KI-Chat-Prompt-Bibliothek
Sammlung fertig formulierter KI-Chat-Prompts pro Persona — kopierbar, mit kurzer Erklärung. Anpassen an Ihre konkrete Situation, dann an den KI-Chat schicken.
Servicetechniker (Außendienst)
Material erfassen (per Sprache)
Erfasse Material für Auftrag WOR-2026-XXXXX:
- 2 Stück Brandmelder Bosch ABC-1234
- 1 Sirene Honeywell SIR-3
- 5 Meter Steuerleitung 4-adrig
Arbeitszeit war 2h 30min ab 08:30.
Mangel mit Foto
[mit Foto vom Defekt]
Erfasse einen Mangel: Sirene Etage 2 funktioniert nicht — Tonprüfung
fehlgeschlagen. Schweregrad mittel. Folgeauftrag erstellen, Frist 14 Tage.
Tagesübersicht
Welche Aufträge habe ich heute? Mit Standort, Anlage, Frist. Sortiert
nach geographischer Reihenfolge.
Spesen aus Foto
[mit Bon-Foto]
Erfasse aus diesem Bon einen Spesen-Beleg. Wenn Datum + Betrag lesbar,
übernehmen. Auftrag WOR-2026-XXXXX. Typ Parken (oder Material / Maut /
Übernachtung — je nach Bon).
Schulungs-Stand
Welche meiner Schulungen sind offen oder bald ablaufend? Mit Pflicht-
Termin und Fortschritt.
Anlagen-Quirk als KI-Memory sichern (Welle 143)
Bitte merke dir: Anlage BMA Schulstrasse 12 hat den Hauptschalter im
Heizungsraum, nicht am Eingang. Bei Wartung immer von dort starten.
Folder aussendienst/anlagen/bosch, Scope team.
Danach finden Kollegen — auch der Vertretung im Urlaub — den Tipp automatisch.
Werkzeug-Tipp speichern
Bitte merke dir: Fuer VdS-Klasse-C-Anlagen brauche ich den Spezial-
Schraubendreher Wera 12345 — den hat nur Karl in seinem Wagen. Bei
Tour-Planung beruecksichtigen. Folder aussendienst/werkzeuge, Scope team.
Innendienst
Auftrag aus Anfrage
Lege eine Kundenanfrage von „Beispiel GmbH" an: Wartung BMA am Hauptsitz
Stuttgart, Wunschtermin nächste Woche. Wenn Kunde existiert verwenden,
sonst neu anlegen.
Disposition-Status
Welche Aufträge der letzten 14 Tage sind noch nicht disponiert?
Mit Frist und Standort, sortiert nach Dringlichkeit.
Bulk-Versand Prüfberichte
Versende alle Prüfberichte aus letzter Woche, die noch ausstehen,
an die Standard-Mail des jeweiligen Kunden. Vorher Liste — ich gebe frei.
Folgeaufträge bündeln
Zeig mir alle offenen Mängel von Auftrag WOR-2026-XXXXX und erstelle für
jeden einen Folgeauftrag — Fristen je Schweregrad: hoch=1 Woche,
mittel=2 Wochen, niedrig=4 Wochen. Verantwortlich der gleiche
Außendienst-MA.
Mail-Recherche
Welche Mails hat Kunde Beispiel GmbH in den letzten 30 Tagen von uns
bekommen? Pro Mail Datum, Betreff und Anhänge.
Mails massen-bearbeiten (Welle 144)
Bitte gehe meine offenen Mails durch (Smart-Folder Braucht Antwort).
Markiere alle Newsletter und automatische System-Mails (Stunden-
Eingang, Versand-Bestaetigungen) als erledigt. Fuer die echten
Anfragen liste Absender, Betreff und vorgeschlagene Aktion — ich
entscheide pro Mail.
Brief-Mahnung Stufe 2 vorbereiten (Welle 148)
Bitte erstelle eine Mahnstufe-2-Brief fuer Kunde Mueller GmbH
(Rechnung INV-2026-00187, 1.247,90 € netto, faellig 12.04.2026).
Ton: hoeflich aber bestimmt, neue Frist 14 Tage. Versand-Variante
Einschreiben. Vor Submit zeig mir die PDF-Vorschau zur Freigabe.
Posteingang-Recherche (Welle 148)
Welche eingegangenen Briefe der letzten 7 Tage haben Prioritaet 'high'
und sind noch nicht in Bearbeitung? Pro Brief Absender, Betreff,
Verknuepfung und Zusammenfassung. Sortiert nach Datum absteigend.
