FAQ pro Persona

Spezifische Fragen pro Rolle. Allgemeine Fragen siehe FAQ — Häufige Fragen.

Servicetechniker (Außendienst)

Mein Tablet hängt vor Ort beim Kunden — was tun?

1. App schließen + neu öffnen
2. Browser-Cache leeren
3. WLAN aus + 4G ein (oder umgekehrt)
4. Bei dauerhaft hängend: Auftrag auf Papier erfassen, später nacherfassen

Wie korrigiere ich falsch erfasstes Material nach Kundenunterschrift?

Nach Unterschrift ist der Auftrag gesperrt — keine Änderungen mehr. Innendienst anrufen + im Auftrag-Kommentar notieren. Innendienst korrigiert, ggf. mit Storno + neue Position.

Wie nehme ich Material mit, das nicht in meinem Lager ist?

• Aus Werkstatt-Lager holen (Karl im Lager fragen)
• Lager-Umbuchung an Ihr Tour-Fahrzeug (Karl macht das)
• Im Auftrag-Material erfassen wie üblich

Vergessen, ZEIT zu stempeln — wie nachtragen?

Im Auftrag-Tab Arbeitszeit → manuell Eintrag mit Start + End + Begründung „nachgetragen". Mehr in Eigene Arbeitszeit.

Mein Auftrag ist nicht in meiner Liste — wo finde ich ihn?

Innendienst-Disposition prüfen — vielleicht noch nicht zugewiesen. Sonst Filter auf „alle Aufträge" + suchen.

Wie sage ich der KI, sie soll sich was merken — am Tablet per Sprache?

Im KI-Chat auf das Sprache-Icon drücken und reinsprechen: „Bitte merke dir: Anlage BMA Schulstraße 12 hat den Hauptschalter im Heizungsraum. Folder aussendienst/anlagen, Scope team." Die KI legt einen Memory-Eintrag an, den auch Ihre Kollegen bei der nächsten Anfrage zur Anlage automatisch finden. Mehr in Eigenes KI-Gedächtnis.

Was ist der orange „Termin buchen"-Button auf der Visitenkarte meines Kollegen?

Der Kollege hat eine Buchungsseite aktiviert. Klick auf den Button öffnet sein freier-Slot-Picker — wählen Sie ein Datum + Uhrzeit, Termin landet in beiden Kalendern. Spart das „wann hast du Zeit?"-Mail-Pingpong.

Innendienst

Wie finde ich heraus ob ein Kunde schon im System ist?

In der Kunden-Liste oben rechts Such-Feld: Name, USt-IdNr, Telefon, Adresse — SpeamCore matched in mehreren Feldern. Kein Treffer? Dann neu anlegen.

Kunde ruft an wegen Auftrag-Status — wo schaue ich?

In der Kunden-Detail → Tab Aufträge. Sehen Sie alle Aufträge des Kunden chronologisch mit Status.

Wie weise ich einen Auftrag dem richtigen MA zu?

KI-Chat: „Welche MA aus Brandschutz sind diese Woche frei?". Oder mit Teamleiter persönlich abstimmen.

Welche Stammdaten muss ich vor Auftrags-Anlage prüfen?

• Kunde existiert?
• Standort des Auftrags angelegt?
• Anlage am Standort?
• Wenn nein: vor Auftrag erst Stammdaten pflegen.

Wo sehe ich offene Mängel von Kunden?

Im Mängel-Modul → Filter auf Kunde. Oder am Kunden-Detail Tab Aufträge → Mängel-Spalte.

Soll ich einen Brief oder eine Mail versenden?

Mail wenn: Routine-Korrespondenz, kein Schriftform-Erfordernis, schnell. Brief (via ePost) wenn: gerichtsverwertbar nötig (Mahnung, Kündigung), Empfänger ist Privatkunde ohne zuverlässige Mail, Schriftform-Pflicht (Verträge), Behörden. Detail-Vergleich in Brief vs. Mail vs. ePost.

Was ist der Unterschied zwischen Mail-Posteingang und Brief-Posteingang?

