Eigenes KI-Gedächtnis nutzen

SpeamCore-KI (KIera) hat seit Welle 140 ein persistentes Gedächtnis. Sie können der KI eigenes Fachwissen beibringen — Prozessbeschreibungen, Branchen-Spezifika, Sonderregelungen, eigene Konventionen — und die KI greift bei jeder Antwort darauf zu. Pro Mandant gibt es einen gemeinsamen Wissens-Pool; pro Bereich oder Mitarbeiter können Sie zusätzliche persönliche Notizen anlegen.

Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie Wissens-Einträge anlegen, sinnvoll ordnen und mit den richtigen Sichtbarkeiten versehen.

Wann mache ich das?

• Erstmaliges Einrichten pro Gewerk (Buchhaltung, HR, Vertrieb, Innendienst, Außendienst, Werkstatt, Lager …) — die häufigsten Fachfragen und Prozesse einmal sauber dokumentiert.
• Nach einer Schulung oder einem Workshop — die neuen Erkenntnisse direkt einpflegen, bevor sie verloren gehen.
• Bei wiederkehrenden Sonderfällen — wenn Sie merken, dass die KI bei einem speziellen Thema immer wieder die gleiche Korrektur braucht.
• Nach Audit-Empfehlungen — verbindliche Prozessvorgaben festhalten.
• Wenn ein Mitarbeiter geht — sein Erfahrungswissen sichern, bevor es verloren geht.

Warum lohnt sich das?

Ohne Wissensspeicher kennt die KI nur den allgemeinen Stand des Codes und die Daten in SpeamCore. Sie weiß nicht:

• Wie Ihre Firma Mahnstufen handhabt
• Welche Lieferanten als zuverlässig gelten
• Welche Bauteile bei welcher Anlage typischerweise erst nach Jahren ausfallen
• Welche Kunden besonders heikel sind und sensible Kommunikation brauchen
• Welche internen Kürzel und Prozessnummern Sie verwenden

Sobald Sie der KI das einmal beibringen, wird sie in jedem Chat darauf zugreifen und passend antworten — egal wer sie nutzt.

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Voraussetzung

• Sie sind in SpeamCore eingeloggt.
• Berechtigung view:FE_AiMemory (typischerweise alle Anwender) und create:AiObservation (typischerweise Bereichsverantwortliche / Power-User).
• Sie haben konkretes Wissen, das Sie festhalten möchten — keine vagen Stichpunkte, sondern echte Sachverhalte.

So legen Sie einen Wissens-Eintrag an

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KI-Chat öffnen und Memory-Sidebar einblenden

Klicken Sie in der Sidebar auf KI-Chat oder direkt auf das AI-Assistenten-Icon in der Mini-Navigation links — Sie landen auf /chat/ai. Der Begrüßungsbildschirm zeigt vier Quick-Action-Karten („Mein Tag", „Etwas finden", „Etwas anlegen", „Erklär mir das") und unten das Eingabefeld mit Senden-Button.

KI-Chat-Startseite unter /chat/ai mit der Frage 'Womit kann ich helfen?' und vier Quick-Action-Karten (Mein Tag, Etwas finden, Etwas anlegen, Erklaer mir das). Links die Mini-Navigation mit AI-Assistenten-Icon markiert, darunter die Liste angelegter Chats. Unten das Eingabefeld und der Senden-Button.

Um zur Memory-Sidebar zu wechseln, klicken Sie in der Mini-Navigation links auf das Brain-Icon oder navigieren direkt auf /chat/memory. Ein Such-Feld, ein Scope-Filter und die Liste der angelegten Memories werden angezeigt.

Memory-Sicht unter /chat/memory — links die Memory-Liste mit Suchfeld 'Memories durchsuchen', Scope-Filter 'Alle Scopes' und leerem Listen-Bereich. Rechts der Detail-Bereich mit Brain-Icon-Platzhalter und Hinweis 'Waehle eine Memory aus, um Details anzuzeigen'.