Vertrieb
Lifecycle in einem Schritt
Übernimm AB-2026-XXXXX in einen Lieferschein mit Liefer-Datum heute und
anschließend in eine Rechnung mit Zahlungsziel 14 Tage netto. Beide nur
erstellen, noch nicht versenden.
Pipeline-Check
Welche Angebote sind älter als 30 Tage und noch ohne Antwort?
Mit Volumen, Kunde und letzter Aktivität.
ZUGFeRD-Bulk
Versende alle Rechnungen vom 30.04.2026 im Status „Erstellt".
Format ZUGFeRD wenn beim Kunden hinterlegt, sonst PDF. Vorher Liste —
ich gebe frei.
Produkt-Inventur
Welche Produkte haben in den letzten 12 Monaten keine Verwendung mehr?
Mit letztem Verwendungs-Datum, sortiert für Quartals-Aufräumung.
Conversion-Rate
Conversion-Rate Q2 2026: wie viele Projektanfragen wurden zu Aufträgen?
Pro Vertriebs-MA, mit Branchen-Aufschlüsselung.
Visitenkarte einrichten (Welle 146)
Bitte richte mir eine Visitenkarte ein:
- Slug max-mueller-brandschutz
- Anzeige-Titel "Vertrieb Brandschutz Sued"
- Untertitel "Niederlassung Stuttgart"
- Telefon mobil 0151-12345678
- LinkedIn https://linkedin.com/in/maxmueller
- Akzent-Farbe leer (Mandant-Default)
- Active true
Danach den Stats-Tab nicht aufrufen, ich schaue selbst.
Visitenkarten-Wirkung messen
Wie ist die Conversion meiner Visitenkarte in den letzten 30 Tagen?
Impressions vs. vCard-Downloads vs. Terminbuchungen ueber die ver-
linkte Buchungsseite. Mit Aufschluesselung nach Device + Country.
Buchhaltung Sachbearbeitung
Banking-Auto-Allokation
Schau dir alle offenen Bank-Transaktionen der letzten 14 Tage an und
schlage Allokationen zu offenen Posten vor. Bei eindeutigen Treffern
direkt allozieren, Mehrdeutiges zur Klärung.
Eingangsrechnung mit PDF
[mit PDF-Anhang]
Erfasse aus diesem PDF eine Eingangsrechnung. Lieferant aus Briefkopf,
Bestellbezug ggf. Seite 1. Wenn Positionen lesbar einzeln, sonst Sammel
auf Aufwandskonto-Standard. Status „Erfasst".
Skonto-Frist-Filter
Welche Lieferanten-Posten haben Skonto-Frist in den nächsten 7 Tagen?
Mit Lieferant, Betrag und Skonto-Höhe, sortiert nach Frist.
Mahn-Lauf vorbereiten
Erzeuge Mahnungen für alle Kunden-Posten >30 Tage überfällig in Stufe 1.
Bitte vorher Liste — ich gebe frei.
Top-Schuldner
Kunden-OP zum Stichtag heute: alle Posten >60 Tage überfällig, gruppiert
nach Kunde mit Summe und Anzahl Posten. Markiere Kunden, die in den
letzten 90 Tagen weiteren Umsatz hatten.
Lieferanten-Pattern als KI-Memory (Welle 143)
Bitte merke dir: Lieferant Mueller GmbH zahlt typischerweise am letzten
Tag der Frist — Mahnstufe 1 fruehestens Tag 4 nach Faelligkeit ansetzen.
Folder buchhaltung/lieferanten, Scope team.
Brief-Mahnung Stufe 3 mit Rueckschein (Welle 148)
Bitte erstelle einen Mahnstufe-3-Brief fuer Kunde Wagner Bau GmbH
(Rechnung INV-2026-00045, 4.890 € netto, faellig 28.02.2026, bereits
2× gemahnt). Letzte Frist 7 Tage, danach Abgabe an Inkasso. Versand
als Einschreiben + Rueckschein (4,85 € Aufpreis). Vor Submit Vorschau.
Buchhaltung Leitung
Vorprüfungs-Checkliste
Bitte prüfe für Mai 2026: Sind alle Bank-Transaktionen alloziert?
Sind alle Eingangsrechnungen gebucht? Stimmt OP mit Konten?
Verrechnungs-Saldo abgeräumt? Liste offene Punkte vor Monatsschluss.
