Glossar — Begriffe und Abkürzungen

Diese Seite klärt Begriffe, die in der SpeamCore-Doku auftauchen — gemischt aus SpeamCore-Konzepten, Brandschutz-/Sicherheitstechnik-Vokabular und allgemeinen Buchhaltungs-/HR-Abkürzungen.

A

AB — Auftragsbestätigung Beleg, mit dem Sie ein vom Kunden angenommenes Angebot offiziell bestätigen. Beleg-Nummer typisch ORD-{YYYY}-{NNNNN}. Lifecycle: Angebot → AB → Lieferschein → Rechnung.

Auftragsdurchlaufzeit Zeit von Auftrags-Anlage bis Rechnungs-Versand. KPI für Innendienst-Effizienz.

API Application Programming Interface. Programm-Schnittstelle für Integrationen. Mehr in API-Doku.

Audit-Trail Lückenlose Protokollierung aller System-Aktionen — wer hat wann was geändert. GoBD-relevant, 10 Jahre Aufbewahrung.

API-Key Statischer Token für Server-zu-Server-Kommunikation. Sollte 90-tägig rotiert werden.

Allokations-Vorschlag Auto-Vorschlag von SpeamCore, eine Bank-Transaktion einer offenen Rechnung zuzuordnen.

Abrechenbar Toggle an Material und Arbeitszeit-Positionen — wird die Position dem Kunden in Rechnung gestellt? Bei Garantie- oder Kulanz-Aufträgen oft auf Nein.

Allokation (Banking) Zuordnung einer eingegangenen Bank-Transaktion zu einer offenen Rechnung. Der Posten gilt damit als bezahlt.

AfA — Absetzung für Abnutzung Steuerliche Abschreibung von Anlagevermögen über die Nutzungsdauer. Beispiel: Servicewagen 6 Jahre linear. Buchhalterischer Aufwand mindert den Gewinn, kein Geldfluss.

Aktiva / Passiva Bilanz-Seiten. Aktiva = was die Firma besitzt (Anlagevermögen + Umlaufvermögen + Liquide Mittel), Passiva = woher das Geld kommt (Eigenkapital + Fremdkapital). Summe Aktiva = Summe Passiva (Bilanz-Gleichgewicht).

Action-Pille Klickbare Pille unter einer KI-Antwort, die eine Aktion direkt ausführt — open_pdf, open_mail, open_url. Ohne zusätzlichen KI-Roundtrip, daher schnell + token-sparend. Unterschied zur normalen Quick-Reply, die nur das Eingabefeld vorausfüllt. Mehr in KI-Chat-Files.

Aufrechnung Im Buchhaltungs-Kontext: Verrechnung einer Kunden-Forderung mit einer Lieferanten-Verbindlichkeit derselben Person. Nur möglich wenn beide Posten fällig sind und derselbe Vertragspartner ist.

AU — Abgas-Untersuchung / Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung Doppeldeutige Abkürzung — Kontext entscheidet. (1) Pflicht-KFZ-Untersuchung gemeinsam mit der Hauptuntersuchung (TÜV / HU). (2) Im HR-Kontext: Krankschreibungs-Bescheinigung vom Arzt — wird im Mitarbeiter-Modul unter Personaldokumenten hochgeladen.

AV — Arbeitslosenversicherung Teil der Sozialversicherung. Beitrag aktuell ~2,6 % vom Brutto-Lohn (je hälftig AG/AN). Pflichtversicherung bei allen sozialversicherungspflichtig Beschäftigten.

Anlage (System) Zentraler Datentyp in SpeamCore — eine zu wartende technische Einrichtung beim Kunden. Z.B. Brandmeldeanlage, Sprinkleranlage, Lüftungsanlage. Hängt am Standort.

B

Backfill Nachträgliches Befüllen von Datensätzen, die ein neues Feld bekommen haben. Beispiel Welle 137: BusinessCard-Backfill hat für jeden bestehenden Mitarbeiter eine inaktive Visitenkarte angelegt, damit alle den gleichen Ausgangspunkt haben.

BEM — Betriebliches Eingliederungsmanagement Gesetzliche Pflicht (§167 SGB IX) bei Mitarbeitern, die innerhalb von 12 Monaten mehr als 6 Wochen krank waren. Arbeitgeber muss BEM-Gespräch anbieten — Ziel: Wiedereingliederung, Vermeidung von Kündigung. Doku-Pflicht.

Befristung Arbeitsverhältnis mit Endtermin (Sachgrund-befristet oder kalendermäßig). Reglementiert über das TzBfG — kalendermäßige Befristung max. 2 Jahre, dabei max. 3× verlängerbar.

BG — Berufsgenossenschaft Träger der gesetzlichen Unfallversicherung. Pro Branche eigene BG (im Brandschutz typisch BG ETEM oder BG BAU). Pflichtversicherung für alle Beschäftigten. Beiträge nur vom Arbeitgeber.

BG-Belehrung Jährliche Pflicht-Unterweisung zu Sicherheit am Arbeitsplatz (Brandschutz, PSA, Erste Hilfe, Gefahrstoffe). In SpeamCore als Pflichtschulung abgebildet, Nachweis dokumentations-pflichtig.

BMA — Brandmeldeanlage Komplettes System aus Brandmeldern, Sirenen, Steuerung und Alarmübertragung. Wartung typisch jährlich nach DIN 14675.

Bonität Zahlungsfähigkeit / -Bereitschaft eines Kunden. Bei schlechter Bonität: Vorkasse oder Kredit-Limit.

