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Cheat-Sheet — HR Sachbearbeitung

Gerät: PC · Hauptverantwortung: Mitarbeiter-Stammdaten, Verträge, Urlaubs-Erfassung, Personaldokumente, Lohn-Vorbereitung.

Tagesablauf​

WannWas
MorgensEingehende Urlaubsanträge sichten
VormittagNeue MA anlegen / Verträge erfassen
MittagPersonaldokumente hochladen
NachmittagKrankmeldungen erfassen, Stammdaten-Pflege
MonatsendeLohn-Vorbereitung — Stunden + Spesen + Abwesenheiten aggregieren

Wichtigste Workflows​

WorkflowTutorial
Mitarbeiter anlegenMitarbeiter anlegen
Vertrag erfassenVertrag erfassen
Urlaubsantrag erfassenUrlaubsantrag erfassen
PersonaldokumentePersonaldokumente
Lohn-VorbereitungLohn-Vorbereitung

KI-Chat-Prompts​

Erfasse Urlaubsantrag für Mitarbeiter Anna Beispiel: 14.07.-25.07.2026,
Vertretung Lisa Müller. Status „Beantragt".
Welche Verträge laufen in den nächsten 60 Tagen aus (befristet)?
Mit Mitarbeiter und Vertragsende.
Aggregiere Stunden, Überstunden, Krank-/Urlaubstage und Spesen für
April 2026, pro Mitarbeiter. Markiere Auffälligkeiten >20 Überstunden
oder fehlende Tage.

MA-Stammdaten Tabs​

TabWas steht da?
Allgemeine DatenName, E-Mail, Toggles Außen/Innen
RollenCASL-Berechtigungen
FahrzeugeZugewiesene Vehicles
VerträgeVertragshistorie
DokumentePersonaldokumente
KursanmeldungenSchulungs-Stand
AbwesenheitenUrlaub / Krankheit

Kollisions-Check beim Urlaubsantrag​

Beim Erfassen eines Urlaubsantrags für den eigenen Account prüft SpeamCore nach 400 ms Pause auf überlappende Anträge im Status requested oder approved und blockiert den Speichern-Button bei Treffer. Im HR-Pfad mit mehreren employeeIds läuft die Prüfung im Backend — Fehlermeldung mit Zeitraum bei Konflikt.

→ Urlaubsantrag erfassen — Schritt 4

Monats-Abwesenheiten drucken​

Für Lohnbuchhaltung / Steuerberater:

  1. /time-overview öffnen, Preset auf Letzter Monat.
  2. Drucken in der Toolbar → AbrechnungPrintModal mit allen Abwesenheiten.
  3. Sortierung Nachname, Farbcodierung (rot Krank, blau Urlaub, lila Eltern-/Mutterschutz/Pflege).
  4. Print-Button im Modal → PDF.

→ Zeit-Übersicht

Stolpersteine​

  • MA-Modal vs. Detail — beim Anlegen erst Modal mit Pflichtfeldern, dann Detail-Page mit Sub-Tabs
  • Lohn-Daten nicht via KI-Chat — sensibel, manuell pflegen
  • Personaldokumente — DSGVO-Vorsicht, sensible Inhalte (Krankheit, Religion) nicht in den Chat
  • Probezeit-Ende im Auge behalten — HR-Gespräch terminieren
  • Doppelter Urlaubsantrag — Kollisions-Warnung respektieren, nicht das BE übergehen

KI-Memory — Tarif- und Compliance-Wissen sichern (Welle 143)​

Sie pflegen Tarif-Fälle, Compliance-Pflichten und Onboarding-Routinen — Wissen, das oft per E-Mail zwischen Ihnen und HR-Leitung wandert und dann verloren geht. KI-Memory macht es als wieder-abrufbares Team-Wissen verfügbar.

Wann pflegen?Beispiel
Nach Tarif-Sitzung„Sonderzulage Brandschutz §3 ArbZG — ab 01.07.2026 +85 € pro Monat
Nach BEM-Fall„BEM-Vorgehensweise — erst Vier-Augen-Gespräch, dann schriftliche Einladung per Einschreiben
Onboarding-Checkliste„Werkstudent-Onboarding — Schritte 1-8, Pate aus dem Bereich, BG-Belehrung Tag 1
Nach Compliance-Audit„Wirtschaftsprüfer 2026 verlangt: Pflichtschulungs-Nachweise pro Quartal aggregiert

Folder-Konvention für hr-sb:

  • hr/tarif — Tarif-Erhöhungen, Sonderzulagen, Stufen
  • hr/onboarding — Pflicht-Schritte pro Persona / Vertragstyp
  • hr/compliance — Audit-Vorgaben, BEM-Patterns, BG-Belehrungen
  • hr/krankheit — Häufige AU-Patterns, Wiedereingliederungs-Tipps

Scope: fast immer team — andere HR-Sachbearbeiter und HR-Leitung sollten das Wissen teilen. Personen-bezogene sensitive Inhalte (Krankheits-Anamnesen, Konflikt-Vermerke) auf sensitive — DSGVO-konform.

Per KI-Chat anlegen:

Bitte merken: Bei BEM-Faellen immer zuerst Vier-Augen-Gespraech mit MA, dann
bei Wiederholung schriftliche BEM-Einladung per Einschreiben. Folder hr/compliance,
Scope team.

→ Eigenes KI-Gedächtnis nutzen

Bei Problemen​

  • MA hat keinen Login — bei Anlage E-Mail + Passwort gesetzt? Sprache?
  • Vertrag mit Lohn-Fehler — historische Daten nicht überschreiben, neuen Vertrag-Eintrag
  • Krankmeldung ohne AU — Mitarbeiter erinnern, AU 10 Jahre aufbewahren

Bug / Feature melden​

Statt eigener Mail an Marc / Kevin: Feedback-Button unten rechts (Zahnrad-Symbol).

→ Feedback melden

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