Marge-Trend
Wie hat sich die Marge in den letzten 6 Monaten entwickelt?
Soll/Ist gegen Vorjahres-Periode, gruppiert nach Kostenstelle.
Bonität-Risiko
Bonität-Risiko-Übersicht Top-20 Kunden: Zahlungsverhalten 12 Monate,
durchschnittliche Tage zur Zahlung, Mahnstufen-Historie, offener Betrag.
Inventur-Auswertung
Erstelle den Inventur-Auswertungs-Bericht für „Inventur Q4 2026" — Top-10
Differenzen mit Wert, Gesamt-Differenz absolut und prozentual,
Wertberichtigungs-Vorschlag pro Produkt-Kategorie.
HR Sachbearbeitung
Urlaubsantrag erfassen
Erfasse Urlaubsantrag für Mitarbeiter Anna Beispiel: 14.07.-25.07.2026,
Vertretung Lisa Müller. Status „Beantragt".
Verträge auslaufend
Welche Verträge laufen in den nächsten 60 Tagen aus (befristet)?
Mit Mitarbeiter und Vertragsende.
Lohn-Plausibilitätsprüfung
Aggregiere Stunden, Überstunden, Krank-/Urlaubstage und Spesen für
April 2026, pro Mitarbeiter. Markiere Auffälligkeiten >20 Überstunden
oder fehlende Tage.
Probezeit-Reminder
Welche Mitarbeiter haben Probezeit-Ende in den nächsten 30 Tagen?
HR-Gespräch terminieren erinnern.
Lohn-Bescheinigung als Brief (Welle 148)
Bitte erstelle eine Lohn-Bescheinigung als Brief fuer Karl Schmidt
(Bedarf: Bank-Kredit-Anfrage). Inhalt: Stundensatz, Jahresbrutto 2025,
Beschaeftigt seit, aktuelle Stellung. Versand als Standard-Brief (kein
Einschreiben, keine Frist). Vor Submit Vorschau.
Abmahnung als Einschreiben + Rueckschein
Bitte erstelle eine Abmahnung wegen wiederholter Unpuenktlichkeit fuer
Mitarbeiter Mueller (3 dokumentierte Vorfaelle aus Zeiterfassung 12.04.,
03.05., 17.05.2026). Frau Fischer (HR-Leitung) als Mit-Unterzeichnerin.
Versand als Einschreiben + Rueckschein (gerichtsverwertbar). Vor Submit
PDF-Vorschau doppelt pruefen — Datums-Tippfehler invalidiert die Abmahnung.
HR Leitung
Compliance-Stichtag
Compliance-Übersicht zum Stichtag heute: alle Mitarbeiter-Bescheinigungen
mit Status, sortiert nach Ablauf-Datum. Markiere kritisch.
Brandschutz-Schulungen
Welche Außendienst-MA haben Brandschutz-Schulung noch nicht oder seit
über 24 Monaten nicht aufgefrischt?
Krankheitsquote
Krankheitsquote pro Niederlassung Q1 2026, Vergleich Vorjahresquartal.
Auffälligkeiten >5 Prozentpunkte markieren.
Urlaubs-Vorprüfung
Hier ist der Urlaubs-Antrag von Anna Beispiel für 14.-25.07. (10 Tage).
Prüfe: hat sie genug Resturlaub, Konflikte mit anderen Außendienst-Urlauben,
kritische Aufträge in dem Zeitraum? Empfehlung, aber nicht genehmigen —
das mache ich selbst.
Teamleiter
Tour-Planung
Plane mir die saubere Tour für Techniker A für morgen. Er startet von
zuhause (Adresse PLZ 70xxx Stuttgart). Nimm alle offenen Aufträge im
Großraum, berücksichtige gesetzliche Pausen-Regelung und An-/Abfahrts-Zeit.
Vorschlag mit 2-3 Alternativen.
Auslastungs-Check
Wie ist die Auftragslast meines Teams in den nächsten 2 Wochen — pro MA
Anzahl Aufträge, geplante Stunden, freie Kapazität in %. Markiere
Über-Lastete (>100 %).
Mängel-Eskalation
Mängel-Bestand meines Teams: alle offenen Mängel der letzten 30 Tage,
sicherheitsrelevante priorisiert. Mit Frist und Standort.
Verfügbarkeit pro Spezialisierung
Welche Außendienst-MA aus dem Team Brandschutz sind in KW 22 verfügbar
(Vollzeit-Kapazität)? Mit aktueller Auftragslast und Resturlaub.
