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Chat und interne Kommunikation

SpeamCore enthält ein integriertes Chat-Modul — Sie können Nachrichten direkt in der Anwendung austauschen, statt zwischen Outlook, Teams und Telefon zu wechseln. Vorteil: Die Kommunikation ist mit dem jeweiligen Vorgang (Auftrag, Beleg, Mangel) verknüpft.

Wann nutze ich den Chat?​

  • Schnelle Frage an Kollegen ohne formalen Mail-Aufwand.
  • Auftrags-Diskussionen — „Kann ich Termin verschieben?", „Material da?".
  • Mangel-Klärung zwischen Techniker und Innendienst.
  • Bereitschafts-Kommunikation außerhalb der Bürozeiten.

Wann NICHT:

  • Vertragliche / rechtliche Themen — gehören in Mail mit Beleg-Anhang.
  • Sensible Personal-Daten — Datenschutz beachten, lieber persönlich.
  • Externe Kunden-Kommunikation — über Mail-Modul, nicht Chat.

So nutzen Sie den Chat​

Chat öffnen

In der oberen Toolbar das Chat-Icon (oder Sidebar → Chat). Sie sehen Ihre Chat-Übersicht:

  • Ungelesene Nachrichten oben markiert.
  • Direkt-Chats mit Kollegen.
  • Auftrags-Chats verknüpft mit konkreten Vorgängen.
  • Gruppen-Chats für Teams.

Direkt-Chat starten

Bei Frage an einen Kollegen:

  1. + Neuer Chat → Mitarbeiter aus Liste wählen.
  2. Nachricht schreiben → Senden.
  3. Empfänger bekommt Notification.

Auftrags-Chat — kontextbezogene Diskussion

Bei Frage zu einem konkreten Auftrag / Beleg:

  1. Auftrag öffnen → Tab Chat oder Chat-Icon im Auftrag.
  2. Nachricht im Auftrags-Chat — alle Beteiligten sehen es.
  3. Vorteil: Diskussion bleibt am Vorgang, auch nach Wochen nachvollziehbar.

Anhänge und Foto-Versand

Im Chat können Sie:

  • Foto vom Tablet hochladen (Mängel, Belege, Anlagen).
  • PDF anhängen (Lieferschein, Skizze).
  • Link auf einen anderen Beleg / Auftrag im System.

Audit-Trail

Alle Chat-Nachrichten werden im Chat-Audit-Modul protokolliert (für Buchhaltung / Compliance):

  • Wer hat wann was geschrieben?
  • Bei späteren Reklamationen / rechtlichen Fragen nachweisbar.

Bewusster Hinweis: Chat ist nicht privat — alles wird protokolliert. Für Privates andere Wege nutzen.

Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?​

Tipps​

  • Klare Frage stellen — kurze, präzise Nachrichten erhalten schnellere Antworten.
  • Auftrags-Bezug — möglichst im Auftrags-Chat, nicht im Direkt-Chat.
  • Notification-Discipline — bei wichtigen Themen schnell antworten.
  • Persönlich besser — bei komplexen Themen lieber kurz anrufen.

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