
| Schritt | Aktion |
|---|---|
| 1. Preset wählen | /time-overview → Letzter Monat |
| 2. KPI-Ampeln prüfen | Erfasste Zeit, Saldo, Pflichtpause-Compliance |
| 3. Drucken klicken | Toolbar → AbrechnungPrintModal listet Abwesenheiten |
| 4. Anzahl-Logik beachten | Eltern-/Mutterschutz/Pflege = Kalendertage; sonst Werktage Mo–Fr minus Halbtage |
| 5. PDF speichern | Druck-Fenster öffnet sich, Print-to-PDF |
§3 ArbZG-Mehrarbeit-Quickcheck
Bei Notification-Popup severity=violation:
| Schritt | Aktion |
|---|---|
| 1. Kontext prüfen | Welcher Auftrag, Notfall, Pattern? |
| 2. Genehmigen | Notfall / Großauftrag → ja, mit Begründung |
| 3. Stempel-Korrektur statt Reject | Bei Pause vergessen → MA korrigiert, Eintrag verschwindet |
| 4. Ablehnen | Nur bei klarer Nicht-Notwendigkeit + Pflicht-Begründung |
| 5. Quartal | 6-Monats-Schnitt prüfen, bei Häufungen Personal-Frage stellen |
→ Mehrarbeit genehmigen — komplettes Tutorial → §3 ArbZG-Cap-Konzept
Bug / Feature melden
Statt selber Mail an Marc / Kevin: Feedback-Button unten rechts (Zahnrad-Symbol).
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