Team-Pattern als KI-Memory (Welle 143)
Bitte merke dir: Karl ist BMA-Spezialist, bei VdS-Klasse-C-Anlagen immer
ihn einplanen. Bei Tour-Optimierung beruecksichtigen. Folder
teamleiter/team/karl, Scope team.
Buchungsseite fuer Team-Termine (Welle 147)
Bitte richte mir eine Buchungsseite ein:
- Slug teamleiter-stuttgart
- Begruessungstext "Termin mit Teamleitung Stuttgart fuer Auftrags-
Abstimmung oder Eskalation"
- Slot-Fenster 09:00 bis 16:00 Mo-Fr
- Buffer 15 Min
- Mindestvorlauf 24 h
- Meeting-Types: "Auftrags-Abstimmung 30 Min" (blau), "Eskalation 15 Min"
(orange)
- Active true
Management
KPI-Dashboard
Wie viele offene Aufträge haben wir aktuell pro Niederlassung?
Bitte als Tabelle mit Trend gegenüber dem letzten Monat.
Top-Kunden
Welche fünf Kunden machen aktuell den höchsten Umsatz im laufenden
Quartal? Mit DB-1-Marge, sortiert absteigend.
Projekt-Status
Status-Bericht für Projekt PRJ-2026-XXXXX: Phase, Budget Soll/Ist,
offene Risiken, nächste Meilensteine. Als Bullet-Liste, ich überarbeite.
Auslastungs-Quote
Wie viele Stunden hat das Außendienst-Team in KW 18 produktiv gestempelt
gegenüber Soll-Stunden? Pro Mitarbeiter.
Geschäftsführung
Marge-Trend strategisch
Wie hat sich die DB-1-Marge in den letzten 4 Quartalen entwickelt?
Pro Geschäftsbereich, mit Markierung der Auffälligkeiten.
Konzentrations-Risiko
Konzentrations-Risiko aktuell: welche 5 Kunden machen wie viel % des
Umsatzes im laufenden Jahr aus? Welche davon hatten in den letzten
3 Monaten keinen Auftrag mehr?
Compliance-Risiko
Compliance-Übersicht zum Stichtag heute: Mitarbeiter-Bescheinigungen,
GoBD Audit-Logs 12 Monate, Datenschutz-Auffälligkeiten. Als Risiko-Matrix.
Strategie-Entscheidung als KI-Memory (Welle 143)
Bitte merke dir: Strategie-Entscheidung vom 12.05.2026 — Wachstumsmarkt
Brandschutz Sued. Personal-Recruiting Prioritaet 1 bis Q4 2026. Hinter-
grund: Marktanalyse, Konkurrenz-Lage, Liquiditaets-Vorlauf. Folder
gf/strategie, Scope team.
Saisonalität
Saisonalität-Check: in welchen Monaten haben wir typisch starke /
schwache Auftragslast? 3-Jahres-Vergleich, mit Erklärungs-Vorschlägen
für Ausreißer.
Lager (Zusatz)
Wareneingang Foto-OCR
[mit Foto vom Lieferschein]
Erfasse einen Wareneingang aus diesem Lieferschein. Bestellbezug suchen,
bei eindeutigem Match verknüpfen. Mengen vorbefüllen, ich prüfe physisch
und gebe selbst frei.
Bestand-Suche
Wo liegt Produkt-Nr 1234? Bitte alle Lagerplätze mit Bestand, sortiert
nach Menge.
Werkzeug pro MA
Welche Werkzeuge sind aktuell beim Mitarbeiter Max Mustermann?
Mit Anschaffungs-Datum und letzter Übergabe.
Inventur-Fortschritt
Wie ist der Stand der laufenden Inventur „Q4 2026" — wie viele Positionen
gezählt, wie viele offen, was die größte Differenz bisher?
Engpass-Memory anlegen (Welle 143)
Bitte merke dir: Brandmelder Bosch ABC-1234 — im Q4 immer 6 Wochen
Lieferzeit, im Oktober Vorrat aufstocken. Folder lager/engpaesse,
Scope team.
Fuhrpark (Zusatz)
TÜV-Termine
Welche Fahrzeuge haben TÜV-/HU-Termin in den nächsten 60 Tagen?
Mit Kennzeichen, Datum, Tachostand und Verantwortlichem.
Tachostand mit Foto
[mit Tacho-Foto]
Erfasse Tachostand für Fahrzeug Kennzeichen S-AB 1234. Datum heute,
Erfasser ich, Kommentar „nach Tour Stuttgart".
