Eigene Visitenkarte einrichten

Jeder Mitarbeiter in SpeamCore kann eine digitale Visitenkarte haben — mit eigener öffentlicher URL https://app.speamcore.com/c/<dein-slug>, vCard-Export für Smartphone-Adressbücher und optional verknüpft mit einer Buchungsseite oder einem QR-Code-Aufkleber. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Karte aktivieren, gestalten und teilen.

Wann mache ich das?

• Wenn Sie viel Kundenkontakt haben — Vertriebler, Außendienst, Kundendienst, Geschäftsführung.
• Bei Messen, Workshops, Konferenzen — QR-Code auf Standwand oder Banner führt zur Visitenkarte.
• Auf gedruckten Materialien — Briefkopf, Aufkleber am Servicewagen, Anlagen-Beschilderung.
• Statt Papier-Visitenkarten — keine Übertragungs-Fehler beim Abtippen, immer aktuell.
• Wenn Termine offen vereinbart werden sollen — Visitenkarte mit „Termin buchen"-Button (siehe Buchungsseite einrichten).

Was bringt's gegenüber Papier?

Papier-Visitenkarte	SpeamCore-Visitenkarte
Wird verloren / liegt im Schreibtisch	Lebt online unter /c/<slug>
Telefonnummer abtippen → Tippfehler	vCard direkt ins Adressbuch importieren
Bei Wechsel der Nummer / Mailadresse: nutzlos	Sie ändern → alle bestehenden QR-Codes zeigen die neue Nummer
Keine Auswertung, wer wann die Karte gesehen hat	Anonyme Scan-Statistik (wie oft, woher, womit)
Allgemeines Layout	Mandanten-Branding (Logo, Farben) automatisch

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Voraussetzung

• Sie sind als Mitarbeiter im aktuellen Mandant angelegt.
• Berechtigung view:FE_BusinessCard, create:BusinessCard und update:BusinessCard.
• Optional: ein Profilbild als Dokument.
• Optional: eine Buchungsseite (CalendarPage), falls auf Ihrer Visitenkarte ein „Termin buchen"-Button erscheinen soll.

So richten Sie Ihre Visitenkarte ein

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Visitenkarten-Modul öffnen

In der Sidebar auf Visitenkarten (/business-cards). Falls Ihr Admin den Backfill-Workflow aus Welle 137 schon ausgeführt hat, finden Sie hier bereits eine inaktive Karte für jeden Mitarbeiter — also auch für Sie. Falls nicht, klicken Sie + Hinzufügen, wählen Ihren Mitarbeiter-Eintrag als Parent.

SpeamCore generiert automatisch einen Slug (z. B. kvj8m21h). Vor dem ersten Speichern können Sie den Slug noch überschreiben — z. B. zu max-mueller-brandschutz. Nach dem Speichern ist der Slug nicht mehr änderbar (analog zu QR-Codes — er soll stabil bleiben).

(Mockup) Admin-Liste unter /business-cards mit Header-Breadcrumb 'Visitenkarten'. Ueber der Tabelle ein Primaer-Button '+ Hinzufuegen' rechts. Tabelle mit Spalten: Mitarbeiter (Name + Avatar), Slug (Mono-Font, z. B. /c/max-mueller-brandschutz), Aktiv (Toggle-Pill gruen/grau), Erstellt am (Datum), Stats (Impressions-Counter). Eine Zeile hervorgehoben fuer den aktuell eingeloggten User mit Status 'Inaktiv' (grau) — typisch fuer den Backfill-Workflow aus Welle 137. Footer mit Paginierungs-Hinweis.

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Anzeige-Felder pflegen

Im Editor pflegen Sie die Anzeige-Felder. Alle sind optional — was Sie leer lassen, fällt auf den Mitarbeiter-Stammdatensatz oder die Mandanten-Konfiguration zurück.