Buchungsseite (CalendarPage) Calendly-ähnliche öffentliche Seite unter /ca/<slug> pro Mitarbeiter. Kunden wählen selbst freie Termin-Slots aus, gegen Abwesenheiten + bestehende Buchungen geprüft. Mehr in Buchungsseite einrichten.

BusinessCard Englischer Code-Name für die digitale Visitenkarte. Taucht in API-Endpoints und CASL-Subjects auf (BusinessCard:view/create, FE_BusinessCard:view).

Buchungssatz Grundeinheit der Buchhaltung: „Soll an Haben" mit Konto + Betrag. Beispiel: „Bank 1.000 € an Forderungen Kunde 1.000 €" beim Zahlungseingang. Im Hintergrund von jeder Kunden-/Lieferanten-Aktion in SpeamCore wird so ein Buchungssatz generiert.

Bulk-Toolbar Aktions-Leiste, die erscheint wenn man im Mail-Modul mehrere Mails per Checkbox markiert — „Als gelesen markieren", „In Folder verschieben", „Erledigt markieren", „Löschen". Spart Einzel-Klicks bei Mass-Aktionen.

BWA — Betriebswirtschaftliche Auswertung Monatlicher Buchhaltungs-Bericht mit Umsatz, Aufwand und Ergebnis. Vorbereitung für Jahresabschluss und Steuererklärung.

C

CASL Berechtigungs-Modell in SpeamCore — definiert pro Rolle welche Aktion auf welchem Datentyp erlaubt ist. Mehr in Berechtigungen-CASL Konzept.

Compliance Einhaltung gesetzlicher und interner Vorschriften — Schulungen, Bescheinigungen, GoBD, DSGVO. Mehr in Compliance-Übersicht (GF).

Compose-Modal Mail-Verfassen-Fenster in SpeamCore — öffnet sich rechts neben dem Mail-Popout. Reply, Reply-All, Forward, Neu — alles im selben Modal. Seit Welle 149 mit Bulk-Toolbar-Verzweigung und Shortcuts.

D

DATEV Steuerberater-Software. SpeamCore exportiert Buchhaltungs-Daten im DATEV-Format für die Übergabe an den Steuerberater.

Debitor Schuldner — typisch der Kunde, der noch eine Rechnung zahlen muss. Gegenstück: Kreditor. In SpeamCore: jeder Kunde mit offenem Posten ist Debitor.

Department-Lead Bereichsverantwortlicher (z. B. Buchhaltungs-Leitung, HR-Leitung, Lagerleitung). In SpeamCore mit Power-Permission do:ViewDepartmentLetters etc. ausgestattet — sieht zusätzlich Datensätze, die dem ganzen Department zugeordnet sind (z. B. Briefe ohne explizite Mitarbeiter-Zuordnung).

Direktversicherung Variante der betrieblichen Altersvorsorge (bAV) — Lohn-Umwandlung in Versicherungs-Beitrag, steuer-/sozialabgaben-vergünstigt bis bestimmte Grenzen.

Doppelte Buchführung Pflicht-Buchführungs-Methode für GmbH/AG/OHG — jeder Geschäftsvorfall wird auf zwei Konten gebucht (Soll + Haben). Gegenstück: EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) für Kleinunternehmer.

DIN 14675 Norm für Brandmeldeanlagen — Aufbau, Betrieb, Instandhaltung, Wartung. Pflicht-Referenz für BMA-Wartung.

DocuGuide Externer Print-und-Versand-Dienstleister, der von SpeamCore für den ePost-Versand verwendet wird. Druckt PDF, kuvertiert, frankiert, versendet — optional als Einschreiben mit Tracking. Vertrag pro Mandant nötig (vendorID, EKP). Mehr in Brief vs. Mail vs. ePost.

Disposition Zuordnung von Aufträgen zu Mitarbeitern und Terminen. Macht typisch Innendienst oder Teamleiter.

DSGVO Datenschutz-Grundverordnung der EU. Für SpeamCore besonders bei Personal-Daten und Kunden-Stammdaten relevant.

DOT (Reifen) Vier-Ziffern-Code auf der Reifen-Flanke — gibt Produktionsdatum (Woche-Jahr) an. Reifen sollten nicht älter als 6 Jahre sein.

DryRun Trockenlauf-Modus, vor allem im Import — dryRun=true lässt SpeamCore alle Validierungen + Fuzzy-Matches durchlaufen, schreibt aber keine Datensätze. Status dry_run_completed. Mehr in Import-Workflow.

E

E-Rechnung / XRechnung Elektronische Rechnung im strukturierten XML-Format. Pflicht für B2G in Deutschland (Behörden) seit 2020, Pflicht für B2B seit 01.01.2025 (Empfang) bzw. 2027 (Versand). ZUGFeRD ist eine Implementierung (PDF + XML hybrid), XRechnung ist die reine XML-Variante.

ELSTER Online-Portal der deutschen Finanzverwaltung für USt-Voranmeldung, Lohnsteuer-Anmeldung, Jahres-Erklärungen. Steuerberater nutzen ELSTER-API direkt. SpeamCore exportiert die nötigen Datensätze.

Elternzeit Geregelt im BEEG — Eltern können bis zu 3 Jahre pro Kind Elternzeit nehmen. Während dieser Zeit ruht das Arbeitsverhältnis (kein Lohn vom AG, ggf. Elterngeld vom Staat). Kündigungsschutz besteht.

Eingangsrechnung Rechnung von einem Lieferanten an Ihre Firma. Wird in SpeamCore unter Einkaufsbelege erfasst. Mehr in Eingangsrechnung buchen.