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Titel und Untertitel — kurz und sprechend

Im Modal pflegen Sie zuerst die Kopfdaten:

Feld	Was reinkommt
Titel (Pflicht)	Eine Zeile, die das Wissen auf den Punkt bringt. Ein Sachbearbeiter, der nur den Titel liest, soll sofort wissen, worum es geht.
Untertitel (optional)	Eine erläuternde Zeile darunter — Kontext, Quelle, Gültigkeitsbereich.

Gute Titel:

• „Mahnstufe 1 immer drei Werktage nach Fälligkeit — nie früher"
• „Lieferant Müller GmbH ist immer zuverlässig — Direktbestellung ohne Vergleichsangebot OK"
• „Bei Brandmeldeanlagen ab Baujahr 1995: VdS-Wartungsprotokoll Pflicht"
• „Kunde Wagner ist preissensibel — Angebote immer mit Skonto-Option"

Schlechte Titel:

• „Mahnung-Regel" (welche?)
• „Wichtig" (was?)
• „Notiz Lieferant" (welcher? Welcher Inhalt?)

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Narrativ — die ausführliche Erklärung

Im großen Textfeld erzählen Sie die vollständige Geschichte:

• Was ist die Regel / der Sachverhalt / die Beobachtung?
• Warum gilt sie? (Gesetz, interne Entscheidung, Kunden-Wunsch, Erfahrungswert)
• Wann gilt sie nicht? (Ausnahmen)
• Wer hat das festgelegt? (Person + Datum — gerade bei Entscheidungs-Memos wichtig)

Beispiel:

Bei der Mahnstufe 1 warten wir grundsätzlich mindestens drei Werktage nach Fälligkeit, bevor wir versenden. Hintergrund: Kunden zahlen häufig am letzten Tag, die Bank-Verarbeitung dauert 1–2 Tage. Eine sofortige Mahnung am Tag 1 nach Fälligkeit hat in der Vergangenheit zu Beschwerden geführt.

Ausnahme: Wenn der Kunde bereits 3 oder mehr offene Mahnstufen aus älteren Belegen hat, gilt die 3-Tage-Wartezeit nicht — direkt mahnen.

Festgelegt von Kevin am 12.03.2025 nach BWA-Auswertung der Beschwerdequote.

Je präziser das Narrativ, desto besser die spätere KI-Antwort. Die KI zitiert daraus, wenn ein Mitarbeiter fragt „Wann soll ich mahnen?".

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Type wählen — welche Art Wissen ist das?

Wählen Sie den passenden Type. Das hilft der KI später, das Wissen richtig zu gewichten:

Type	Beispiel
Decision (Entscheidung)	„Wir nutzen ab sofort SKR03 statt SKR04"
Pattern (wiederkehrendes Muster)	„Bei Brandschutz-Aufträgen aus PLZ-Bereich 7 kommt fast immer auch eine Sprinkler-Anfrage"
Discovery (Entdeckung)	„Lieferant XY liefert seit Februar 2026 mit eigener LKW-Flotte, daher 1–2 Tage schneller als angegeben"
Customer Interaction (Kunden-Wissen)	„Frau Schmidt vom Kunden Müller reagiert immer empfindlich auf Förderungs-Fragen — vorab mit dem Geschäftsführer abstimmen"
Workorder Event (Auftrags-Erfahrung)	„BMA-Wartung bei Pflegeheim Schöner-Tag im Februar braucht immer Schlüssel von der Verwaltung — die rufen sonst um 14 Uhr ungeduldig an"
Other	wenn nichts passt

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Sichtbarkeit (Scope) wählen — wer darf das wissen?

Im Scope-Dropdown bestimmen Sie, wer im Unternehmen die Memory sieht:

Scope	Wer sieht es?	Wann wählen?
private	nur Sie	Persönliche Notizen, Lern-Erinnerungen, Eigen-Wissen, das nicht für andere relevant ist
team	Mitglieder Ihrer Abteilung / Ihres Bereichs	Bereichs-spezifisches Wissen (z. B. nur Buchhaltung sieht das Mahnungs-Wissen)
public	alle Mitarbeiter des Mandanten	Allgemein-gültige Firmen-Regeln, die jeder kennen sollte
sensitive	nur User mit Power-Permission	Heikle Inhalte (z. B. „Kunde X ist insolvenz-gefährdet, nicht erwähnen") — werden in Standard-Antworten nicht zitiert

KI

Faustregel

Im Zweifel team — das ist der goldene Mittelweg. public nur, wenn wirklich alle Mitarbeiter (auch Werkstatt und Lager) davon profitieren. sensitive ist heikel — die KI verwendet das Wissen, ohne es jemals sichtbar zu zitieren, ideal für rechtlich oder zwischenmenschlich sensible Inhalte.