Feld	Was reinkommt	Fallback bei leer
Anzeige-Titel	Berufs-/Funktions-Bezeichnung („Außendienst Brandschutz Süd")	EmployeeContract.jobTitle (aus aktivem Vertrag)
Untertitel	Niederlassung, Stadt oder Spezialisierung	leer
Telefon geschäftlich	Direktwahl-Festnetz	Mitarbeiter-Attribut phone (falls auf „public" gestellt)
Telefon mobil	Geschäfts-Handy	wie oben
E-Mail-Override	wenn anders als die Standard-Adresse (z. B. eine zentrale Vertriebs-Mail)	Mailbox.emailAddress oder Employee.email
Website	persönliche/Firmen-Website	leer
LinkedIn / Xing / Instagram	Profil-URLs	abhängig von der Tenant-Whitelist (siehe Abschnitt unten)

Tipp: Lassen Sie Felder leer, die sich aus dem Mitarbeiter-Stammdatensatz ergeben — dann sind Änderungen am Stamm automatisch auch auf der Karte sichtbar.

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Profilbild hochladen

Im Mitarbeiter-Modul unter Mitarbeiter → Tab Dokumente ein Profilbild hochladen und als Profilbild markieren (Standard-Pattern in SpeamCore). Die Visitenkarte zieht es automatisch.

Falls Sie kein eigenes Profilbild wünschen, lassen Sie den Slot frei — die Karte rendert dann mit der Initialen-Kachel (Vor-/Nachname-Buchstaben in der Mandanten-Farbe).

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Bild-Empfehlung

• Format: quadratisches PNG oder JPEG, mindestens 400×400 Pixel
• Hintergrund: sauber, nicht zu unruhig
• Mimik: freundlich, leicht lächelnd — keine offiziellen Pass-Fotos mit ernstem Blick
• Gesicht: mittig, nicht zu groß und nicht zu klein

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Branding-Farbe (optional)

Im Feld Akzent-Farbe können Sie eine Hex-Farbe setzen — z. B. wenn Sie für eine bestimmte Branche-Niederlassung eine andere Farbe als die Mandanten-Standard-Farbe haben.

Default	Wann übersteuern?
Mandanten-Primärfarbe aus Customization	Nie — wenn alle Karten im Corporate-Look bleiben sollen
Eigene Hex-Farbe	Niederlassung X hat eigene Farbe, eigene Geschäftseinheit, Sub-Brand

Im Zweifel leer lassen — der Mandanten-Standard sieht auf allen Karten konsistent aus.

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Social-Media-Links — was der Mandant erlaubt

Welche Social-Media-Plattformen Sie eintragen dürfen, steuert Ihr Admin über die Social-Media-Settings auf Tenant-Ebene (/settings/social-media). Pro Plattform kann der Admin festlegen:

Modus	Bedeutung für Sie
Erlaubt	Sie können Ihre eigene URL eintragen
Force (rot, Unternehmens-Default)	Das Unternehmen erzwingt die Firmen-URL — Ihr eigener Eintrag wird ignoriert
Fallback (blau, Unternehmens-Default)	Sie können Ihre eigene URL eintragen; wenn leer, erscheint die Firmen-URL
Hidden	Plattform ist deaktiviert — wird auf keiner Karte angezeigt

Tipp: LinkedIn und Xing sind im B2B-Brandschutz/Wartung typischerweise erlaubt. Instagram, TikTok, Threads eher selten — fragen Sie Ihren Admin, wenn unklar.

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Abwesenheits-Hinweis ein/aus

Toggle „Abwesenheits-Status zeigen" (Default: aktiv).

Wenn aktiv und Sie aktuell eine genehmigte Abwesenheit haben (Urlaub, Krankheit, Fortbildung), zeigt die Public-Visitenkarte einen dezenten Hinweis wie „Aktuell im Urlaub bis 12.07.". Kunden sehen, ob sie auf eine Antwort warten müssen.

Wann deaktivieren?

• Wenn Sie GF/Vorgesetzter sind und auch im Urlaub erreichbar bleiben wollen — dann lieber nicht hinweisen.
• Wenn Sie es als zu persönlich empfinden.

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Karte aktivieren und teilen

Toggle Active = ja. Speichern.

Ab jetzt ist Ihre Karte unter folgender URL aufrufbar:

https://app.speamcore.com/c/<dein-slug>

So teilen Sie die Karte:

Kanal	Wie?
In E-Mail-Signatur	Link als Text + Button: „Meine Visitenkarte ansehen"
In Whatsapp / Signal / SMS	URL direkt teilen
Auf gedruckten Materialien	QR-Code mit dem QR-Link-Modul erstellen, Ziel = diese Visitenkarte. Aufkleber auf Visitenkarte, Servicewagen, Anlage.
In LinkedIn-Profil	Link in Bio oder „Mein Kontakt"

vCard-Download: Auf der Public-Seite gibt's zwei Buttons:

• vCard 3.0 — ältere Smartphones (iOS 10, Android 8)
• vCard 4.0 — moderne Smartphones (Standard seit ca. 2020)

Klick lädt eine .vcf-Datei herunter, die der Empfänger direkt in sein Adressbuch importiert.