E-Mail-Vorlage (emailTemplate) Textbaustein der Kategorie emailTemplate mit Betreff + Body, der beim Mailversand eines Belegs/Protokolls Betreff, Nachrichtentext und Empfänger vorausfüllt. Enthält Platzhalter wie {{customer.name}}. Die passende Vorlage wird über den Beleg-Typ gematcht. Mehr in Textbausteine.

Einschreiben (4 Varianten) Versand-Variante mit Zustellungs-Nachweis. SpeamCore unterstützt via ePost vier Stufen: Standard (0,00 €), Einwurf-Einschreiben (+2,35 €, Briefkasten-Nachweis), Einschreiben (+2,65 €, Empfänger quittiert), Einschreiben + Rückschein (+4,85 €, gerichtsverwertbar). Mehr in Brief per ePost versenden.

ePost (SpeamPost) Physischer Brief-Versand direkt aus SpeamCore über externen Dienstleister DocuGuide. Sie erstellen den Brief in der App, ein Worker reicht ihn an die Print-Pipeline weiter. Mehr in Briefe · Brief vs. Mail vs. ePost.

F

Fahrtzeit Reisezeit zwischen Standorten — meist abrechenbar gegenüber dem Kunden, oft mit anderem Stundensatz als Arbeitszeit. Mehr in Fahrtzeit erfassen.

FE-Subject (FE_*) Frontend-Page-Guard in CASL — entscheidet ob die Seite überhaupt angezeigt wird. Unabhängig von API-Subjects (die entscheiden ob Daten geladen werden).

Festschreibung (GoBD) Pflicht-Vorgang in der Buchhaltung: Belege/Buchungen werden nach einer Frist (z. B. Monatsabschluss) unveränderbar gesetzt. Korrekturen nur noch über Storno + Neu-Buchung mit Begründung. GoBD-konform, prüfungsfest.

Folder-Pfad Hierarchische Klassifikation in der KI-Memory — z. B. buchhaltung/mahnungen oder aussendienst/anlagen/bosch. Erlaubt der KI thematisches Browsing und gezielten Abruf. Mehr in Eigenes KI-Gedächtnis nutzen.

Fuzzy-Match „Unscharfe" Stammdaten-Suche bei Imports — sucht nach ähnlichen Namen statt exakter Übereinstimmung. Beispiel: „Müller GmbH" matched „Mueller GmbH" mit Similarity-Score ~85 %. Im SpeamCore-Import-Modul (Welle 173) per Levenshtein-Distance implementiert.

G

GAEB Datenformat für die Bauvergabe (X81-X89). SpeamCore kann GAEB-Dateien als Angebots-Vorlage importieren. Mehr in GAEB-Datei einlesen.

GoBD „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung". Pflicht-Regeln für digitale Buchhaltung in Deutschland — u.a. lückenlose Audit-Trails, 10-Jahre-Aufbewahrung, Unveränderbarkeit.

Geschäftsvorfall Jede Aktion, die buchhalterisch relevant ist — Verkauf, Einkauf, Zahlungseingang, Material-Verbrauch. Pro Geschäftsvorfall mind. ein Buchungssatz. Beleg-Prinzip: kein Geschäftsvorfall ohne Beleg.

GuV — Gewinn- und Verlust-Rechnung Ergebnis-Rechnung über einen Zeitraum (typisch Monat / Quartal / Jahr) — alle Erträge minus alle Aufwendungen. Pflicht-Bestandteil des Jahresabschlusses bei doppelter Buchführung. SpeamCore-BWA ist quasi eine monatliche GuV.

Gutschrift Negativer Beleg — entweder als Korrektur einer fehlerhaften Rechnung (Storno) oder als Erstattung an den Kunden.

H

HU — Hauptuntersuchung Synonym für TÜV. Pflicht-Prüfung am KFZ, alle 2 Jahre.

I

Innendienst Verwaltungs-Bereich, der Aufträge anlegt, disponiert und Stammdaten pflegt. Schnittstelle zwischen Kunde und Außendienst.

Inventur Bestands-Aufnahme aller Lager-Bestände zum Stichtag. Pflicht zum Geschäftsjahres-Ende. Mehr in Inventur durchführen.

ICCID Integrated Circuit Card Identifier — die eindeutige 19–20-stellige Seriennummer einer SIM-Karte. Eine SpeamBox hat zwei (iccidPrimary/iccidSecondary) für Dual-SIM-Failover. Der Telekom-Check prüft, ob die ICCIDs aktuell im Mobilfunknetz erreichbar sind. Mehr in SpeamBoxes.

Inkasso Gerichtliches oder außergerichtliches Beitreibungs-Verfahren für überfällige Forderungen — folgt typisch nach Mahnstufe 3. Beauftragt einen Inkasso-Dienstleister oder Anwalt. Kosten gehen zu Lasten des säumigen Schuldners.

IST-Versteuerung vs. SOLL-Versteuerung Zwei Methoden der Umsatzsteuer-Abführung. SOLL (Default für GmbH): USt fällig sobald Rechnung gestellt — egal ob bezahlt. IST (Antrag, Kleinunternehmer < 600k Umsatz): USt erst fällig bei Zahlungseingang. IST schont die Liquidität bei langen Zahlungszielen.

K

KI-Memory (AiObservation) Persistentes Gedächtnis der KIera-KI seit Welle 140. Mitarbeiter können Wissens-Einträge mit Folder-Pfad, Concepts und Scope (private / team / public / sensitive) anlegen. Die KI greift bei jeder Antwort darauf zu. Mehr in Eigenes KI-Gedächtnis nutzen.