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Folder-Pfad — Wissen pro Gewerk ordnen

Im Feld Folder-Pfad (oder „Ordner") strukturieren Sie das Wissen wie in einer Datei-Hierarchie. Beispiele:

Gewerk / Bereich	Empfehlung
Buchhaltung – Mahnwesen	buchhaltung/mahnungen
Buchhaltung – DATEV	buchhaltung/datev
HR – Tarifregeln	hr/tarif
HR – Onboarding	hr/onboarding
Vertrieb – Konditionen	vertrieb/konditionen
Außendienst – Brandschutz	aussendienst/brandschutz
Werkstatt – Spezialwerkzeuge	werkstatt/werkzeuge
Allgemein – Firmenphilosophie	allgemein/leitlinien

So sehen Sie auf der Memory-Sidebar einen Baum aus Ordnern und können schnell durchklicken. Pro Gewerk eine Ordner-Hierarchie ist die einfachste Struktur — alles ohne Ordner landet automatisch unter „Unsortiert".

(Mockup) Memory-Sidebar links — Suchfeld oben, Scope-Filter-Dropdown 'Alle Scopes', darunter ein Folder-Tree mit Disclosure-Triangles. Aufgeklappt: buchhaltung/ (mit Sub-Ordnern mahnungen/, datev/, skonti/), hr/ (mit tarif/, onboarding/, compliance/), vertrieb/ (mit konditionen/, kundenwissen/), allgemein/ (mit leitlinien/). Pro Sub-Ordner 2-4 Memory-Eintraege als Listen-Zeilen: kleines Brain-Icon, Titel (max. 1 Zeile, Ellipsis), Scope-Badge rechts (gruen 'team', grau 'private', gelb 'sensitive'). Unter dem Tree noch eine kleine Sektion 'Unsortiert' fuer Memories ohne Folder. Ganz unten ein lila Primaer-Button '+ Neue Memory anlegen'.

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Concepts — Schlagworte zur besseren Auffindbarkeit

Im Concepts-Feld geben Sie ein paar Schlagworte ein, die die KI später zum Verknüpfen nutzt. Tippen Sie ein Wort ein, drücken Sie Enter oder Komma — das Wort wird als Chip übernommen.

Faustregel: 3–8 Concepts pro Eintrag, jeweils ein Hauptbegriff.

Beispiel für die Mahn-Memory von oben:

• mahnung
• mahnstufe
• fristen
• kundenfreundlichkeit
• BWA-Beschwerdequote

Damit findet die KI den Eintrag, wenn jemand fragt „Was sind die Mahnstufen?", „Wann darf ich mahnen?", „Beschwerde wegen früher Mahnung — wie umgehen?".

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Speichern und im Chat testen

Klick auf Speichern. Der Eintrag erscheint sofort in der Memory-Sidebar links.

Sofort testen: Stellen Sie der KI eine Frage, die genau dieses Wissen abruft:

„Wann darf ich Mahnstufe 1 versenden?"

Die KI sollte antworten mit Verweis auf Ihre Memory:

Laut der hinterlegten Regel „Mahnstufe 1 immer drei Werktage nach Fälligkeit" (Buchhaltung/Mahnungen) warten Sie mindestens drei Werktage. Ausnahme: bei Kunden mit drei oder mehr offenen Mahnstufen direkt mahnen.

Wenn die KI die Memory nicht findet — Titel/Concepts/Folder-Pfad nochmal nachjustieren (z. B. eindeutigere Schlagworte hinzufügen).

Wissen aus dem Chat heraus speichern (Schnellweg)

Wenn die KI Ihnen im Chat etwas Nützliches sagt und Sie das festhalten möchten, gibt's einen „Merken"-Button (oder Stern-Icon) an der jeweiligen Nachricht. Klick öffnet das Modal mit vorausgefüllten Feldern — Sie müssen nur Folder-Pfad und Scope anpassen.

