Buchungsseite einrichten

SpeamCore hat seit Welle 138 eine Calendly-ähnliche Buchungsseite pro Mitarbeiter — Kunden klicken auf einen Link, sehen Ihre freien Termin-Slots und buchen direkt ohne Telefonat-Pingpong. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie Ihre eigene Buchungsseite einrichten.

Wann mache ich das?

• Vertrieb und Außendienst mit häufigen Kundenterminen — der Kunde wählt selbst einen freien Slot.
• Geschäftsführung / Leitung — externe Termin-Anfragen (Bewerber, Berater, Lieferanten) ohne Sekretariat-Pingpong.
• Innendienst mit Beratungs-Terminen — z. B. Anlagen-Begehungen, Erstgespräche.
• HR für Bewerbungs-Gespräche — Bewerber wählt einen Slot in den Bewerber-Slots.
• Service-Mitarbeiter mit fest planbaren Vor-Ort-Terminen — Kunde bestätigt selbst.

Was bringt's gegenüber „Bitte rufen Sie an"?

Klassisch	Mit Buchungsseite
3–7 Mails / Anrufe bis ein Termin steht	1 Link teilen, Kunde bucht in 30 Sek
Kein zentraler Kalender — Doppelbuchungen möglich	Slots werden gegen alle bestehenden Termine + Abwesenheiten geprüft
Vor-/Nachbereitung schwer planbar	Buffer-Zeit ist fest definiert
Internationale Kunden in anderer Zeitzone — Konflikt	Slot-Picker zeigt automatisch lokale Zeit
Termine fallen oft kurzfristig aus, schlechte Vorlaufzeit	minNoticeMinutes schließt zu kurzfristige Slots aus

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Voraussetzung

• Sie sind als Mitarbeiter im aktuellen Mandant angelegt.
• Berechtigung view:Employee und update:Employee (Sie pflegen Ihre eigene Buchungsseite).
• Ein aktiver Vertrag mit zugeordnetem Arbeitszeit-Modell — sonst kann die Engine keine Slot-Fenster berechnen.
• Optional: eine eingerichtete Visitenkarte — dann erscheint dort automatisch ein „Termin buchen"-Button.

So richten Sie Ihre Buchungsseite ein

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Modul öffnen und Seite anlegen

In der Sidebar auf Buchungsseiten (/calendar-pages). Falls noch keine Seite für Sie angelegt ist, klicken Sie auf + Seite anlegen für Ihren Mitarbeiter.

SpeamCore erzeugt automatisch:

• einen Slug (z. B. m6r3aef9)
• die drei Standard-Meeting-Types 15 Minuten Termin (grün), 30 Minuten Termin (blau), 60 Minuten Termin (violett)
• die Slot-Fenster dayStartMinutes / dayEndMinutes aus Ihrem Arbeitszeit-Modell — typisch 09:00–17:00, plus 60 Minuten Puffer am Anfang und Ende

Der Slug ist Ihr Termin-Link: https://app.speamcore.com/ca/<dein-slug>. Vor dem ersten Speichern können Sie ihn überschreiben (z. B. max-mueller-termin). Nach dem Speichern fix — der Link soll stabil bleiben.

Buchungsseiten-Liste mit Mitarbeiter-Spalte, Slug, Aktiv-Badge, Erstellt-Datum. In der Sidebar links ist Buchungsseiten markiert; die Tabelle zeigt eine Zeile fuer Max Mustermann mit Slug /ca/id, Status Aktiv und Erstellungs-Datum.

