Cheat-Sheet — Innendienst
Gerät: PC · Hauptverantwortung: Schnittstelle Kunde ↔ Außendienst, Stammdaten-Pflege, Auftragsanlage.
Tagesablauf
| Wann | Was |
|---|---|
| Morgens | Mail-Postfach, neue Anfragen, dringende Aufträge sichten |
| Vormittags | Kunden-Anrufe / Anfragen → Aufträge anlegen |
| Mittags | Disposition mit Teamleiter abstimmen |
| Nachmittags | Stammdaten pflegen, Prüfberichte versenden, Folgeaufträge aus Mängeln |
| Abends | Wochenrückschau — sind alle Aufträge versendet, alle Berichte raus? |
Wichtigste Workflows
| Workflow | Tutorial |
|---|---|
| Anfrage erfassen + Auftrag anlegen | Kundenanfrage und Auftrag anlegen |
| Termin + Mitarbeiter zuweisen | Termin und Mitarbeiter |
| Stammdaten Kunde / Standort / Anlage | Anlagen und Standorte pflegen |
| Folgeauftrag aus Mangel | Folgeauftrag erstellen |
| Prüfbericht versenden | Prüfbericht versenden |
| Mail aus SpeamCore | Mail versenden |
| Service-Vorlagen pflegen | Service-Vorlagen |
| Hersteller pflegen | Hersteller pflegen |
| SpeamBoxes verwalten | SpeamBoxes verwalten |
KI-Chat-Prompts
Lege eine Kundenanfrage von „Beispiel GmbH" an: Wartung BMA am Hauptsitz
Stuttgart, Wunschtermin nächste Woche. Wenn Kunde existiert,
verwenden — sonst neu anlegen.
Welche Aufträge der letzten 14 Tage sind noch nicht disponiert?
Mit Frist und Standort, sortiert nach Dringlichkeit.
Versende alle Prüfberichte aus letzter Woche, die noch ausstehen, an die
Standard-Mail des jeweiligen Kunden. Vorher Liste — ich gebe frei.
Wichtige Tabs am Auftrag
- Allgemeine Daten — Stammdaten, Mitarbeiter-Zuweisung, Frist
- Material — Bestellung an Lager, ggf. Vorbereitung Material-Liste
- Systeme — welche Anlagen sind betroffen
- Dokumente — Anhänge (Kundenanfrage, Plan, Foto)
- Mängel — entdeckte Probleme aus Wartung
Brief- und Mail-Workflows
| Wann? | Tool |
|---|---|
| Mahnung Stufe 2 / 3, Kündigung | Brief versenden mit Einschreiben |
| Eingangs-Post digitalisieren | Posteingang bearbeiten — Multi-File-Upload + KI |
| Routine-Korrespondenz | Mail-Vorgänge bearbeiten — KI-Banner + Erledigt |
| Mit Visitenkarte als QR-Aufkleber | QR-Link erstellen mit BC-Target |
Stolpersteine
- Doppel-Anlage Kunde — vor Anlegen über Such-Feld prüfen ob existiert (Name, USt-IdNr, Telefon)
- Standort vs Kunde — Anlage hängt am Standort, nicht direkt am Kunden
- Mitarbeiter-Zuweisung — Verfügbarkeit / Spezialisierung über Teamleiter abstimmen
- Versendete Mahnung / Rechnung — niemals still ändern, immer Storno + Neu
KI-Memory — Anlagen- und Kunden-Wissen sichern (Welle 143)
Sie sind die Schnittstelle zwischen Kunde und Außendienst. Sie kennen die Anlagen-Sonderfälle, die Kunden-Empfindlichkeiten und die Standard-Antworten — vieles davon lebt nur in Ihrem Kopf. Sichern Sie's in der KI-Memory, damit auch eine Urlaubsvertretung produktiv bleibt.
| Wann pflegen? | Beispiel |
|---|---|
| Nach kniffliger Kunden-Anfrage | „Pflegeheim Müller — bei Terminen immer Frau Schmidt anrufen, nicht Hr. Krause |
| Nach Anlagen-Begehung | „BMA Schulstraße 12 — Heizungsraum-Hauptschalter, nicht Eingang |
| Nach Mail-Pattern erkannt | „Lieferant Schmitz schickt Rechnungen ohne PO-Bezug — immer Workorder-Mapping per Hand |
| Bei Kunden-Sonderwünschen | „Kunde Wagner — alle Anlagen-Berichte zusätzlich als Excel-Anhang |
Folder-Konvention für innendienst:
innendienst/anlagen/<plz>— Anlagen-spezifische Quirksinnendienst/kunden/<kundenname>— Kunden-Empfindlichkeiten und Sonderregelninnendienst/dispo— Tour-/Termin-Vorlieben pro Bereichinnendienst/mail-patterns— Wiederkehrende Antwort-Bausteine
Scope: meistens team — Kollegen profitieren direkt von Anlagen-/Kunden-Wissen. Persönliche Telefon-Notizen auf private. Sensitive Kunden-Informationen (Insolvenz-Hinweise, Personen-Konflikte) auf sensitive — wird nie sichtbar zitiert, aber im Kontext genutzt.
Per KI-Chat anlegen:
Bitte merken: Kunde Mueller GmbH bevorzugt Termine vormittags und reagiert
empfindlich auf Skonto-Diskussionen — vor Angebot mit Vertrieb abstimmen.
Folder innendienst/kunden/mueller, Scope team.
→ Eigenes KI-Gedächtnis nutzen
Bei Problemen
- Stammdaten-Konflikt (Doppelung, falsche Adresse): mit Buchhaltung abstimmen
- Berechtigungs-Fehler: HR-Leitung / Admin
- System langsam: Kollegen-Check, dann IT
- Großkunde reklamiert: GF einbinden
Bug / Feature melden
Statt eigener Mail an Marc / Kevin: Feedback-Button unten rechts (Zahnrad-Symbol).
Verwandte Cheat-Sheets
- Techniker — wer Ihre Aufträge ausführt
- Vertrieb — wer Angebote macht
- Teamleiter — wer Touren plant