FAQ — Häufige Fragen

Diese Seite sammelt die Fragen, die immer wieder auftauchen — quer über alle Personas. Wenn Sie Ihre Frage hier nicht finden: Anwender-Hub mit Tutorials pro Rolle (/anwender) oder direkt im KI-Chat fragen (Grundlagen — KI-Chat-Aktionen).

Login und Zugang

Ich kann mich nicht einloggen — was tun?

1. Mail / Passwort prüfen — Tippfehler? Caps-Lock?
2. Browser-Cache leeren oder Inkognito-Fenster probieren.
3. Passwort zurücksetzen über „Passwort vergessen"-Link.
4. HR / Admin kontaktieren — möglicherweise wurde der Account auf Inaktiv gesetzt oder die Rolle entzogen.

Bei Login per SSO / Microsoft / Google: Konto im Provider gesperrt? IT einbeziehen.

Ich sehe ein Modul nicht in der Sidebar — fehlt mir was?

Sehr wahrscheinlich Berechtigung fehlt. SpeamCore blendet Module aus, für die Ihre Rolle keinen Zugriff hat. Ansprechpartner: HR-Leitung (Rollen-Vergabe) oder Admin (Berechtigungs-Editor).

Mehr in Berechtigungen verwalten.

Browser-Sprache / SpeamCore-Sprache umstellen

Profil-Icon (oben rechts) → Sprache wählen. Wirkt auf UI-Texte, nicht auf bereits angelegte Stammdaten.

Stammdaten

Wie finde ich heraus, ob ein Kunde / Lieferant schon im System existiert?

In der jeweiligen Liste (Kunden / Lieferanten) im Such-Feld den Namen, USt-IdNr oder Telefonnummer eingeben. SpeamCore zeigt Treffer in mehreren Feldern.

Doppelung-Vermeidung: Bei häufigen Namen (z.B. „Schmidt GmbH") immer USt-IdNr und Adresse abgleichen, bevor neu angelegt wird.

Kann ich einen Kunden / Lieferant löschen?

Nein — wenn Belege existieren. SpeamCore setzt stattdessen den Status auf Inaktiv. Bestehende Belege bleiben unverändert, aber der Kunde / Lieferant taucht nicht mehr in Auswahllisten auf.

Echtes Löschen nur bei Fehl-Anlagen ohne Belege — und auch dann landet der Datensatz im Papierkorb.

Wie kann ich zwei doppelte Kunden zusammenführen?

Aktuell nicht direkt im UI. Workaround: einen der Kunden auf Inaktiv setzen, alle Belege manuell auf den verbleibenden Kunden umhängen. Bei vielen Belegen: Admin-Anfrage stellen, der das in der DB sauber zusammenführt.

Belege

Eine versendete Rechnung ist falsch — wie korrigiere ich?

Niemals still ändern. Korrekturweg:

1. Storno-Rechnung erstellen (negative Beträge der ursprünglichen Rechnung).
2. Neue korrekte Rechnung erstellen.
3. Beide an den Kunden mit kurzer Erklärung.

Mehr in Lieferschein und Rechnung und Mahnung erzeugen.

Welche Beleg-Typen gibt es im Verkauf?

Anfrage → Angebot → Auftragsbestätigung → Lieferschein → Rechnung → ggf. Gutschrift. Plus Anzahlungs-/Zwischenrechnung. Lifecycle-Übersicht in Workflow-Diagramme.

Was ist der Unterschied zwischen „Kopieren in" und „Übernehmen in"?

• Kopieren in — neuer eigenständiger Beleg, keine Verknüpfung zur Quelle.
• Übernehmen in — neuer Beleg mit Lifecycle-Verknüpfung zur Quelle (Angebot → AB → LS → Rechnung).

Faustregel: im normalen Verkaufsablauf immer Übernehmen. Mehr in Angebot in Auftragsbestätigung.

Mobile / Tablet

Welche Browser werden auf dem Tablet unterstützt?

Aktuell Chrome / Safari in aktueller Version. Edge auf Windows-Tablets okay. Firefox funktioniert grundsätzlich, ist aber nicht primär getestet.

Funktioniert SpeamCore offline?