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Begrüßungstext und Slot-Fenster pflegen

Im Editor pflegen Sie die Detail-Felder:

Feld	Was reinkommt	Default
Begrüßungstext	Was sieht der Buchende oben — z. B. „Wählen Sie einen freien Termin für ein Erstgespräch — ich freue mich auf Sie."	leer
Slot-Start (Minuten ab Mitternacht)	Frühester Slot — Ortszeit	540 (= 09:00)
Slot-Ende (Minuten ab Mitternacht)	Spätester Slot-Ende	1020 (= 17:00)
Buffer-Zeit (Minuten)	Pause zwischen aufeinanderfolgenden Slots	0
Mindestvorlauf (Minuten)	Wie kurzfristig darf gebucht werden	60
Max. Vorlauf (Tage)	Wie weit voraus überhaupt buchbar	60

Tipp Slot-Fenster:

• Im Vertrieb: 08:00–18:00 (frühe + späte Termine erlauben für berufstätige Kunden)
• Im Innendienst: 09:00–16:30 (klassisch)
• Bei Beratungs-Terminen: 30 Min Buffer-Zeit ergibt Sinn (Vorbereitung + Notizen nach dem Termin)
• Mindestvorlauf: 60 Min für Standard-Termine, 1440 Min (= 24 h) für Vor-Ort-Termine mit Vorbereitung

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Meeting-Types anpassen

Unter dem Editor finden Sie die Meeting-Types. Die drei Standards (15 / 30 / 60 Min) können Sie umbenennen, deaktivieren oder ergänzen.

Pro Meeting-Type:

Feld	Beispiel
Name	„60 Minuten Strategie-Call", „30 Minuten Vorgespräch", „2 Stunden Vor-Ort-Begehung"
Beschreibung	„Wir gehen Ihre aktuelle Brandschutz-Situation strukturiert durch — bringen Sie Ihren letzten Wartungs-Bericht mit."
Dauer (Min)	15 / 30 / 60 / 90 / 120 — beliebig
Ort / Link	Adresse („Müller-Str. 12, 70173 Stuttgart"), Telefon-Nr., Zoom/Teams-Link
Farbe	Akzent-Farbe im Picker (grün/blau/violett oder eigene Hex-Farbe)
Aktiv	Buchbar oder ausgeblendet
Position	Sortier-Reihenfolge im Picker

Tipps:

• Wenig Auswahl: 2–3 Typen sind besser als 7 — der Kunde wählt schneller, Konversion höher.
• Erstgespräch + Folgegespräch: Bei B2B-Vertrieb ein 30-Min „Erstgespräch" für Neukunden, 60-Min „Beratung" für Bestandskunden.
• Vor-Ort-Termin: Längerer Slot (90–120 Min), Buffer hoch (60 Min) für An-/Abfahrt.
• Reisekosten dazudenken bei Vor-Ort-Slots — siehe Eigene Spesen.

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Active = true setzen und testen

Toggle Active = ja → Speichern.

Ab jetzt ist Ihre Buchungsseite öffentlich aufrufbar:

https://app.speamcore.com/ca/<dein-slug>

Selbst testen:

1. Link im Browser öffnen (am besten Inkognito, damit Sie nicht als eingeloggter User auf SpeamCore zählen).
2. Meeting-Type wählen, Datum klicken → Slot-Picker zeigt freie Zeiten.
3. Test-Slot wählen, Test-Formular ausfüllen (Vor-/Nachname, eigene Mail, Notiz).
4. Buchen → Bestätigungsseite öffnet sich, Mail kommt an.
5. ICS-Anhang ins eigene Kalender-Programm importieren → Termin sichtbar.
6. Test-Buchung danach im SpeamCore-Modul Buchungen oder direkt über den accessKey-Link stornieren.

Public-Buchungsseite unter /ca/slug aus Sicht eines Kunden — linke Karten-Spalte mit Foto, Name und drei Meeting-Type-Karten (15 / 30 / 60 Minuten Termin in gruen, blau und violett); rechts daneben der Monats-Picker mit klickbaren Tagen fuer die Slot-Auswahl.

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Buchungs-Flow für den Buchenden

So sieht der Workflow für Ihre Kunden / Bewerber / Lieferanten aus:

1. Link öffnen — sehen Foto, Name, Begrüßungstext.
2. Meeting-Type wählen — z. B. „30 Min Vorgespräch".
3. Datum + Slot wählen — Datums-Picker zeigt nur Tage mit freien Slots, Slot-Liste rechts zeigt die konkreten Uhrzeiten.
4. Formular ausfüllen: Vor-/Nachname, E-Mail, optional Telefon, optional Notiz/Betreff.
5. „Termin buchen" klicken — der Buchende landet auf der Bestätigungsseite mit allen Details, ICS-Download-Button, „Termin verschieben" und „Stornieren"-Button. Bestätigungs-Mail geht raus.