	Mail-Posteingang	Brief-Posteingang
Inhalt	E-Mails vom Mail-Server	Digitalisierte Papier-Post + Scan-to-Inbox-PDFs
Route	/mail	/letters Tab Posteingang
KI-Analyse	KI-Banner-Card mit Kategorie + Verknüpfung	KI-Worker extrahiert Absender, Betreff, Priorität

Mehr in Posteingang bearbeiten.

Was bedeutet die rote Pille „MAHNUNG" auf einer eingegangenen Mail?

Ein Lieferant mahnt uns — wir haben nicht gezahlt. Sofort eskalieren an Buchhaltung. Wenn die Pille rot statt lila ist, hat die KI eine besonders dringende Klassifizierung vorgenommen.

Vertrieb

Welcher Belegtyp gehört wann?

Anfrage → Angebot → Auftragsbestätigung → Lieferschein → Rechnung. Mehr in Workflow-Diagramme.

Kunde hat Sonderpreis für Produkt X — wo eintragen?

Kunde-Detail → Tab Produkt-Sonderkonditionen. Pro Produkt + (optional) Standort einen abweichenden Preis oder Rabatt.

Versendete Rechnung ist falsch — was tun?

Niemals still ändern. Storno-Rechnung + Neue korrekte Rechnung. Beide an Kunden mit Erklärung.

GAEB-Datei vom Architekten — wie importieren?

Im Angebot-Detail Tab Positionen → GAEB-Import-Button. Datei wählen, Mapping prüfen, Positionen werden übernommen. Mehr in GAEB-Import.

Wie erstelle ich eine Auftragsbestätigung aus angenommenem Angebot?

Angebot öffnen → Toolbar Übernehmen in → Auftragsbestätigung. Lifecycle-Bezug bleibt erhalten.

Soll ich eine Visitenkarte aktivieren?

Ja, lohnt sich immer im Vertrieb. Pro Visitenkarten-Aktivierung sparen Sie typisch 5-10 Min pro neuem Lead — keine Telefonnummer-Tippfehler, keine ausgedruckten Karten, immer aktuell. Plus: anonyme Conversion-Statistik zeigt welche Kanäle (QR-Aufkleber, Mail-Signatur, Messeflyer) tatsächlich Termine bringen. Mehr in Visitenkarte einrichten.

Was hinterlege ich auf meiner Buchungsseite — Meeting-Types?

Faustregel: 2-3 Typen reichen. Mehr verwirrt den Kunden. Im Vertrieb typisch „Erstgespräch 30 Min" (neue Kunden), „Beratung 60 Min" (Bestandskunden), eventuell „Vor-Ort-Begehung 120 Min" (mit Buffer für An-/Abfahrt). Mehr in Buchungsseite einrichten.

Buchhaltung Sachbearbeitung

Bank-Transaktion ohne erkennbaren Kunden — was tun?

1. Verwendungszweck genau lesen
2. Betrag mit OP-Liste abgleichen
3. Bei eindeutigem Match → manuell allozieren
4. Bei keinem Match → Verrechnungskonto + Kommentar, später klären

Eingangsrechnung weicht vom Bestellbetrag ab — buchen oder nicht?

Nicht buchen ohne Klärung. Mit Einkauf abstimmen — berechtigte Lieferanten-Korrektur (Skonto, Mengen-Anpassung)? Oder Reklamation? Erst nach Klärung buchen.

Kunde ist sauer wegen Mahnung — was sagen?

Ruhig bleiben, Posten im System gemeinsam prüfen. Falls Mahnung berechtigt war: kurze Erklärung. Falls nicht: Storno + Entschuldigung. Vier-Augen mit Buchhaltungs-Leitung.

Skonto wurde überzogen — akzeptieren?

Praxis-Wahl:

• Bei treuen Kunden kulant akzeptieren
• Bei strikter Politik: Differenz als Restbetrag stehen lassen, dem Kunden mahnen wenn er nicht reagiert

Im Zweifel mit Buchhaltungs-Leitung.

Wie pflege ich neue Lieferanten-Bank-Daten?

