KI-Chat — Aktionen per Sprachbefehl

Fast alle SpeamCore-Aktionen, die Sie sonst durch Klicken in der UI erledigen, können Sie alternativ über den KI-Chat auslösen — ein in das System eingebauter Sprachassistent, der natürliche Sprache versteht, im Hintergrund die richtigen Module aufruft und das Ergebnis zurückmeldet.

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Wichtig — die KI ist nur Hilfestellung, nicht Entscheider

Der KI-Chat ist eine erleichternde Hilfestellung, kein autonomer Bearbeiter. Die Kontrolle und Endverantwortung für jede ausgeführte Aktion bleibt beim jeweiligen Sachbearbeiter — also bei Ihnen.

• Die KI kann Fehler machen: falsche Datensätze auswählen, Constraints übersehen, Beträge missverstehen, Termine falsch interpretieren.
• Jede Aktion wird in Ihrem Namen ausgeführt und protokolliert (Chat-Audit).
• Bei Aktionen mit rechtlicher oder finanzieller Tragweite (Rechnungen, Mahnungen, Verträge, Personal-Daten) immer im UI gegenprüfen.
• Vertrauen Sie der KI nur so weit, wie Sie das Ergebnis selbst überprüfen können — Sie unterschreiben am Ende, nicht die KI.

Das ist besonders nützlich, wenn

• Sie nicht genau wissen, wo im Menü die Aktion liegt.
• Sie eine mehrstufige Aufgabe in einem Schritt erledigen wollen (z.B. „lege Kunde X mit Standort Y und drei Anlagen an").
• Sie eine Auswertung brauchen, ohne manuell Filter zu setzen.
• Sie unterwegs auf dem Smartphone sind und Tippen schneller geht als Klicken.

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Zwei Wege zum gleichen Ziel

Jeder Workflow in SpeamCore lässt sich auf zwei Wegen abarbeiten — den klassischen UI-Weg (Sidebar → Modul → Formular) und den KI-Chat-Weg (natürlich-sprachiger Befehl). Welchen Sie nutzen, ist Geschmackssache. Die Tutorials beschreiben in der Regel den UI-Weg ausführlich; der KI-Weg ist in einer Box am Ende kurz skizziert. Probieren Sie beides aus.

So nutzen Sie den KI-Chat

1

Chat-Modul öffnen

In der Sidebar links auf das Chat-Symbol (Sprechblase) tippen — oder direkt zur URL /chat/ai. Sie landen im AI-Assistenten-Bereich. Links die Liste Ihrer bisherigen Chat-Konversationen, rechts das aktuelle Gespräch.

Beim ersten Aufruf ist die Liste leer. Tippen Sie auf + Neuen Chat erstellen.

2

Prompt formulieren

Im neuen Chat sehen Sie unten ein Eingabefeld („Schreibe eine Nachricht, um zu beginnen"). Formulieren Sie Ihre Anfrage in normaler Sprache — der Assistent versteht Sätze, keine Stichpunkte sind nötig.

Faustregeln für gute Prompts:

• Konkret — wer, was, wann, wo, mit welchen Bedingungen.
• Kontext mitliefern — „Techniker A startet von zuhause" statt nur „Techniker A".
• Constraints nennen — gesetzliche Pause, Budget-Grenze, Frist.
• Ein Anliegen pro Prompt — bei komplexen Aufgaben besser nacheinander.

3

Tiefer denken für komplexe Anfragen aktivieren

Bei mehrstufigen oder analytischen Aufgaben aktivieren Sie unten den Toggle Tiefer denken. Der Assistent nimmt sich dann mehr Zeit, plant mehrere Schritte vorab durch und gibt eine durchdachtere Antwort. Für einfache Anfragen (Kunde anlegen, Datum-Suche) ist das nicht nötig.

4

Senden und Antwort prüfen

Tippen Sie auf Senden (oder Ctrl+Enter). Der Assistent verarbeitet Ihre Anfrage, ruft im Hintergrund die nötigen Module auf, führt Aktionen aus und antwortet im Chat.

Wichtig — alle Aktionen werden in Ihrem Namen ausgeführt und protokolliert. Das heißt:

• Lesen Sie die Antwort aufmerksam — verstehen Sie, was der Assistent geändert hat.
• Bei Aktionen mit rechtlicher oder finanzieller Tragweite (Rechnungen erzeugen, Mahnungen verschicken, Mitarbeiter-Daten ändern) prüfen Sie das Ergebnis im normalen UI gegen.
• Im Chat-Audit-Modul (siehe Audit-Trail nutzen (Admin)) sehen Admins jede Chat-Aktion mit Zeitstempel und User.