So entsteht über Wochen ein Wissensspeicher aus echten Chat-Interaktionen, ohne dass jemand ihn aktiv pflegen muss.

(Mockup) KI-Antwort als Sprechblase im Chat — Bot-Avatar links, Text-Block mit der konkreten Antwort (3-4 Saetze), rechts oben drei kleine Action-Icons: Daumen hoch / Daumen runter / Stern-Icon (Merken). Stern-Icon angeklickt — daneben oeffnet sich ein Modal 'Memory aus Chat anlegen'. Modal-Inhalt: Titel-Feld bereits vorausgefuellt (KI-generierter Vorschlag), Narrativ-Textarea mit dem zitierten Antwort-Text, Type-Dropdown auf 'Discovery' vorausgewaehlt, Concepts als Chips bereits erkannt (3-4 Schlagworte), Folder-Pfad-Eingabe leer (Pflicht), Scope-Dropdown auf 'team' vorausgewaehlt. Footer mit zwei Buttons 'Abbrechen' und 'Memory speichern'.

Wissen durchsuchen und filtern

Die Memory-Sidebar hat oben ein Suchfeld und ein Scope-Filter-Dropdown (alle / private / team / public / sensitive).

Tipp: Die Suche durchsucht Titel + Narrativ + Concepts. Auch Synonyme funktionieren, sofern Sie sie als Concept hinterlegt haben.

Zusätzlich gibt es eine Graph-View (Netzwerk-Diagramm), die Wissens-Einträge anhand gemeinsamer Concepts verbindet — schön zum Stöbern oder um Lücken zu finden („Zu Mahnungen habe ich viel, zu Lieferanten kaum was").

Bereichs-spezifische Wissens-Pflege

Marc hat als „pro Gewerk"-Ansatz festgelegt: Jeder Bereichsverantwortliche pflegt seinen eigenen Wissens-Speicher:

Persona	Typische Folder	Was pflegen?
Buchhaltung-Leitung	buchhaltung/mahnungen, buchhaltung/datev, buchhaltung/skonti	Mahnstufen, DATEV-Konventionen, Buchungs-Regeln
HR-Leitung	hr/tarif, hr/onboarding, hr/compliance	Tariffälle, Probezeit-Regeln, Compliance-Spezifika
Vertriebs-Leitung	vertrieb/konditionen, vertrieb/kundenwissen	Standard-Rabatte, Kunden-Empfindlichkeiten
Innendienst	innendienst/dispo, innendienst/anlagen	Auftrags-Routinen, Anlagen-Sonderfälle
Außendienst-Leitung	aussendienst/brandschutz, aussendienst/material	Vor-Ort-Erfahrungen, Material-Verhalten
Geschäftsführung	gf/leitlinien, gf/strategie	Firmenphilosophie, strategische Entscheidungen

Die KI greift bei jeder Anfrage auf alle für Sie sichtbaren Einträge zu — Sie müssen den Folder also nicht explizit nennen, die KI findet das passende selbst.

Weg 2 — Wissen im KI-Chat anlegen

KI

KI ist Hilfestellung — Kontrolle bleibt beim Anwender

Die KI kann Fehler machen — sie kann das Wissen falsch zusammenfassen, den falschen Scope vorschlagen oder einen unpassenden Folder-Pfad. Sie ist eine erleichternde Hilfestellung; die inhaltliche Richtigkeit und Sichtbarkeits-Entscheidung liegt bei Ihnen. Vor dem Speichern immer kurz prüfen, was die KI vorgeschlagen hat.

Beispiel-Prompt:

Bitte lege eine neue Memory an. Inhalt: Wir mahnen erst drei Werktage
nach Fälligkeit, außer der Kunde hat schon mehr als 3 offene Mahn-
stufen. Hintergrund: BWA-Auswertung 2025, Kunden-Beschwerden wegen zu
früher Mahnung. Festgelegt von Kevin am 12.03.2025. Scope team,
Folder buchhaltung/mahnungen.

