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Document-Center nutzen

Das Document-Center ist Ihr mandant-weites Dokumenten-Archiv — für Dokumente, die nicht zu einem konkreten Auftrag, Kunden oder Mitarbeiter gehören. Allgemeine Verträge, Hersteller-Handbücher, interne Richtlinien etc.

Wann nutze ich es?​

  • Verträge mit Lieferanten / Versicherungen — globale Verträge.
  • Hersteller-Handbücher — für mehrere Anlagen-Typen.
  • Interne Richtlinien — Datenschutz-Konzept, Sicherheits-Regeln.
  • Mandanten-Dokumente — Gesellschafts-Verträge, behördliche Genehmigungen.
  • Mitarbeiter-Handbücher — allgemein, nicht personenbezogen.

NICHT ins Document-Center:

  • Personal-Dokumente (siehe Personaldokumente (HR)).
  • Auftragsbezogene Dokumente (am Auftrag).
  • Kundenspezifische Dokumente (am Kunden).

So nutzen Sie das Document-Center​

Document-Center öffnen

In der Sidebar auf Dokumenten-Center (Document Center). Sie sehen die Ordner-Struktur.

Dokumenten-Center-Übersicht.

Document-Center mit den Wurzelordnern und Toolbar.

Beispiel-Struktur:

Document-Center
├─ 01-Verträge
│   ├─ Versicherungen
│   ├─ Lieferanten-Rahmenverträge
│   └─ Mietverträge
├─ 02-Handbücher
│   ├─ Bosch-BMA
│   ├─ Honeywell
│   └─ Sprinkler-Hersteller
├─ 03-Interne-Richtlinien
│   └─ ...
└─ 04-Mandant
    └─ Gesellschaftsverträge etc.

Pro Mandant individuell — Marc / GF definiert Struktur.

Ordner anlegen

Bei Bedarf neue Ordner:

  1. Im aktuellen Ordner + Ordner hinzufügen.
  2. Name vergeben.
  3. Sichtbarkeit setzen — wer darf hineinschauen?

Dokument hochladen

In einem Ordner + Dokument hinzufügen:

  • Datei wählen (PDF, Bild, Office-Dokument).
  • Name und Beschreibung.
  • Tags / Kategorien für bessere Suche.
  • Gültigkeit / Ablauf-Datum (z.B. bei Versicherungs-Policen).
  • Sichtbarkeit / Berechtigung.

Suchen und finden

Im Document-Center oben Suche — Volltext-Suche über Name und Beschreibungen. Bei vielen Dokumenten lohnt sich strukturierte Ordner + sprechende Datei-Namen.

Versionierung — Dokumente aktualisieren

Bei aktualisierten Versionen (neuer Vertrag, neues Handbuch):

  • Alte Version archivieren (nicht löschen — Audit-Trail).
  • Neue Version als neues Dokument hochladen mit Datum im Namen.
  • Im Kommentar Verweis auf alte Version.

Tipps​

  • Klare Ordner-Struktur — von Anfang an. Spätere Reorganisation aufwendig.
  • Sprechende Datei-Namen — „2026-04-01_Versicherungs-Police_AnbieterX.pdf" statt „Vertrag.pdf".
  • Sichtbarkeit prüfen — manche Dokumente nur Geschäftsführung.
  • Quartals-Aufräumung — alte / inaktive Dokumente archivieren.

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Für Admins: technische Details