(Mockup) Oeffentliche Visitenkarte unter /c/max-mueller-brandschutz, mobil-optimiertes Karten-Layout zentriert auf weissem Hintergrund. Oben Mandanten-Logo (klein, dezent). Darunter grosses rundes Profilbild (oder Initialen-Kachel in Mandanten-Farbe). Name fett (z. B. 'Max Mueller'), darunter Anzeige-Titel ('Vertrieb Brandschutz Sued') und Untertitel ('Niederlassung Stuttgart'). Drei Kontakt-Zeilen mit Icons: Telefon-mobil, E-Mail, Website. Eine horizontale Linie. Social-Media-Icons-Reihe (LinkedIn, Xing). Zwei Buttons nebeneinander, breit: 'Kontakt speichern (vCard 3.0)' und 'Kontakt speichern (vCard 4.0)'. Darunter ggf. ein dritter Button 'Termin buchen' (wenn Buchungsseite aktiv). Im Footer dezent 'powered by SpeamCore' (abschaltbar).

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Statistik-Tab — wer hat meine Karte angeschaut?

Wechsel auf den Tab Statistik in der Visitenkarten-Detail-Sicht. Sie sehen:

KPI	Bedeutung
Impressions	Wie oft die Karte aufgerufen wurde — komplett anonym, ohne dass der Besucher zugestimmt hat.
vCard-Downloads	Wie oft jemand die Karte ins Adressbuch übernommen hat. Echte Conversion.
By Country	Aus welchen Ländern wurden Aufrufe gemacht.
By Browser	Chrome / Safari / Firefox / Edge — sagt was über die Zielgruppe.
By Device	mobile / tablet / desktop.

Tipp: Eine niedrige Conversion (vCard-Downloads / Impressions) bedeutet, dass Leute zwar auf die Karte kommen, aber sich nicht den Kontakt speichern. Mögliche Gründe: fehlendes Profilbild, unprofessionelles Layout, zu wenige Infos. Anpassen und beobachten.

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Datenschutz — anonym, ohne IP

Das Tracking ist anonym im DSGVO-Sinne: keine Klartext-IP, kein Browser-Fingerprint, kein Cookie auf der reinen Page-View. Beim vCard-Download wird ein Device-Cookie gesetzt (1 Jahr Lebenszeit), damit das System echte Unique-Devices zählen kann — auch das ohne Personenbezug. Details: QR-Link-Tracking.

Visitenkarte mit Buchungsseite kombinieren

Wenn Sie eine Buchungsseite eingerichtet haben, erscheint auf Ihrer Visitenkarte automatisch ein „Termin buchen"-Button — Kunden können direkt aus der Karte heraus einen freien Slot bei Ihnen wählen.

Workflow:

1. Erst Buchungsseite einrichten.
2. Aktivieren.
3. Visitenkarte aktivieren — der Button erscheint automatisch, wenn beides aktiv ist.

Anwendungsfall: Verkäufer im Außendienst — Visitenkarte teilt der Kunde mit seinem Team, Kollegen klicken „Termin buchen" und kommen in einen freien Slot ohne Telefonat-Pingpong.

Visitenkarte als QR-Code drucken

Workflow für Aufkleber / Plakate / Visitenkarten-Druck:

1. QR-Link erstellen mit Ziel Visitenkarte statt einer URL.
2. Wählen Sie Ihren Visitenkarten-Eintrag als Target.
3. QR-Code als SVG exportieren → an Druckerei.
4. Aufkleber auf Servicewagen, Anlagen-Schild, gedruckter Visitenkarte, Kabel-Anhängern.

Beim Scan wird der Kunde anonym getrackt (kein Bestätigungs-Screen wie bei normalen QR-Links — direkter Redirect auf /c/<slug>). Die Impressions landen in Ihrer Visitenkarten-Statistik.