Die KI bereitet den Eintrag vor, zeigt das Modal mit ihren Vorschlägen — Sie kontrollieren und klicken Speichern.

Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?

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Die KI findet meine Memory nicht

Häufige Ursachen: (1) Concepts zu generisch — eindeutigere Schlagworte hinzufügen. (2) Scope ist private, aber jemand anderes fragt — Scope auf team umstellen. (3) Memory ist gerade erst angelegt und das Embedding ist noch nicht generiert (Background-Job, dauert max. 1–2 Minuten). (4) Folder-Pfad mit Tippfehler — beim Anlegen prüfen.

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Memory ist veraltet — Regel hat sich geändert

Memory direkt bearbeiten (Klick in der Sidebar → Edit-Symbol). Wenn die Änderung größer ist, lieber neue Memory anlegen und die alte mit Hinweis „ersetzt durch …" archivieren — so bleibt die Historie nachvollziehbar.

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Zu viele Einträge — Memory wird unübersichtlich

Folder-Pfade konsequent nutzen. Quartalsweise durchgehen und veraltete Einträge löschen oder zusammenführen. Bei ähnlichen Einträgen die KI per Chat fragen: „Welche Memories habe ich zum Thema Mahnungen? Gibt es Überlappungen?".

!

Falscher Scope gewählt — sensible Info ist plötzlich öffentlich

Schnell editieren und Scope ändern. Achtung: Falls die KI das Wissen bereits an einen Mitarbeiter ausgespielt hat, ist die Information aus seiner Sicht „bekannt" — eine pure Scope-Änderung holt das nicht zurück. Sensible Inhalte daher von Anfang an mit sensitive-Scope versehen.

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KI ignoriert die Memory oder antwortet veraltet

• Memory neu indexieren lassen: Klick auf das Aktualisieren-Icon im Memory-Eintrag.
• Manchmal hilft es, die Frage konkreter zu stellen — die KI sucht nach Begriffs-Ähnlichkeit.
• Im Zweifel die KI direkt fragen: „Welche Memory hast du zum Thema Mahnungen?" — dann sehen Sie, was sie kennt.

Tipps aus der Praxis

• Lieber viele kleine, präzise Einträge als wenige große, vage — die KI findet Präzises besser.
• Memory-Pflege als wöchentliche 15-Minuten-Routine — Freitagnachmittag durchgehen, neue Erkenntnisse einpflegen.
• Im Team einen „Memory-Owner" pro Bereich — verantwortlich für Qualität und Aktualität.
• Bei Onboarding neuer Mitarbeiter zuerst die Team-Memory durchgehen lassen — schneller als Stunden-Erklärungen.
• Sensible Inhalte immer sensitive-scope — auch wenn es ein vermeintlicher Standard-Hinweis ist.
• Folder-Pfade konsistent halten — buchhaltung/mahnungen und nicht abwechselnd buchhaltung/mahnwesen oder mahnung-regeln.

Verwandte Doku

• AI-Memory-System (Konzept) — technischer Hintergrund (Auto-Routing, Telemetry, Embedding)
• KI-Chat-Architektur — wie die KI mit dem Memory arbeitet
• KI-Chat-Aktionen — Einstieg in die KIera-Bedienung

Für Admins: technische Details

• Modell: AiObservation mit Feldern type, title, narrative, facts[], concepts[], scope, folderPath, sourcePath, userId (NULL = mandantenweit), entityRefs[], triggerSource.
• Permission-Subjects: AiObservation:create/view/update/delete, PurgeAiMemory:do, FE_AiMemory:view.
• scope-Werte: private (nur User) / team (Department-/Rollen-Mitglieder) / public (alle MA des Mandanten) / sensitive (nur Power-Permission).
• Suche läuft als Hybrid-BM25-+-kNN-Suche über Elasticsearch (Embedding-Modell BAAI/bge-m3, 1024-dim).
• Eintrag-Anlage triggert memory.extraction und ggf. memory.cache_break-Telemetry-Events (AiEvent).
• Bulk-Löschung über PurgeAiMemory-Power-Action (nur Admin).
• Konzept-Doku: AI-Memory-System.