Eingeschränkt. Für Auftrags-Erfassung (Material, Zeit, Mängel) gibt es einen Offline-Modus auf dem Tablet — Daten werden bei nächster Verbindung synchronisiert. Stammdaten-Änderungen brauchen Online-Verbindung.

Bei längeren Offline-Phasen: vor der Tour Tablet bewusst offline-fähig machen (Auftrag öffnen, Stammdaten cachen).

Kunde will sofort einen Prüfbericht — geht das vor Ort?

Ja. Im Auftrag den Schluss-Workflow durchgehen (Material + Zeit + Mängel + Kundenunterschrift). Sobald die Unterschrift gespeichert ist, generiert SpeamCore das Prüfbericht-PDF automatisch — Sie können es direkt am Tablet zeigen oder per Mail senden.

Mehr in Wartungsauftrag vor Ort und Prüfbericht versenden.

Audit und Compliance

Wer hat den Datensatz X geändert?

Im Audit-Modul (/audits) Filter setzen: Datensatz-Typ + Datensatz-ID + Zeitraum. Sie sehen pro Änderung User, Zeitstempel, Vorher/Nachher.

Alternativ: Detail-Seite des Datensatzes → Tab Audit oder Verlauf.

Mehr in Audit-Trail nutzen.

Wie lange werden Daten aufbewahrt?

GoBD-relevante Daten (Belege, Audit-Logs): 10 Jahre. SpeamCore löscht diese auch nach Soft-Delete erst nach Ablauf der Frist endgültig.

Personal-Daten: nach DSGVO so lange wie nötig + Aufbewahrungs-Pflichten (Lohn 10 Jahre, Bewerbungen 6 Monate).

Mehr in Papierkorb und Compliance-Übersicht (GF).

Mitarbeiter scheidet aus — was tue ich?

1. Status auf Inaktiv im Mitarbeiter-Modul.
2. Login deaktivieren (Passwort-Reset oder via Admin).
3. Rollen prüfen — sollten entzogen werden.
4. Offene Aufträge umverteilen.
5. Personaldokumente archivieren — nicht löschen.
6. DSGVO-Frist für Daten-Löschung im Auge behalten.

Detail in Vertrag erfassen — Beendigung.

Mail

Was bedeutet die lila Pille „EINGANGSRECHNUNG" über meiner Mail?

Das ist die KI-Banner-Card — KIera analysiert jede eingehende Mail automatisch und ordnet sie einer Kategorie zu (EINGANGSRECHNUNG, ANFRAGE, MAHNUNG, …). Daneben siehst du eine Verknüpfungs-Pille (z. B. „Verknüpft mit Workorder #00134") und ggf. „Braucht Antwort".

Mehr in Mail-Vorgänge mit KI-Unterstützung bearbeiten.

Wie markiere ich eine Mail als „erledigt"?

Im Detail-Panel oben in der KI-Banner-Card → „Als erledigt markieren". Die Mail verschwindet aus der Inbox-Sicht und dem Smart-Folder „Braucht Antwort", bleibt aber in Smart-Folder „Erledigt" sichtbar. Rückgängig: Mail finden, „Als nicht erledigt".

Was ist der Unterschied zwischen Posteingang (Mail) und Posteingang (Brief)?

	Mail-Posteingang	Brief-Posteingang
Route	/mail	/letters Tab Posteingang
Inhalt	E-Mails vom Mail-Server	Eingescannte Papier-Post + PDF-Anhänge per Scan-to-Inbox
Analyse	KI-Banner-Card (Kategorie, Verknüpfung, Antwortvorschlag)	KI-Worker extrahiert Absender, Betreff, Priorität
Verknüpfung	Auftrag / Beleg / Kunde via SC-REF oder LLM	Customer / Supplier / Manufacturer via findOrCreate

Mehr in Posteingang bearbeiten.

Rotes Banner „Phishing-Verdacht" — was tun?

Die KI hat verdächtige Muster erkannt (Absender-Spoofing, dringender Geldforderungs-Text, gefährliche Links). Nicht klicken, nicht antworten, IT/Admin informieren. Bei Fehlalarm: per Feedback-Button melden, dann lernt die KI.

Wie funktioniert der bidirektionale Microsoft-365-Sync?

SpeamCore und Microsoft 365 sind über die MS-Graph-API mit Webhook gekoppelt. Wenn du eine Mail in Outlook als gelesen markierst, ist sie auch in SpeamCore gelesen — und umgekehrt. Smart-Folder-Aktionen synchen ebenfalls. Mehr im Mail Microsoft Graph-Sync-Konzept.