KIera KI-Chat-Assistent in SpeamCore. Greift auf KI-Memory und die SpeamCore-Daten zu, kann Aktionen ausführen (Memory anlegen, Belege erstellen, Mails verknüpfen). Mehr in KI-Chat-Aktionen.

Komponente Einzelteil einer Anlage — z.B. einzelner Brandmelder, einzelne Sirene. Pro Komponente eigener Wartungs-Verlauf.

Kostenstelle Klassifikation für interne Kostenrechnung. Wird auf Belegen, Aufträgen und Mitarbeitern referenziert. Mehr in Stammdaten-Tier-1.

Kreditor Gläubiger — typisch der Lieferant, dem die Firma Geld schuldet. Gegenstück: Debitor. In SpeamCore: jeder Lieferant mit offenem Posten ist Kreditor.

Kündigungsschutz Gesetzlicher Schutz vor willkürlicher Kündigung — gilt nach 6 Monaten Betriebszugehörigkeit in Firmen mit > 10 Mitarbeitern. Sonderschutz für Schwangere, Eltern in Elternzeit, Schwerbehinderte, Betriebsräte.

KV — Krankenversicherung Teil der Sozialversicherung. Beitrag aktuell ~14,6 % vom Brutto + ~1,7 % Zusatzbeitrag (je hälftig AG/AN). Pflichtversichert bis Beitragsbemessungsgrenze, darüber privat (PKV) möglich.

L

Lifecycle Fester Ablauf eines Belegs durch mehrere Status. Verkauf: Angebot → AB → LS → Rechnung. Einkauf: Bestellung → Wareneingang → Eingangsrechnung.

Liquiditäts-Dashboard Vorausschauende Cashflow-Ansicht in SpeamCore (/liquidity): links der aktuelle Stand (Bank-Salden), rechts die Prognose erwarteter Zahlungsein-/ausgänge aus offenen Forderungen, Ausgaben, Gehältern und Leasing. Im Gegensatz zur BWA (Rückblick) blickt die Liquidität nach vorn. Mehr in Liquiditäts-Dashboard.

Lohnsteuerbescheinigung Jährliche Bescheinigung vom Arbeitgeber an den Mitarbeiter über das gezahlte Brutto-/Netto-Gehalt und einbehaltene Steuern. Pflicht-Aushändigung bis Ende Februar des Folgejahres. Wird auch elektronisch ans Finanzamt übermittelt.

LS — Lieferschein Beleg, der die ausgelieferte Ware dokumentiert. Beleg-Nummer typisch DLN-{YYYY}-{NNNNN}.

M

Mahnung Schriftliche Zahlungs-Erinnerung an einen säumigen Kunden. Stufen: Zahlungs-Erinnerung (1) → Mahnung (2) → letzte Mahnung (3) → Inkasso / Mahnbescheid.

Mandant Eigenständige rechtliche Einheit — eine Firma. Pro Mandant separate Konten, Belege, Mitarbeiter. SpeamCore unterstützt Multi-Mandanten-Setup.

Mangel Bei einer Wartung entdeckter Defekt an einer Anlage — wird im Auftrag erfasst und löst typisch einen Folgeauftrag (Reparatur) aus. Mehr in Mangel im Detail.

Mahnbescheid Gerichtliches Verfahren bei nicht-gezahlten Forderungen. Folgt typisch nach Mahnstufe 3 + erfolgloser Inkasso-Stufe. Beantragt beim zuständigen Mahngericht — wenn der Schuldner nicht widerspricht, entsteht ein Vollstreckungstitel (30 Jahre gültig).

Minijob — 520-€-Beschäftigung Geringfügige Beschäftigung bis 520 € / Monat — Lohn ist für den Mitarbeiter steuerfrei + sozialversicherungsfrei (oder Pauschsteuer 30 % vom AG). In SpeamCore als Vertragstyp anlegbar.

Mockup / Wireframe Layout-Skizze eines UI-Bereichs ohne echte Daten oder Funktionalität — zeigt nur die geplante Struktur. Im SpeamCore-Doku-Kontext: HTML-Mockups, die im headless-Chrome gerendert und als Platzhalter-Screenshots eingebunden werden (mit Watermark „Wireframe-Mockup"), wenn echte Screenshots noch nicht möglich sind.

Mutterschutz Geregelt im MuSchG. Beschäftigungsverbot 6 Wochen vor + 8 Wochen nach Entbindung (12 Wochen bei Früh-/Mehrlingsgeburt). Lohn-Zuschuss vom AG, Hauptbetrag von der Krankenkasse. Kündigungsschutz vom Tag der Schwangerschafts-Mitteilung bis 4 Monate nach Entbindung.

MS-Graph-Sync (Microsoft 365) Bidirektionaler Mail-/Kalender-Sync mit Microsoft 365 via Microsoft-Graph-API. Webhook-basiert (Real-Time), pro Postfach konfigurierbar. Mehr in Mail Microsoft Graph-Sync (Konzept).

N

Niederlassung Standort einer Mandanten-Firma — bei mehreren Niederlassungen separate Adresse, ggf. eigene Bankverbindung und Briefkopf.

O

Onboarding-Pate Erfahrener Mitarbeiter, der einen neuen Kollegen in den ersten Wochen begleitet — pro Bereich (Lager, Werkstatt, Innendienst, Außendienst) typisch ein eingespielter Pate. In SpeamCore optional als Eintrag im Mitarbeiter-Detail erfassbar.