Niemals nur via Mail-Anfrage. Schriftliche Bestätigung vom Lieferanten verlangen — Schutz vor Betrug. Dann im Lieferanten-Detail Tab Banken neu anlegen.

Mahnstufe 2 oder 3 — welche Einschreiben-Variante?

Stufe 2 → Einschreiben (+2,65 €). Stufe 3 + Kündigungen + Verträge → Einschreiben + Rückschein (+4,85 €, gerichtsverwertbar). Bei Stufe 1 reicht Standard-Brief. Mehr in Brief per ePost versenden.

Wann lohnt sich KI-Memory für Buchhaltungs-Regeln?

Immer wenn Sie merken, dass Sie eine Regel mehrfach erklären müssen — z. B. „Müller GmbH zahlt immer am letzten Tag" oder „Konto 4730 für Brandschutz-Material". Einmal als Memory anlegen, danach kennt's die KI bei jeder Antwort. Folder-Konvention: buchhaltung/lieferanten, buchhaltung/mahnungen, buchhaltung/datev. Mehr in KI-Memory nutzen.

Buchhaltung Leitung

Monatsabschluss — was prüfen vor dem Schließen?

Vorprüfungs-Checkliste in Monatsabschluss. KI-Chat: „Bitte prüfe für April: Bank, Eingangsrechnungen, OP, Verrechnungs-Saldo. Liste offene Punkte."

BWA zeigt Marge unter Plan — was nun?

Tiefer-Analyse: Welche Kostenstellen, welche Konten, welche Periode? Bei strukturellem Problem: GF-Meeting. Bei Saisonal-Effekt: dokumentieren, weitermachen.

Inventur-Differenz >5 % — Wertberichtigung?

Mit Steuerberater abstimmen. In SpeamCore die Differenz manuell korrigieren mit Begründung. Wertberichtigung ist buchhalterisch, geht über Buchhaltungs-Leitung + GF.

Großkunde droht mit Inkasso/Anwalt — Mahnung freigeben?

Nicht Bulk-Mahn-Lauf. Mit GF + Vertrieb abstimmen — vielleicht persönliche Eskalation besser. Wenn Mahnung doch nötig: dokumentieren wer freigegeben hat.

Bonität-Hinweise als KI-Memory speichern — wie?

Immer als Scope sensitive — wird nie sichtbar zitiert, aber im Kontext genutzt. Beispiel: „Kunde Wagner ist insolvenz-gefährdet — Vorauszahlung verlangen. Folder buchhaltung/lieferanten, Scope sensitive." Die KI weiß Bescheid bei jeder Antwort, gibt das Wissen aber nicht preis. Mehr in KI-Memory — Scope-Sektion.

HR Sachbearbeitung

Krankmeldung kommt per WhatsApp — akzeptieren?

Erfassung ja (Datum), aber AU-Bescheinigung als PDF nachfordern (gesetzlich). 10 Jahre aufbewahren.

MA hat falsche IBAN angegeben — Lohn-Rückbuchung?

Buchhaltung sofort informieren. IBAN korrigieren, nächster Lohn-Lauf. Bei vergangener Falsch-Überweisung: Bank-Rückruf-Antrag.

Mitarbeiter scheidet aus — Daten löschen?

Nicht löschen. Status auf Inaktiv, Login deaktivieren. Personaldokumente bleiben (10 Jahre Aufbewahrung). DSGVO-Lösch-Anfrage nur bei explizitem Wunsch und nach Aufbewahrungs-Frist.

Wie viele Verträge / Lohnformen kann ein MA haben?

Pro MA ist immer 1 aktiver Vertrag. Vorherige Verträge bleiben in der Historie. Bei Lohn-Änderung: neuer Vertrag mit Beginn-Datum, alter wird zum Ende-Datum geschlossen.

Soll Lohn-Bescheinigung als Brief oder Mail raus?

Standard-Brief (kein Einschreiben — keine Frist, kein Rechtsstreit). Plus zusätzlich PDF-Kopie per Mail an den Mitarbeiter. Doppelt hält besser. Mehr in Storyboard HR-SB.