Brief und ePost

Was ist der Unterschied zwischen Mail, Brief und ePost?

• Mail — elektronisch, schnell, kostenlos, ungeeignet für Schriftform-Pflicht
• Brief — Datensatz in SpeamCore mit PDF-Renderer + Briefkopf + QR-Code; noch nicht versendet
• ePost — der Versand-Prozess eines Briefs über DocuGuide (drucken, kuvertieren, frankieren, Post-Übergabe)

Ein Brief existiert immer zuerst. ePost-Versand ist optional — du könntest auch selbst ausdrucken und persönlich übergeben.

Detail im Brief-vs-Mail-vs-ePost-Konzept.

Welche Einschreiben-Variante soll ich wählen?

Anlass	Empfehlung
Lohn-Bescheinigung, Auftrags-Begleitschreiben	Standard (0,00 €)
Mahnstufe 1	Standard
Mahnstufe 2	Einschreiben (+2,65 €)
Mahnstufe 3, Kündigungen	Einschreiben + Rückschein (+4,85 €)
Verträge, Abmahnungen	Einschreiben + Rückschein (gerichtsverwertbar)

Faustregel: wenn du im Streitfall beweisen musst, dass der Empfänger den Brief bekommen hat, brauchst du Rückschein.

Mehr in Brief per ePost versenden.

Kann ich einen Brief stornieren nachdem ich auf Submit geklickt habe?

Ja, bis Status in_progress. In der SpeamPost-Section auf „Versand abbrechen" klicken. Sobald DocuGuide den Druck-Prozess startet, geht's nicht mehr — dann nur noch Korrektur-Brief mit Berichtigung versenden.

Was ist Scan-to-Inbox?

Automatik-Pfad: PDF-Anhänge aus eingehenden E-Mails (Steuerberater, Anwalt, Sachverständige) landen automatisch im Brief-Posteingang, werden von der KI analysiert und mit dem richtigen Kunde/Lieferant verknüpft — ohne dass du die Mail manuell verarbeiten musst. Konfiguriert pro Mail-Konto mit Whitelist/Blocklist.

Visitenkarte und Buchungsseite

Was ist die SpeamCore-Visitenkarte?

Eine digitale öffentliche Visitenkarte pro Mitarbeiter unter https://app.speamcore.com/c/<dein-slug> — mit Profilbild, Kontakt-Daten, vCard-Download für Smartphone-Adressbuch und optional „Termin buchen"-Button. Ersetzt die Papier-Visitenkarte und bleibt bei Telefon-/Mail-Änderungen immer aktuell.

Anleitung: Eigene Visitenkarte einrichten.

Wie buche ich einen Termin bei einem Kollegen?

Wenn dein Kollege eine Buchungsseite aktiviert hat (/ca/<slug>), öffne den Link, wähle einen Meeting-Type (15/30/60 Min), klicke ein freies Datum, dann einen Slot. Trag Vor-/Nachname, Mail und optional Notiz ein → Termin ist gebucht. Bestätigungs-Mail mit ICS-Anhang kommt sofort.

Mehr in Buchungsseite einrichten.

Mein vCard-Download zeigt im iPhone-Adressbuch falsch — wieso?

Die Public-Visitenkarte bietet vCard 3.0 (für ältere iOS/Android) und vCard 4.0 (Standard seit 2020). Bei Sonderzeichen-Problemen im Namen: vCard 3.0 versuchen, ist toleranter beim Parsing. Im URL-Hinweis ?v=3 ergänzen.

KI-Chat

Wann sollte ich den KI-Chat statt der UI nutzen?

Klar geeignet (siehe Quick-Reference in KI-Chat-Aktionen):

• Bulk-Aufgaben (mehrere Aufträge / Belege gleichzeitig)
• Reports / Custom-Auswertungen
• PDF/Foto-Erfassung (OCR-Auslese)
• Recherche („wer hat letzten Monat X gemacht?")

Eher UI bei:

• Personal-Daten ändern (Lohn, Bank)
• Berechtigungen / Rollen
• Mahnung-Versand (immer Vorschau!)
• Mandanten-Setup

Faustregel: lesend / vorbereitend → KI-Chat. Final / bindend → UI mit Vier-Augen-Prinzip.