OP — Offener Posten Eine Rechnung, die noch nicht bezahlt wurde. Kunden-OP = Forderung, Lieferanten-OP = Verbindlichkeit. Mehr in OP-Liste klären.

P

Parent-Pattern (polymorpher) Architektur-Konzept in SpeamCore — Datensätze referenzieren ihren Eltern-Datentyp über zwei Felder parentId + parentType (z. B. 'Customer' / 'Location' / 'Supplier'). Erlaubt einer Tabelle wie ContactParent, flexibel mehrere Eltern-Typen zu verbinden. Mehr in Polymorpher Parent-Pattern.

Persona Rollen-Archetyp im SpeamCore-Doku-Kontext — z. B. „Innendienst", „Buchhaltungs-SB", „Techniker", „HR-Leitung". Pro Persona gibt es Tutorials, Cheat-Sheets, Storyboards. Eine Rolle in der Software ≠ Persona — eine Person kann mehrere Personas leben.

Pfändung / Pfändungsfrei-Grenze Bei Lohnpfändungen für Mitarbeiter gibt es einen unpfändbaren Betrag (abhängig von Unterhaltspflichten). In SpeamCore-Lohn-Vorbereitung wird das berücksichtigt; Pfändungen werden an die zuständige Stelle abgeführt statt an den Mitarbeiter.

Pflegezeit Geregelt im PflegeZG. Mitarbeiter können bis zu 6 Monate unbezahlte Freistellung zur Pflege eines nahen Angehörigen nehmen. Kündigungsschutz. Zusätzlich kurzfristige 10-Tages-Auszeit ohne Vorlauf möglich.

Pflichtschulung Compliance-Schulung, die alle Mitarbeiter (oder bestimmte Rollen) absolvieren müssen — z.B. Brandschutz, Datenschutz, Erste Hilfe, BG-Belehrung.

Power-Permission (do:*) Spezielle CASL-Aktion in SpeamCore, die über Standard-CRUD hinausgeht — z. B. do:SubmitLetter, do:ViewAllFeedback, do:ApproveOvertime. Wird selektiv an Bereichsverantwortliche / Admin vergeben. Im Permission-Editor unter „Spezial-Aktionen" sichtbar.

PV — Pflegeversicherung Teil der Sozialversicherung. Beitrag aktuell ~3,4 % vom Brutto (je hälftig AG/AN, AN-Anteil höher bei Kinderlosen). Pflichtversicherung.

Phishing-AI KI-Erkennung verdächtiger E-Mails (Banner-Warnung im Mail-Detail). Pro Mandant aktivierbar via aiScamDetectionEnabled im MicrosoftConfig. Mehr in Mail-Modul.

Posteingang (Brief-Inbox) Eingehende physische Post (Steuerbescheide, Anwalts-Schreiben, Lieferanten-Reklamationen), digitalisiert via Multi-File-Upload oder automatisch via Scan-to-Inbox. KI-Analyse extrahiert Absender, Betreff, Priorität und verknüpft mit Kunde/Lieferant. Mehr in Posteingang bearbeiten.

Probezeit Anfangszeit eines Arbeitsverhältnisses (typisch 6 Monate) mit verkürzter Kündigungsfrist. Wird im Vertrag erfasst.

Prüfbericht Schriftliches Ergebnis einer Wartung / Prüfung — rechtlicher Nachweis. Wird automatisch aus Auftrag + Mängeln + Material + Zeit generiert.

Q

QR-ID Eindeutige Kennzeichnung für eine Anlage / ein Werkzeug / einen Lager-Platz, ausgedruckt als QR-Code-Etikett. Scan führt direkt zur SpeamCore-Detail-Seite.

Quick-Reply Klickbare Pille unter einer KI-Antwort, die das Eingabefeld vorausfüllt (aber nicht automatisch sendet). Spart das Tippen einer Folgefrage. Unterscheide von Action-Pille, die direkt eine Aktion ausführt ohne KI-Roundtrip. Mehr in KI-Chat-Files und Aktionen.

R

RE — Rechnung Beleg, mit dem Geld vom Kunden gefordert wird. Beleg-Nummer typisch INV-{YYYY}-{NNNNN}.

Resturlaub Noch nicht in Anspruch genommene Urlaubstage des Mitarbeiters — meist auf Folgejahr übertragbar (mit Frist).

Reverse-Charge Mehrwertsteuer-Verfahren bei B2B-Auslands-Geschäften (EU/Drittland) — der Empfänger der Leistung schuldet die USt, nicht der Aussteller. Rechnung dann mit 0 % USt + Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers / Reverse-Charge".

Rückstellung Bilanz-Position für künftige Verbindlichkeiten, die wahrscheinlich sind aber der Höhe / Zeitpunkt nach noch unsicher sind. Beispiel: Urlaubs-Rückstellung (für Resturlaub), Gewährleistungs-Rückstellung, Pensions-Rückstellung. Mindert den Gewinn im Jahr der Bildung.

RV — Rentenversicherung Teil der Sozialversicherung. Beitrag aktuell ~18,6 % vom Brutto (je hälftig AG/AN). Pflichtversicherung bis Beitragsbemessungsgrenze.

Rückschein Bestätigungs-Karte mit Empfänger-Unterschrift, die nach Zustellung eines Einschreibens zum Absender zurück geschickt wird. Gerichtsverwertbarer Zustellungs-Nachweis. In SpeamCore Aufpreis 4,85 € beim ePost-Versand.