Versicherungs-Ablauf
Welche Fahrzeuge haben Versicherungs-Police mit Ablauf in den nächsten
60 Tagen? Mit Versicherer und Versicherungssumme.
Reifen-Saisonwechsel
Welche Fahrzeuge sind noch auf Sommer-/Winter-Reifen, wo der Saisonwechsel
ansteht? Mit Kennzeichen und letztem Wechsel-Datum.
Administration
Lösch-Aktionen-Audit
Wer hat in den letzten 7 Tagen Lösch-Aktionen ausgeführt? Pro User mit
Anzahl, Datensatz-Typ und Zeitstempel.
Admin-Aktivität
Welche Mitarbeiter haben aktuell die Admin-Rolle? Mit Niederlassung,
letztem Login und Anzahl Admin-Aktionen letzten Monat.
Cron-Job-Fehler
Welche Cron-Jobs sind in den letzten 7 Tagen mit Fehler gelaufen?
Mit Job-Name, Häufigkeit und letzter Fehler-Meldung.
Stammdaten-Audit
Stammdaten-Audit: wie viele Kunden haben unvollständige Adressen oder
fehlende USt-IdNr.? Wie viele Doppelung-Kandidaten gibt es (gleicher
Name, ähnliche Adresse)?
Import mit DryRun (Welle 173)
[mit CSV-Anhang]
Bitte fuehre einen DryRun-Import dieser CSV durch — targetModel
Employee, mode upsert. Zeig mir die Pre-Import-Mapping-Klassifikation
(gruen Auto-Match / gelb Neu / orange Fuzzy) und das Banner mit
Creates / Updates / Errors. Echten Import erst nach meiner Freigabe.
Mail-Konto-Setup pruefen
Status aller Mail-Konten im Mandanten: wer ist verknuepft (MS Graph),
welche Smart-Filter sind aktiv, ist Phishing-AI aktiv, ist Scan-to-
Inbox konfiguriert? Liste pro Konto in einer Tabelle.
Persona-uebergreifend — KI-Memory pflegen (Welle 143)
Memory-Inventar
Welche Memories habe ich diese Woche neu angelegt? Welche sind 6+
Monate alt und potentiell veraltet? Liste nach Folder gruppiert.
Folder-Tree-Aufraeumung
Zeig mir alle Folder-Pfade in meiner Memory, sortiert nach Anzahl
Eintraegen. Markiere Duplikate (z. B. 'buchhaltung/mahnungen' vs.
'buchhaltung/mahnwesen') und schlag eine Konsolidierung vor.
Konkurrenz-Wissen sichern (Vertrieb / GF)
Bitte merke dir: Mitbewerber Brandschutz-Sued liegt typisch 8-12 %
unter unseren Preisen — bei Wagner-Auftraegen aggressiver kalkulieren.
Quelle: Angebots-Verlust 18.05.2026. Folder vertrieb/konkurrenz,
Scope sensitive.
Sensitive-Scope wichtig — Konkurrenz-Wissen niemals im normalen Team- Kontext zitieren lassen.
Persona-uebergreifend — Mail-KI nutzen (Welle 144)
Mail-Backlog-Aufraeumung
Smart-Folder Braucht Antwort durchgehen: pro Mail eine Zeile mit
Absender, Betreff, KI-Empfehlung (antworten / verknuepfen / loeschen).
Echte Aktion erst auf mein OK.
Verknuepfungs-Lernen
Welche meiner Mails der letzten 7 Tage hat die KI faelschlich
verknuepft (ich musste manuell korrigieren)? Pattern erkennbar, um die
KI besser zu trainieren?
Eigene Prompts entwickeln
Bauplan für gute Prompts
- Konkret machen: Was genau soll passieren? („für April 2026" statt „für letzten Monat")
- Constraints einbauen: „nur Status erstellt", „mit Vorschau-Pflicht"
- Format vorgeben: „als Tabelle", „Bullet-Liste", „pro MA gruppiert"
- Sicherheit-Hinweis: „nicht versenden, nur erstellen — ich gebe frei"
- Begründung erwarten: „mit Erklärung der Auffälligkeiten"
Anti-Pattern
- ❌ „Mach mal alles" — zu vage
- ❌ „Sende sofort raus" — kein Vorschau-Schritt
- ❌ „Lösche alle alten Datensätze" — gefährlich, ohne Filter
- ✅ „Erstelle / Liste / Schlage vor — ich entscheide"