Cheat-Sheet — Vertrieb
Gerät: PC · Hauptverantwortung: Verkaufsbelege durch den Lifecycle steuern, Pipeline pflegen, Produktstamm.
Verkaufs-Lifecycle (immer „Übernehmen in", nicht „Kopieren")
Anfrage → Angebot (OFF) → Auftragsbestätigung (ORD) → Lieferschein (DLN) → Rechnung (INV)
→ ggf. Gutschrift
Tagesablauf
| Wann | Was |
|---|---|
| Morgens | Pipeline-Check: offene Angebote, Anfragen mit Frist |
| Vormittag | Angebote ausarbeiten, Preisanfragen klären |
| Mittag | AB von angenommenen Angeboten erstellen |
| Nachmittag | Lieferschein + Rechnung aus abgeschlossenen Aufträgen |
| Abends | Belegversand (typisch ZUGFeRD), Pipeline-Pflege |
Wichtigste Workflows
| Workflow | Tutorial |
|---|---|
| Angebot erstellen | Angebot erstellen |
| Angebot → Auftragsbestätigung | Angebot in AB |
| Lieferschein und Rechnung | Lieferschein und Rechnung |
| Belegversand ZUGFeRD | Belegversand ZUGFeRD |
| GAEB-Datei einlesen | GAEB-Import |
| Produkte pflegen | Produkte pflegen |
| Projektanfragen | Projektanfragen |
| Shop / Shopify | Shop und Shopify |
KI-Chat-Prompts
Übernimm AB-2026-XXXXX in einen Lieferschein mit Liefer-Datum heute und
anschließend in eine Rechnung mit Zahlungsziel 14 Tage netto. Beide nur
erstellen, noch nicht versenden.
Welche Angebote sind älter als 30 Tage und noch ohne Antwort?
Mit Volumen, Kunde und letzter Aktivität.
Versende alle Rechnungen vom 30.04.2026 im Status „Erstellt".
Format ZUGFeRD wenn beim Kunden hinterlegt, sonst PDF. Vorher Liste —
ich gebe frei.
Beleg-Status verstehen
| Status | Bedeutung | Nächster Schritt |
|---|---|---|
| Erstellt | Im Entwurf, noch nicht versendet | Prüfen + versenden |
| Versandt | An Kunde raus | Auf Antwort / Zahlung warten |
| Angenommen (Angebot) | Kunde hat OK gegeben | In AB übernehmen |
| Abgelehnt | Kunde will nicht | Im Kommentar Grund festhalten |
| Bezahlt (Rechnung) | OP geschlossen | Archiv |
Visitenkarte + Buchungsseite (Welle 146/147)
Sofort einrichten — spart pro Lead 5–10 Minuten:
| Tool | Was bringt's? |
|---|---|
| Visitenkarte | /c/<slug> öffentlich, vCard-Export, anonyme Scan-Statistik |
| Buchungsseite | /ca/<slug> — Kunde wählt selbst freien Slot |
| QR-Link mit BC-Target | Aufkleber → Scan → Visitenkarte |
Beide aktiv? → Auf der Visitenkarte erscheint automatisch ein „Termin buchen"-Button.
Stolpersteine
- „Übernehmen" vs. „Kopieren" — im Lifecycle immer „Übernehmen" (Verfolgung bleibt erhalten)
- Versendete Rechnung falsch — niemals still ändern, immer Storno + Neu
- ZUGFeRD-Pflichtfelder — USt-IdNr, Zahlungsbedingungen, korrekte Beträge müssen stimmen
- Bindefrist — Angebote ohne Bindefrist riskant, in Textblock am Anfang erwähnen
KI-Memory — Kunden- und Konkurrenz-Wissen sichern (Welle 143)
Sie verhandeln, kalkulieren, schreiben Angebote — und haben dabei ein riesiges implizites Wissen über Kunden-Vorlieben, Konkurrenz-Preise und Branche-Patterns. KI-Memory sichert das, bevor es bei einem Wechsel verloren geht.
| Wann pflegen? | Beispiel |
|---|---|
| Nach Angebots-Abschluss | „Kunde Wagner — akzeptiert nur Angebote unter 10k netto ohne Vorab-Telefonat |
| Konkurrenz-Wissen | „Mitbewerber Brandschutz-Süd liegt typisch 8-12 % unter unseren Preisen — bei Wagner-Aufträgen aggressiver kalkulieren |
| Branche-Specials | „Schulen-Branche — Vergaben quasi immer GAEB X81, Abrechnung typisch Q4 |
| Kunden-Kondition-Sonderfall | „Müller GmbH — 3 % Skonto bei 7 Tagen statt Standard 2 %, ausgehandelt 12.04.2025 mit Frau Krause |
Folder-Konvention für vertrieb:
vertrieb/kunden/<name>— Kunden-Konditionen, Vorlieben, Sonderregelnvertrieb/konditionen— Mandanten-weite Standard-Konditionen und Rabatt-Staffelnvertrieb/konkurrenz— Mitbewerber-Wissen — vertraulichvertrieb/branchen— Branche-spezifische Vergabe-Patterns
Scope: Kunden-Konditionen typisch team, Konkurrenz-Wissen immer sensitive (wenn es bei einem MA-Wechsel zur Konkurrenz leakt, hat die Firma ein Problem). Branche-Wissen team oder public (kein Geheimnis).
Per KI-Chat anlegen:
Bitte merken: Kunde Wagner akzeptiert nur Angebote unter 10k netto ohne
Vorab-Telefonat. Bei groesseren Volumen vorher Hr. Wagner anrufen. Folder
vertrieb/kunden/wagner, Scope team.
→ Eigenes KI-Gedächtnis nutzen
Bei Problemen
- Mengen / Preise unklar: mit Innendienst / Lager abstimmen
- GAEB-Import scheitert: Format-Version prüfen (X81-X89), ggf. neue Datei vom Kunden
- Kunde fordert Korrektur versendete Rechnung: mit Buchhaltung abstimmen
Bug / Feature melden
Statt eigener Mail an Marc / Kevin: Feedback-Button unten rechts (Zahnrad-Symbol).
Verwandte Cheat-Sheets
- Innendienst — wer Aufträge anlegt
- Buchhaltung-SB — wer Banking + Mahnungen macht