S

Scan-to-Inbox Automatik-Pfad, bei dem PDF-Anhänge aus eingehenden E-Mails als physische Briefe in den Posteingang landen — typisch für Steuerberater-, Anwalts- oder Sachverständigen-Mails. Pro Mailbox aktivierbar mit Whitelist/Blocklist. Mehr in Posteingang bearbeiten.

Sachbezug Geldwerter Vorteil, den ein Mitarbeiter zusätzlich zum Gehalt bekommt — Dienstwagen-Privatnutzung, Tankgutscheine, freies Mittagessen. Steuerpflichtig wenn über Freigrenzen, in SpeamCore als Lohn-Bestandteil zu erfassen.

Saldo Differenz zwischen Soll- und Haben-Seite eines Kontos. Positiver Saldo = Haben überwiegt (Guthaben), negativer = Soll überwiegt (Schuld). Konten-Saldo zum Stichtag ist Bilanz-relevant.

Schwerbehinderung (SGB IX) Grad der Behinderung (GdB) ≥ 50. Besonderer Kündigungsschutz, 5 Zusatz-Urlaubstage. Bei Mitarbeitern in SpeamCore unter Personaldokumenten zu erfassen — sensibel, nur HR-Sichtbarkeit.

SEPA Single Euro Payments Area — einheitliches Zahlungs-Verfahren in EUR im europäischen Raum. SEPA-Überweisung (Push), SEPA-Lastschrift (Pull, mit Mandat). Bank-Schnittstellen wie finAPI nutzen SEPA-Standard.

Smart-Folder Virtuelle Filter im Mail-Modul, die Mails automatisch sammeln — „Braucht Antwort", „Newsletter", „Termine", „Anhänge". Keine physische Folder-Zuordnung, sondern dynamische Sicht. Mehr in Mail-Vorgänge bearbeiten.

Sozialversicherung Sammelbegriff für KV, RV, PV, AV und BG. Beiträge je hälftig AG / AN (außer BG, das nur AG). In SpeamCore-Lohn-Vorbereitung automatisch berechnet basierend auf Vertragsdaten.

SCORM Standard für E-Learning-Module — SpeamCore-LMS unterstützt SCORM-Pakete inklusive Lizenz-Verwaltung.

Service-Vorlage Master-Definition einer Wartungs-Aktion (Service) inkl. Checkliste, Pflicht-Komponenten, typischem Material. Wird bei Auftrags-Anlage als Snapshot kopiert. Mehr in Service-Vorlagen.

SHK — Sanitär, Heizung, Klima Branche / Fachrichtung — manche Brandschutz-Firmen sind als SHK-Betriebe organisiert.

Skonto Preisnachlass bei früher Zahlung — typisch „2% Skonto bei Zahlung innerhalb 14 Tagen, sonst 30 Tage netto".

SKR03 / SKR04 Standard-Kontenrahmen in der deutschen Buchhaltung. SKR03 für Industrie/Handwerk, SKR04 alternative Struktur.

Snapshot-Pattern Architektur-Konzept in SpeamCore — bei der Auftrags-Anlage werden Service-Vorlagen, Preise und Kontakte als persönliche Kopie eingefroren, sodass spätere Änderungen am Master den laufenden Auftrag nicht beeinflussen. Mehr in Snapshot-Pattern.

SpeamBox Hardware-Gerät an einer Anlage — sammelt Sensor-Daten, übermittelt Status an SpeamCore. Mehr in SpeamBoxes verwalten.

Sprinkleranlage Wasser-basiertes Lösch-System. Wartung typisch jährlich nach DIN 14489.

Standort Adresse eines Kunden, an der Anlagen wartungs-fähig stehen. Pro Standort 1 Adresse, mehrere Anlagen, separate Kontakte. Hängt am Kunde.

Stammdaten Stammdaten = grundlegende, langlebige Daten (Kunden, Lieferanten, Produkte, Mitarbeiter). Bewegungs-Daten = Belege, Buchungen.

Sticky-Section-Header UI-Element im Mail-Modul: Datums-Header (HEUTE / GESTERN / DIESE WOCHE) bleiben beim Scrollen am oberen Rand der Liste „kleben" — der User weiß immer, welcher Zeit-Range gerade sichtbar ist.

Sub-Tab Untergeordneter Tab innerhalb einer Detail-Seite — z. B. ein Auftrag hat Sub-Tabs Material / Arbeitszeit / Mängel / Systeme. URL-Pattern /workorders/<id>/materials. Mehr in Geschäftsprozess-Übersicht.

T

Tachostand Aktuelle Kilometer-Anzeige eines Fahrzeugs. Wird periodisch erfasst. Mehr in Tachostand erfassen.

Tarifvertrag Kollektiv-Vertrag zwischen Gewerkschaft und Arbeitgeber-Verband. Regelt Mindestlöhne, Urlaub, Arbeitszeiten, Sonderzahlungen pro Branche. Allgemeinverbindlich wenn vom Bundesminister erklärt — dann auch für nicht-tarifgebundene Firmen verbindlich.

Tenant (siehe Mandant) Englischer Code-Begriff. In SpeamCore-Code identisch mit „Mandant" — eine eigenständige rechtliche Einheit (eine Firma). Tenant-Isolation bedeutet: jeder Mandant hat strikt getrennte Daten, kein Cross-Tenant-Zugriff.

TÜV — Technischer Überwachungs-Verein Verband, der Hauptuntersuchungen am KFZ macht. Synonym mit HU. Pflicht alle 2 Jahre.