Bestätigungs-Mail-Inhalt:

• Datum, Uhrzeit, Dauer
• Ort/Link (was Sie im Meeting-Type hinterlegt haben)
• Link zur Bestätigungsseite (für Storno / Verschieben)
• Optional: Ihr Mitarbeiter-Footer mit Visitenkarte-Link

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Wie freie Slots berechnet werden

Damit der Slot-Picker realistisch bleibt, prüft SpeamCore intern:

1. Slot-Fenster = Schnittmenge aus dayStartMinutes/dayEndMinutes (Ihre Buchungsseite) und coreTimeStart/coreTimeEnd des Arbeitszeit-Modells für den Wochentag.
2. Genehmigte Abwesenheiten (Absences mit status = approved) sperren ganze Tage.
3. Bestehende Buchungen mit status = confirmed blockieren überlappende Zeiten (inkl. Buffer-Zone vor und nach jedem Slot).
4. Bestehende Kalender-Termine aus dem internen Kalender — ja, auch interne Termine blockieren.
5. Mindestvorlauf schiebt den frühesten verfügbaren Slot um die konfigurierte Minutenzahl nach vorn.
6. Max-Vorlauf schneidet das Ende des Buchungs-Zeitraums.

Damit ist sichergestellt: Niemand bucht Sie, wenn Sie gerade nicht können.

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Verknüpfung mit der Visitenkarte

Wenn Sie eine Visitenkarte aktiviert haben, erscheint dort automatisch ein „Termin buchen"-Button. Der Button verlinkt direkt auf Ihre Buchungsseite — keine doppelte Konfiguration nötig.

Anwendungsfall: Verkäufer im Außendienst — Visitenkarte teilt der Kunde mit seinem Team, Kollege klickt „Termin buchen" und kommt in den nächsten freien Slot ohne Mail-Pingpong.

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Buchungen einsehen und verwalten

Im SpeamCore-internen Kalender erscheinen alle eingegangenen Buchungen als reguläre Termine. Sie können sie:

• als gewöhnlichen Termin anschauen
• absagen / verschieben (löst eine Storno-Mail an den Buchenden aus)
• mit zusätzlichen Notizen / Anhängen ergänzen
• nach dem Termin in der Mitarbeiter-Zeit als „Termin" verbuchen

Der Buchende seinerseits kann über den accessKey-Link in seiner Bestätigungsmail jederzeit:

• den Termin verschieben (öffnet den Slot-Picker erneut)
• den Termin stornieren (optional mit Grund)

Beides wird Ihnen via Notification mitgeteilt.

Tipps zur Pflege

• Slot-Fenster pflegen, wenn sich die Arbeitszeiten ändern — z. B. neuer Vertrag, Niederlassungs-Wechsel.
• Buffer-Zeit nicht unterschätzen — wenn Sie 30 Min Termine ohne Buffer haben und der Termin um 11:30 endet, ist 11:30–12:00 sofort wieder buchbar. Kunde A geht raus, Kunde B kommt rein — Stress.
• Beim Wechsel zwischen Niederlassungen mit physischen Vor-Ort-Terminen extra-langen Buffer einplanen (mindestens 30 Min, eher 60 für Fahrtzeit).
• Mindestvorlauf bei Premium-Service: 24–48 h, damit Sie sich vorbereiten können.
• Bei längeren Abwesenheiten (z. B. Urlaub) keine manuellen Aktionen nötig — die Engine zieht die Absences automatisch aus dem HR-Modul. Sie müssen nur darauf achten, dass der Urlaub im SpeamCore-HR genehmigt ist.
• Saison-Anpassung: Im Sommer mehr Slots aufmachen (08:00–18:00), im Winter weniger (09:00–16:00). Anpassung über dayStartMinutes/-End.