Beispiel-Prompts pro Persona

Innendienst — Kunde + Standort + Anlage in einem Rutsch

Lege bitte einen neuen Kunden „Beispiel Brandschutz GmbH" mit Adresse
Musterstraße 12, 70173 Stuttgart an. Erstelle gleich einen Standort
„Hauptsitz" mit derselben Adresse und füge eine Brandmeldeanlage von
Bosch hinzu, Inbetriebnahme 01.06.2024.

Was passiert: Der Assistent legt Customer, Location und System nacheinander an, verknüpft sie korrekt und meldet die Beleg-Nummern zurück.

Innendienst — Auftrag aus Anfrage anlegen

Lege einen neuen Wartungsauftrag für „Beispiel Brandschutz GmbH",
Standort Hauptsitz, BMA, Frist nächster Freitag, Außendienst Max Mustermann.

Teamleiter — komplette Tagesdisposition

Mach mir bitte die Disposition für Techniker A — er startet von zuhause aus,
nimm alle offenen Aufträge und plane die sauberste Route unter Berücksichtigung
der gesetzlichen Pausenregelung sowie An- und Abfahrt.

Was passiert: Der Assistent zieht die Mitarbeiter-Stammdaten (Wohnadresse), die offenen Aufträge mit Standorten, berechnet die geo-optimierte Route, fügt die gesetzliche 30/45-Minuten-Pause ein und schlägt eine Tagesplanung vor — als Vorschau, die Sie nur noch bestätigen müssen.

Vertrieb — Angebot aus Anfrage erstellen

Erstelle ein Angebot für „Beispiel Brandschutz GmbH" über die Wartung der
BMA für 12 Monate, monatlich 250 Euro netto, Zahlungsziel 30 Tage.

Buchhaltung — OP-Klärung + Mahnung

Zeig mir alle offenen Posten von Kunde X. Bei allen, die mehr als 30 Tage
überfällig sind, erstelle bitte eine Mahnung der Stufe 1.

HR — Schulungs-Stand abfragen

Welche Mitarbeiter haben in den nächsten 4 Wochen eine ablaufende
Compliance-Schulung? Bitte nach Dringlichkeit sortieren.

Management — Reports und Auswertungen

Wie viele offene Aufträge haben wir aktuell pro Niederlassung? Bitte als
Tabelle und mit Trend gegenüber dem letzten Monat.

Wo lohnt sich der KI-Chat besonders — Quick-Reference

Nicht jeder Workflow profitiert gleich stark. Die folgende Tabelle zeigt, wo der KI-Chat einen klaren Zeit- oder Komfortgewinn bringt — und wo Sie besser beim klassischen UI-Weg bleiben.

Workflow	KI-Chat-Eignung	Warum
Stammdaten anlegen (Kunde, Mitarbeiter, Lieferant)	Hoch	Pflichtfelder schnell befüllen, Folgekonten/Rollen direkt mit
Auftrag aus Anfrage anlegen	Hoch	Kunde + Standort + Anlage in einem Prompt verknüpfen
Tagesdisposition / Tour-Planung	Sehr hoch	Geo-Optimierung, Pausen-Berechnung, Mehrfach-MA-Vergleich in Sekunden
Folgeauftrag aus Mangel	Hoch	Bulk-Erstellung mit Frist-Logik je Schweregrad
Angebot / AB / Lieferschein erstellen	Mittel	Schneller bei Standard-Belegen — bei komplexen Positionen lieber UI
Lieferschein → Rechnung Übernahme	Hoch	Ein-Befehl-Lifecycle
Banking-Allokation	Sehr hoch	KI matcht eindeutige Treffer in einem Rutsch, Sie prüfen den Rest
Eingangsrechnung buchen (PDF)	Sehr hoch	OCR-Auslese spart das Abtippen komplett
Mahnungen erzeugen (Bulk)	Hoch	OP-Filter + Mahn-Erstellung in einem Schritt — immer mit Vorschau
OP-Liste klären (Recherche)	Mittel	Schnell für Kontext-Sicht, Buchungs-Aktion sicherer im UI
Spesen erfassen (Beleg-Foto)	Hoch	OCR aus dem Beleg, Sie prüfen kurz
Compliance-Stichtagsbericht	Sehr hoch	KI fasst alle Mitarbeiter/Bescheinigungen tabellarisch zusammen
Urlaub-Vorprüfung	Hoch	Resturlaub + Konflikte + Aufträge in einem Check
Custom-Auswertungen / Ad-hoc-Reports	Sehr hoch	Frage in natürlicher Sprache, Tabelle zurück
Personal-Daten ändern (Lohn, Bank, SozVers.)	Niedrig	DSGVO + Audit-Strenge → klassischer UI-Weg sicherer
Berechtigungen / Rollen ändern	Niedrig	Sicherheits-relevant, Vier-Augen-Prinzip im UI
Mahnung versenden (echter Mail-Versand)	Niemals ohne Vorschau	Versendete Mahnung ist nicht rückrufbar
Mandanten-Setup (Kontenrahmen, Steuersätze)	Niedrig	Strategisch + steuerlich kritisch → manuell + Steuerberater