U

Übernehmen in Beleg-Lifecycle-Aktion — neuer Beleg mit Verknüpfung zur Quelle. Erhält Lifecycle-Verfolgung. Gegensatz: „Kopieren in" (eigenständiger Beleg ohne Verknüpfung).

USt — Umsatzsteuer Steuer auf den Verkauf von Waren/Dienstleistungen. In Deutschland Regelsatz 19 %, ermäßigt 7 % (z. B. Lebensmittel, Bücher). Wird auf Rechnungen separat ausgewiesen. Aus Sicht des Kunden = Endpreis-Bestandteil; aus Sicht der Firma = durchlaufender Posten, der ans Finanzamt abgeführt wird (USt-Voranmeldung).

USt-IdNr Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Pflicht-Feld für Kunden / Lieferanten im B2B, EU-weit gültig.

V

vCard Standard-Dateiformat (.vcf) für Kontakt-Daten — wird vom Smartphone direkt ins Adressbuch importiert. Public-Visitenkarte bietet vCard 3.0 (für ältere Geräte) und 4.0 (Standard seit 2020) als Download-Buttons an.

VdS Vertrauen durch Sicherheit — Zertifizierung im Brandschutz. VdS-Klassen klassifizieren BMA-Komplexität.

VdS 2465-2:2018 (SecurIP) Standard-Protokoll für die Alarmübertragung von Brandmeldeanlagen an eine Leitstelle über IP-Netze. „SecurIP" ist die abgesicherte (AES-verschlüsselte) Variante. In SpeamCore als eigener Notification-Channel-Typ (vds) mit Credentials wie Kennung, AES-Schlüssel und Leitstellen-IP/Port. Mehr in Channel-Credentials.

Verrechnungskonto Zwischen-Konto in der Buchhaltung — Posten die noch nicht eindeutig zuordnen sind, landen vorübergehend hier. Sollte zum Monatsende geleert sein.

Verzugszinsen Zinsen, die ab Mahnstufe 1 / Verzugseintritt auf offene Forderungen anfallen. Gesetzlicher Satz: Basiszinssatz + 9 Prozentpunkte im B2B (5 Prozentpunkte im B2C). In SpeamCore optional automatisch in Mahnungen berechnet.

Vorsteuer Die USt, die ein Unternehmen selbst beim Einkauf bezahlt hat — wird vom Finanzamt als Erstattung (Vorsteuerabzug) angerechnet. Pro USt-Voranmeldung: gezahlte USt minus erhaltene Vorsteuer = Zahllast (oder Erstattung).

VWL — Vermögenswirksame Leistungen Tarif- oder freiwilliger Arbeitgeber-Zuschuss zum Vermögensaufbau des Mitarbeiters — typisch ~40 €/Monat in einen Bausparvertrag, Fondssparplan oder Aktien-Sparplan. Steuerlich begünstigt (Arbeitnehmer-Sparzulage).

Visitenkarte (BusinessCard) Digitale öffentliche Visitenkarte pro Mitarbeiter unter /c/<slug> — mit Profilbild, Kontakt-Daten, vCard-Download und optional „Termin buchen"-Button (verlinkt mit Buchungsseite). Anonyme Scan-Statistik. Mehr in Eigene Visitenkarte einrichten.

W

Wareneingang Beleg über eingegangene Ware vom Lieferanten — bucht Bestand auf, legt Lieferanten-OP an. Mehr in Wareneingang erfassen.

Werkstudent Studierende, die parallel zum Studium bis zu 20 h/Woche arbeiten (Vorlesungs-Zeit) oder Vollzeit (Semesterferien). Sozialversicherungs-vergünstigt — keine KV, AV, PV-Beiträge solange Studierenden-Status. In SpeamCore als Vertragstyp anlegbar.

Wiedereingliederung Stufenweise Rückkehr eines länger erkrankten Mitarbeiters an den Arbeitsplatz. „Hamburger Modell" — schrittweise erhöhte Arbeitszeit über 4-6 Wochen. Krankengeld läuft weiter, Lohn vom AG kommt anteilig. Bei BEM-Fällen typische Maßnahme.

WorkTimeModel — Arbeitszeit-Modell SpeamCore-Datentyp pro Mitarbeiter-Vertrag — definiert wöchentliche Soll-Stunden, Tag-für-Tag mit Core-Time-Fenstern (coreTimeStart/coreTimeEnd), Pausen-Regeln. Wird von der Buchungsseiten-Engine genutzt, um freie Slots zu berechnen.

Website-Baukasten Modul in SpeamCore (/websites), mit dem eine Firma ihre eigene öffentliche Website/Landingpage bauen, KI-gestützt bearbeiten, veröffentlichen und hosten kann — inkl. Mehrseiten, Kontaktformular (Leads), SEO und Versionsverlauf. Öffentlich erreichbar unter /sites/<slug>. Optional, pro Mandant freischaltbar. Mehr in Websites.

Workorder Englischer Begriff für Arbeitsauftrag — taucht in Routen / Code auf. Beleg-Nummer typisch WOR-{YYYY}-{NNNNN}.

Z

ZUGFeRD Format für elektronische Rechnungen (PDF mit XML-Datenanhang). Pflicht für B2G in Deutschland, optional B2B. Mehr in Belegversand ZUGFeRD.

Zahlungsziel Frist, in der eine Rechnung bezahlt werden soll — typisch 14 oder 30 Tage. Pro Kunde oder Lieferant als Standard hinterlegt.