Abmahnung versenden — wie sicher?

Immer Einschreiben + Rückschein (+4,85 € Aufpreis). Bei Streitfall muss bewiesen sein, dass der Mitarbeiter sie erhalten hat — ohne Rückschein invalide. 4,85 € sind Pflicht-Versicherung gegen verlorene Arbeitsgerichts-Verfahren.

HR Leitung

Urlaub abgelehnt — wie kommunizieren?

Im System „abgelehnt" + Begründung + Alternativ-Vorschlag. MA bekommt automatische Notification. Persönliches Gespräch zusätzlich bei wiederholten Ablehnungen.

Compliance-Lücke entdeckt — wie reagieren?

1. MA aus aktuellen Aufträgen rausziehen (gesetzlich pflicht)
2. Schulungs-Termin sofort
3. Bei Schadenfall: Versicherung + GF
4. Im Audit-Log dokumentiert

Recruiting läuft schleppend — was tun?

KI-Chat: aktuelle Auslastung pro Bereich, Personal-Trend. Mit GF: Headhunter, Sub-Unternehmer, Gehalts-Anpassung.

Custom-Rollen vs. Standard-Rollen?

Standard-Rollen bevorzugen. Custom-Rollen nur bei echtem Bedarf. Halbjährlich Audit ob noch genutzt.

BEM-Pattern als KI-Memory speichern?

Sinnvoll. Beispiel: „BEM-Vorgehensweise — erst Vier-Augen-Gespräch, dann bei Wiederholung schriftliche Einladung per Einschreiben. Folder hr/compliance, Scope team." Mit sensitive-Scope wenn der konkrete Fall genannt wird (Personen-bezogen). Mehr in KI-Memory — Scope.

Teamleiter

MA krank am Tour-Tag — wie umverteilen?

Sofort Aufträge in der Liste filtern auf MA, mit Innendienst andere MA finden, Kunden ggf. informieren wenn Termin nicht haltbar.

Coaching-Bedarf erkannt — wie dokumentieren?

Im MA-Detail-Tab Kommentar (intern). Bei größeren Themen: HR-Leitung einbeziehen, Maßnahmen-Plan.

Mängel-Häufung an einer Anlage — was bedeutet das?

Möglicher Hinweis auf:

• Defekte Komponente (austauschen)
• Verschleiß (Wartung-Intervall verkürzen)
• Falsche Bedienung (Schulung Kunde)
• Sabotage (selten)

Mit Innendienst + ggf. Vertrieb klären.

Team-Stärken als KI-Memory anlegen — heikel?

Stärken: ja, auf team-Scope. Beispiel: „Karl ist BMA-Spezialist, bei VdS-Klasse C immer ihn einplanen" — hilft bei Tour-Planung. Persönliche Schwächen-Notizen: nie. Niemand möchte im Memory finden, dass er als „langsam" beschrieben wurde. Bei Bedarf besser auf private-Scope für die eigene Erinnerung.

Management

KPI rot — Maßnahmen?

Erst tiefer: ist es Trend oder einmalig? Welche Sub-KPIs verschlechtert? Mit Bereichsleitungen klären, Maßnahmen-Plan, Tracking.

Custom-Bericht für GF — wie schnell?

KI-Chat: „Erstelle Bericht zu X". Meist in 30 Sekunden. Mit Vorschau prüfen, dann an GF.

Geschäftsführung

Top-Kunde verschwindet — Reaktion?

Persönlicher Anruf. Was lief schief? Lehre für Vertrieb. Im Customer-Detail Kommentar dokumentieren.

Inkasso-Übergabe — Pflicht oder Wahl?

Wahl. Bei Großkunden lieber Anwalt + Mahnbescheid + ggf. Klage. Bei Klein-Kunden Inkasso-Büro.

Strategie-Entscheidungen als KI-Memory festhalten — sinnvoll?