Kann ich der KI vertrauen — was wenn sie Fehler macht?

Nein, nicht blind. Die KI ist eine erleichternde Hilfestellung — sie kann falsche Datensätze treffen, Constraints übersehen, Beträge missverstehen. Die Kontrolle und Endverantwortung für jede Aktion liegt beim Sachbearbeiter.

Jede KI-Aktion landet im Chat-Audit — nachvollziehbar, wer was wann via Chat gemacht hat.

Kann der KI-Chat eine Rechnung versenden?

Technisch ja, praktisch nur mit Vorschau. Gute Anweisung an die KI: „bereite vor, ich gebe frei". Der Versand ohne menschliche Vorschau-Prüfung ist nicht empfohlen — versendete Rechnungen sind nicht rückrufbar.

Was ist die KI-Memory und wie nutze ich sie?

KIera hat seit Welle 140 ein persistentes Gedächtnis. Du kannst Wissens-Einträge (Mahn-Regeln, Anlagen-Quirks, Kunden-Patterns, Lieferanten-Insights) als „Memory" anlegen — die KI greift bei jeder Antwort darauf zu. Pro Eintrag wählst du Scope (private / team / public / sensitive) und Folder-Pfad (buchhaltung/mahnungen, aussendienst/anlagen etc.).

Anleitung: Eigenes KI-Gedächtnis nutzen.

Was sind die klickbaren Pillen unter den KI-Antworten?

Quick-Reply-Pillen. Zwei Typen:

• Text-Pillen — füllen nur das Eingabefeld vor (eine Folgefrage), du klickst „Senden" wenn passend
• Action-Pillen — führen direkt eine Aktion aus ohne KI-Roundtrip (z. B. „📄 PDF anzeigen" öffnet Preview-Modal, „📧 Mail öffnen" zeigt die Mail inline)

Action-Pillen sparen API-Cost + Latenz. Mehr in KI-Chat mit Dateien und Aktions-Pillen.

Kann ich PDFs an den KI-Chat hochladen?

Ja — Büroklammer-Icon im Eingabefeld. Bis zu 5 Files, je max. 20 MB. PDFs sollten Text-Layer haben (kein reines Foto-PDF), sonst antwortet die KI generisch. Die Dateien gehen über die Claude-Files-API — token-optimiert, also keine Mehrkosten bei Wiederholungs-Fragen am selben PDF.

Berechtigungen

Mein Kollege sieht etwas, was ich nicht sehe

Berechtigungs-Unterschied. SpeamCore prüft pro Modul / Aktion / Datensatz, ob die Rolle das darf. Wenn Sie meinen, das ist ein Fehler — Admin oder HR-Leitung kontaktieren.

Wer kann mir neue Berechtigungen geben?

HR-Leitung (operative Rollen-Vergabe) oder Admin (Custom-Rollen, Permission-Editor). Mehr in Abteilungen und Rollen pflegen und Berechtigungen und Permission-Editor.

Sonstiges

SpeamCore reagiert langsam — was tun?

1. Browser-Cache leeren.
2. Andere Tabs schließen — RAM-Engpass möglich.
3. Kollege fragen — bei mehreren betroffen Server-Issue, IT-Team kontaktieren.
4. Filter zu offen? — bei Listen mit zehntausenden Datensätzen lieber filtern.

Kann ich SpeamCore-Daten exportieren?

Ja. Pro Modul gibt es im Toolbar oft Export als Excel / CSV / PDF. Für umfangreichere Exporte: Admin-Anfrage oder über das Import-/Export-Modul.

Wo finde ich Versions-Hinweise / Changelog?

Eine zentrale Roadmap-Seite ist noch in Vorbereitung. Bis dahin: Versions-Hinweise und neue Features kommen über die internen Release-Mails. Bei Mandanten-spezifischen Anpassungen Admin / GF fragen.

Frage nicht dabei?

• Persona-spezifisches Tutorial im Anwender-Hub
• Direkt im KI-Chat fragen — siehe KI-Chat-Aktionen
• Bei System-/Mandanten-Themen: Admin oder Geschäftsführung
• Bei Branchen-Fragen: erfahrener Kollege oder Onboarding-Pate