Weitere Begriffe — Erweiterung

Geschäftsprozess

Aufmaß Vor-Ort-Vermessung im Bauwesen — Mengenermittlung. In SpeamCore als Material-Position erfassbar.

Bonitätsprüfung Bewertung der Zahlungsfähigkeit eines Kunden. Kann extern (Schufa, Creditreform) oder intern (Zahlungs-Verhalten) erfolgen.

Cashflow Liquidität — Geldzufluss minus Geldabfluss. Wichtig für Liquiditätsplanung.

Conversion-Rate Anteil Angebote, die zu Aufträgen werden. Vertrieb-KPI.

DB-1-Marge Deckungsbeitrag I — Umsatz minus Material- und Personal-Kosten. Wichtigste Vertriebs-KPI.

Eskalationspfad Definierter Weg vom operativen Problem zur Geschäftsführungs-Entscheidung.

KPI Key Performance Indicator. Mess-Größe zur Erfolgs-Bewertung.

Lifecycle-Verfolgung Nachvollziehbarer Pfad eines Belegs durch alle Status (Angebot → AB → LS → Rechnung).

NPS Net Promoter Score — Kunden-Zufriedenheits-KPI.

Pipeline Übersicht aller offenen Vertriebs-Vorgänge (Anfragen + Angebote).

Reklamation Beschwerde / Mangel-Meldung eines Kunden — wird typisch via Mängel-Modul + Folgeauftrag bearbeitet.

Stundensatz Preis pro Arbeitsstunde — pro MA / Service unterschiedlich, beeinflusst Rechnungsstellung.

Touren-Optimierung Geographische / zeitliche Optimierung von Außendienst-Routen. Macht Teamleiter, oft mit KI-Hilfe.

Verrechnungsstunden Geleistete Stunden, die in Rechnung gestellt werden (vs. nicht-abrechenbare wie Schulung).

Buchhaltung

Anzahlungsrechnung Rechnung über Teilbetrag vor vollständiger Lieferung — typisch bei Großprojekten.

Bilanz Vermögens- und Schulden-Übersicht zum Stichtag. Teil des Jahresabschlusses.

Buchungs-Sperre Nach Monatsabschluss: keine neuen Buchungen mehr in dem Monat möglich (außer Korrekturen mit Begründung).

EÜR — Einnahmen-Überschuss-Rechnung Vereinfachte Gewinnermittlung für Kleinunternehmer (statt Bilanz).

FinTS Financial Transaction Services — deutsches Standard-Protokoll für Bank-Schnittstellen.

Sammel-Allokation Eine Bank-Transaktion auf mehrere offene Rechnungen aufteilen.

Sammel-Überweisung Eine Zahlung des Kunden für mehrere Rechnungen gleichzeitig.

Skonto-Frist Zeitfenster, in dem der Kunde mit Skonto zahlen darf (typisch 14 Tage).

Steuerfreie Lieferung Lieferung mit 0% MwSt — typisch B2B-Auslandslieferung mit Reverse-Charge.

Ust-Voranmeldung Monatliche / quartalsweise Mitteilung an Finanzamt über USt-Schuld.

Verbindlichkeit Was die Firma jemandem schuldet (Lieferanten-Rechnung offen).

IT / API

Endpoint URL eines API-Calls (z.B. /api/customers).

HTTP-Status Numerischer Code der API-Response (200 ok, 400 fehler, 401 unauth, 403 forbidden, 404 not found, 429 rate-limited, 500 server error).

Idempotenz Eigenschaft eines API-Calls: mehrfache Ausführung ergibt gleiches Ergebnis. Wichtig für Retry-Logic.

JWT — JSON Web Token Standard-Format für Auth-Tokens. Enthält User-ID, Tenant, Abilities.

OCR — Optical Character Recognition Text-Erkennung aus Bildern / PDFs. KI nutzt es für Beleg-Erfassung.

Rate-Limit Max. Anzahl API-Calls pro Zeitfenster. Bei Überschreitung: 429-Error.

REST Architektur-Stil für APIs (Standard-HTTP-Methoden + Resourcen-Pfade).

Soft-Delete Datensatz wird nur als „gelöscht" markiert, nicht wirklich entfernt. Wiederherstellbar im Papierkorb.

Webhook HTTP-POST-Call von SpeamCore an externe URL bei einem Event.

Brandschutz

ASR — Arbeitsstätten-Richtlinie Deutsches Regelwerk für sichere Arbeitsplätze, einschließlich Brandschutz.

Druckluft-Test Test der Sprinkler-Anlage mit Druckluft statt Wasser — vermeidet Wasserschäden.

Notbeleuchtung Beleuchtung die bei Stromausfall automatisch einschaltet — Pflicht in Fluchtwegen.

Rauchabzug System zum Abführen von Rauch im Brandfall — RWA (Rauch-Wärme-Abzug).

Rauchmelder Einzelner Sensor in BMA — verschiedene Typen (optisch, ionisch, Wärme).

RWA — Rauch-Wärme-Abzug Großes System zum Rauch-Abzug, oft mit Lüftung-Kopplung.

SchaltSchrank Steuerungs-Zentrale einer Anlage — meist im Keller / Technikraum.

Sicherungsplomben Versiegelung kritischer Komponenten — Schutz vor Manipulation.

Wandhydrant Wasser-Anschluss für Feuerwehr / Erst-Helfer im Gebäude.

Begriff fehlt?

Wenn Sie einen Begriff vermissen, der in den Tutorials auftaucht — Doku-Team über Issue / Mail Bescheid geben. Glossar wird laufend erweitert.