Sehr. KI-Memory ist Ihr Decision-Log — eingefroren, abrufbar, nachvollziehbar. Beispiel: „Entscheidung 12.05.2026 — Brandschutz-Markt Süd ist Wachstumsfeld, Personal-Recruiting Priorität 1. Hintergrund: Marktanalyse + Konkurrenz-Lage. Folder gf/strategie, Scope team." Bei späteren Diskussionen kennt die KI den Kontext. Strategie-Details mit Wettbewerbsbezug auf sensitive — die KI nutzt sie, gibt sie aber nicht preis.

Lager

Inventur-Differenz — woher?

Mögliche Ursachen: Schwund (Diebstahl), Bruch (nicht erfasst), Buchungs-Fehler (falsche Mengen). Stichprobe wiederholen, dokumentieren.

Werkzeug-Verlust durch MA — was tun?

In Betriebsmittel auf „verloren" mit Begründung. Bei Vorsatz / Fahrlässigkeit: HR + ggf. Lohn-Abzug. Versicherung anfragen.

Fuhrpark

TÜV-Termin überschritten — Fahrzeug fahrbar?

Nein. Gesetzlich verboten. Sofort Termin nachholen. Bei Schaden zwischenzeitlich: Versicherung problematisch.

Reifen-Profiltiefe knapp — wie lange noch?

Ab 1.6 mm gesetzliches Min. (Sommer + Winter). Empfehlung: ab 4 mm tauschen. Bei knappem Stand: KI-Chat fragt aktuellen Stand pro Fahrzeug.

Werkstatt-Empfehlung als KI-Memory sichern?

Macht Sinn. Beispiel: „KFZ-Werkstatt Schmidt — bei Bremsproblemen immer hinfahren, andere haben Fehl-Diagnose. Folder fuhrpark/werkstatt, Scope team." Negativ-Erfahrungen auf sensitive setzen, falls die Werkstatt das mal lesen könnte (auf Veranstaltungen, Gesprächen).

Admin

MA sieht plötzlich nichts mehr — was prüfen?

1. Berechtigungs-Audit: Rolle wurde entzogen?
2. FE_-Subject: Frontend-Page-Guard fehlt?
3. Cache leeren beim MA
4. Notfall: kurz Admin-Rolle geben + analysieren

Mehr in Berechtigungen verwalten.

Cron-Job dauerhaft kaputt — eskalieren?

Bei kritischem Job (Banking-Sync, Notification-Versand) sofort IT/Entwickler. Bei nicht-kritischem (Backup, Cleanup) erstmal lokal analysieren.

Audit-Log explodiert (>1 GB) — aufräumen?

Nicht löschen (gesetzlich). Stattdessen: Cold-Storage konfigurieren, ältere Logs auf preisgünstigeres Storage migrieren. IT.

Import-Datei mit 5.000 Zeilen — sicher importieren?

Immer erst DryRun. Checkbox „Vorschau (kein Import)" aktivieren, alle Validierungen + Fuzzy-Matches laufen lassen ohne DB-Writes. Banner zeigt: X Creates, Y Updates, Z Errors. Wenn Zahlen stimmen + Mapping-Modal grün/gelb (nicht zu viel orange): echten Import. Mehr in Import-Workflow.

Mail-Konto verbinden — Microsoft 365 oder IMAP?

Aktuell nur Microsoft 365 (via OAuth-Flow). IMAP-Anbindung steht auf der Roadmap. MS-Graph-Sync hat den Vorteil bidirektional: Outlook-Aktionen synchen zurück nach SpeamCore. Mehr in Mail Microsoft Graph-Sync.

Scan-to-Inbox einrichten — wer darf was?

Pro Mailbox aktivierbar mit scanToInboxEnabled. Whitelist (Absender, die durchgelassen werden — z. B. Steuerberater) + Blocklist (Subjects, die nicht durchgelassen werden — z. B. „Out of Office"). Compliance-Whitelist bestimmt, wer das Postfach verarbeiten darf. Mehr in Mail-Modul.

Verwandte Doku

• FAQ — Häufige Fragen — allgemein
• Cheat-Sheets pro Persona — kompakte Spickzettel
• Erste-Hilfe-Karte — Notfall-Übersicht