Weg 2 — Visitenkarte per KI-Chat einrichten

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KI ist Hilfestellung — Kontrolle bleibt beim Anwender

Die KI kann Felder falsch füllen — z. B. die alte Telefonnummer aus dem Mitarbeiter-Stamm übernehmen, obwohl Sie eine neue im Override haben wollen. Sie ist eine erleichternde Hilfestellung; die Endkontrolle liegt bei Ihnen. Nach KI-Setup einmal die Karte aus dem Browser aufrufen und visuell prüfen.

Beispiel-Prompt:

Bitte richte mir eine Visitenkarte ein:
- Slug max-mueller-brandschutz
- Anzeige-Titel "Vertrieb Brandschutz Süd"
- Untertitel "Niederlassung Stuttgart"
- Telefon mobil 0151-12345678
- LinkedIn https://linkedin.com/in/maxmueller
- Akzent-Farbe leer (Mandant-Default)
- Active true
Danach den Stats-Tab nicht aufrufen, ich schaue selbst.

Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?

!

Slug ist bereits vergeben

Ein Mitarbeiter mit ähnlichem Namen hat den Slug schon — wählen Sie eine eindeutige Variante (Vorname-Nachname-Niederlassung oder mit Mitarbeiter-Nummer).

!

Karte zeigt nicht meine Telefonnummer

Override-Feld leer und Mitarbeiter-Attribut phone ist nicht auf „public" gestellt. Im Mitarbeiter-Detail unter Attribute den Visibility-Flag prüfen. Oder Override direkt in der Visitenkarte pflegen.

!

LinkedIn-Feld ist disabled

Tenant-Admin hat LinkedIn auf „Hidden" oder „Force" gesetzt. Mit Admin sprechen, was die Policy ist.

!

QR-Code zeigt 404

Ihre Visitenkarte ist active = false oder gelöscht. Im Editor reaktivieren oder neu anlegen (Achtung: neuer Slug = QR-Code muss neu gedruckt werden).

!

vCard sieht im iPhone-Adressbuch falsch aus

Häufig: vCard 3.0 ist toleranter, vCard 4.0 strenger. Bei ungewöhnlichen Sonderzeichen im Namen mit ?v=3 in der URL testen.

!

Abwesenheits-Hinweis erscheint nicht trotz Urlaub

Die Abwesenheit muss status = approved sein — requested zählt nicht. HR-Leitung um Genehmigung bitten.

Tipps aus der Praxis

• Slug einmal sorgfältig wählen — vor-nachname ist häufig schon vergeben, lieber Niederlassung dazu (max-mueller-stuttgart) oder Funktions-Kürzel (mm-brandschutz).
• Profilbild ist Pflicht für Wirkung — Karten ohne Bild bekommen 60–70 % weniger vCard-Downloads (Erfahrungswert).
• Bei Job-Wechsel innerhalb der Firma Anzeige-Titel im Editor anpassen — die Karte bleibt unter dem alten Slug erreichbar.
• Bei Firmen-Verlassen vom Admin deaktivieren lassen (active = false) — alle bestehenden QR-Codes und Links zeigen dann 404.
• Monatlich Statistik anschauen — wenn keine Impressions kommen, teilen Sie die URL noch nicht aktiv genug. Mehr E-Mail-Signatur, mehr Druck, mehr LinkedIn-Bio.
• Datenschutz-Hinweis im Team: Die anonyme Statistik zeigt nicht, welcher konkrete Kontakt die Karte angeschaut hat — kein „Schmidt vom Kunde X war heute auf meiner Karte". Nur aggregierte Counts.

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Für Admins: technische Details

• Modell: BusinessCard (paranoid), 1:1 mit Employee oder Contact über parentType/parentId.
• Slug-Generator: 8–10 Zeichen [a-z0-9-], unique pro Tenant.
• Event-Logging: BusinessCardEvent (append-only), kind = impression | exchange.
• Public-Endpoints: /c/:slug, /c/:slug/vcard?v=3|4, /c/:slug/impression, /c/:slug/photo.
• Resolver-Hierarchie: BusinessCard-Override → Mitarbeiter-Stamm → UiConfig.
• Permissions: BusinessCard:view/create/update/delete, FE_BusinessCard:view.
• Social-Media-Policy: /settings/social-media, gespeichert in SocialLinkPolicy.
• Tracking-Konzept: QR-Link-Tracking (gleiches Modell).