Faustregel: Je lesender / vorbereitender der Workflow, desto besser geeignet. Je finaler / bindender die Aktion (Versand, Lohn-Auszahlung, Berechtigungen), desto wichtiger der manuelle UI-Weg mit Vier-Augen-Prinzip.

Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?

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Der Assistent macht etwas, das ich nicht wollte

Im Chat darunter „Mach das rückgängig" formulieren — der Assistent storniert die letzte Aktion (sofern technisch möglich). Bei nicht-rückgängig-machbaren Aktionen (z.B. versendete Mails) das nächste Mal vorsichtiger formulieren oder vor dem Senden „Zeig mir nur was du tun würdest" voranstellen.

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Antwort dauert sehr lange / kommt nicht

Bei „Tiefer denken" können komplexe Anfragen 30-60 Sekunden brauchen. Wenn nach 2 Minuten noch keine Antwort kommt: Chat neu laden, Frage in kleinere Teil-Schritte zerlegen.

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Assistent versteht meine Anfrage nicht

• Konkreter werden — Stamm-Daten beim vollen Namen nennen, nicht „der Kunde von gestern".
• Vereinfachen — eine Frage pro Prompt, nicht zehn auf einmal.
• Sprache prüfen — der Assistent versteht Deutsch und Englisch, gemischt aber nur eingeschränkt.

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Berechtigungs-Fehler trotz erlaubter Aktion

Der Assistent läuft mit Ihren Rechten — wenn Sie eine bestimmte Aktion in der UI nicht dürfen, dürfen Sie sie auch im Chat nicht. CASL-Berechtigung mit Admin klären (siehe Berechtigungen verwalten).

Tipps

• Iterativ arbeiten — beim ersten Treffer prüfen, dann nachschärfen („mach das gleiche, aber für nächste Woche").
• Chats wiederverwenden — pro Themen-Kontext einen Chat. Der Assistent erinnert sich an die letzten Nachrichten, das spart Wiederholung.
• Sensibilität bedenken — sensible Mitarbeiter- oder Kundendaten werden via KI verarbeitet (DSGVO!). Im Zweifelsfall klassischen UI-Weg nutzen.
• Audit-Pflicht — bei kritischen Aktionen (Rechnungs-Erstellung, Mahnungen) lieber im UI prüfen, ob die KI das richtig gemacht hat. Chat-Audit-Log dokumentiert alles.

Verwandte Tutorials

• Chat-Modul (Konzept) — interne Direkt- und Gruppen-Chats (nicht KI)
• Berechtigungen verwalten — was der Assistent für Sie darf
• Audit-Trail nutzen — wo Chat-Aktionen protokolliert sind
• Notification-System (Konzept) — KI kann auch Notifications auslösen

Für Admins / Entwickler: technische Details

• Modul: /chat mit Kategorien chats (intern), ai (KI-Assistent).
• KI-Backend: durchgereicht an LLM-Provider (Modell + Endpoint im Mandanten-Setup konfigurierbar).
• Tool-Use: der Assistent ruft SpeamCore-API-Endpoints auf — gleiche CASL-Permissions wie der eingeloggte User.
• Audit: alle Chat-Aktionen werden in ChatMessage + AuditLog doppelt protokolliert (siehe /chat-audit).
• Toggle „Tiefer denken" → Modell-Wechsel auf größere Variante mit höherer Latenz.
• Anhänge (Büroklammer-Icon links neben Eingabefeld) → Dateien hochladen für KI-Verarbeitung (z.B. PDF einer Eingangsrechnung → KI bucht automatisch).