Weg 2 — Buchungsseite per KI-Chat einrichten

KI

KI ist Hilfestellung — Kontrolle bleibt beim Anwender

Die KI kann die Slot-Fenster falsch wählen — z. B. Standardwerte übernehmen, obwohl Sie spezifische Zeiten wollten. Sie ist eine erleichternde Hilfestellung; die Endkontrolle liegt bei Ihnen. Nach KI-Setup einmal die Public-Seite aus dem Browser aufrufen und einen Test-Slot wählen — sehen Sie, wie es für den Kunden aussieht.

Beispiel-Prompt:

Bitte richte mir eine Buchungsseite ein:
- Slug max-mueller-termin
- Begrüßungstext "Wählen Sie einen freien Termin für ein Erstgespräch
  zu Brandschutz-Wartung — ich freue mich auf Sie."
- Slot-Fenster 09:00 bis 17:00
- Buffer 15 Minuten
- Mindestvorlauf 24 Stunden
- Max-Vorlauf 30 Tage
- Meeting-Types: "Vorgespräch 30 Min" (grün), "Vor-Ort-Begehung 90 Min" (orange)
- Active true
Danach nicht testen, das mache ich selber im Browser.

Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?

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Slot-Picker zeigt kaum freie Termine

Häufige Ursachen: (1) Slot-Fenster zu eng (z. B. 10:00–14:00), (2) Buffer-Zeit zu hoch, (3) viele bestehende Buchungen / interne Termine, (4) Arbeitszeit-Modell hat enge coreTime-Fenster. Im Editor das Fenster aufmachen, Buffer reduzieren.

!

Buchende bekommt keine Bestätigungs-Mail

Mail-Adresse beim Buchen mit Tippfehler? Spam-Ordner? Mail-System Ihres Mandanten prüfen (Mail-Konten). Bei wiederholtem Auftreten Admin informieren.

!

Abwesenheits-Tag erscheint trotzdem buchbar

Absence.status muss approved sein — requested blockiert nicht. HR-Leitung um Genehmigung bitten.

!

Doppel-Buchung im gleichen Slot

Sollte durch Buffer- und Overlap-Check unmöglich sein. Wenn doch passiert: im Kalender beide Termine prüfen, manuell einen verschieben/stornieren — kann an Race-Conditions liegen, wenn zwei Kunden gleichzeitig buchen.

!

Slug-Eingabe disabled

Korrekt — nach Anlage unveränderbar, damit gedruckte Links und QR-Codes stabil bleiben. Bei Tippfehler im Slug: neue Seite anlegen, alte deaktivieren.

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Mein Kunde sagt, der Slot war frei, jetzt aber wieder weg

Möglich: Sie haben in der Zwischenzeit einen internen Termin angelegt, der den Slot blockiert. Oder ein anderer Kunde war schneller. SpeamCore zeigt nur aktuell freie Slots — kein Reservieren ohne Buchung.

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Für Admins: technische Details

• Modell: CalendarPage (paranoid) — employeeId, slug, active, welcomeText, bufferMinutes, minNoticeMinutes, maxLeadDays, dayStartMinutes, dayEndMinutes.
• Sub-Modelle: CalendarMeetingType (Name, Dauer, Location, Color, Position, Active), CalendarBooking (startAt/endAt UTC, attendee*, status, accessKey, cancellationReason).
• Slug-Generator: 8–10 Zeichen [a-z0-9-], unique pro Tenant.
• Slot-Engine läuft gegen WorkTimeModelDay.coreTime* + genehmigte Absence + existierende CalendarBooking + interne CalendarEvent.
• Public-Endpoints: /ca/:slug, /ca/:slug/availability, /ca/:slug/book, /ca/bookings/:accessKey (Reschedule/Cancel/ICS).
• CASL: CalendarPage:view/update, CalendarMeetingType:view/update/delete. Page-Gate via Employee:view/update.
• Modul-Doku: Buchungsseiten (CalendarPage).