Tipps & Tricks aus dem Alltag

Diese Seite sammelt Profi-Tricks aus dem täglichen SpeamCore-Alltag — Dinge, die in einzelnen Tutorials zu speziell wären, aber persona-übergreifend Zeit sparen.

Tastatur-Shortcuts

Shortcut	Was tut es
⌘+F (Mac) / Ctrl+F	Sidebar-Suche öffnen
Esc	Modal / Drawer schließen
Tab	Im Formular zwischen Feldern springen
⌘+Click (Mac) / Strg+Click	Link in neuem Tab öffnen
F5 / ⌘+R	Aktuelle Seite neu laden

Such- und Filter-Tricks

Globale Suche optimal nutzen

⌘+F öffnet die SpeamCore-Sidebar-Suche. Such-Parser ist tolerant — Tippfehler sind okay, Teilworte werden erkannt.

Profi-Trick: Wenn Sie eine Beleg-Nummer (zum Beispiel INV-2026-00042) suchen, reicht oft schon 00042.

Such-Aliase (Welle 115): Die Such-Engine kennt zusätzlich zu den offiziellen Tile-Namen auch Synonyme — z. B. liefert „Urlaub", „Krankheit" oder „Fortbildung" Treffer beim Abwesenheits-Modul. Wer den exakten Modul-Namen vergessen hat, kommt mit Alltagsbegriffen ans Ziel.

Filter speichern als Vorlagen

In der Toolbar einer Liste Filter öffnen → Filter setzen → Speichern als Vorlage mit Namen wie „Meine Woche" oder „Kritische OPs". Ab dann ein-Klick-Auswahl.

Mehrfach-Filter kombinieren

Filter sind AND-verknüpft. Mehrere Filter gleichzeitig aktiv = Schnitt der Treffer.

Trick: Bei OR-Logik (z.B. „alle aus Stuttgart oder München") getrennte Vorlagen anlegen.

Bulk-Operationen

Mehrere Datensätze gleichzeitig

In Listen mit Checkboxen pro Zeile: mehrere markieren → Toolbar zeigt Bulk-Actions (löschen, Status setzen, exportieren).

Profi-Trick: Erste Zeile markieren, dann mit Shift+Click auf eine spätere Zeile — alle dazwischen werden markiert.

Excel-Export für Massenbearbeitung

Liste in Excel exportieren → in Excel bearbeiten → über Import-Modul wieder einlesen. Funktioniert für viele Stammdaten-Typen, nicht für Belege (Audit-Pflicht).

KI-Chat für „Alles auf einmal"

Was via UI zwanzig Klicks braucht, ist im KI-Chat oft ein Satz:

Versende alle Prüfberichte aus letzter Woche an die Standard-Mail des
jeweiligen Kunden. Vorher Liste — ich gebe frei.

Mehr in KI-Chat-Aktionen.

Stammdaten-Pflege ohne Wildwuchs

Doppelung vermeiden

Vor einem + Anlegen immer kurz suchen: Name, USt-IdNr, Telefonnummer, Adresse. SpeamCore zeigt Treffer in mehreren Feldern. Drei Sekunden Suche sparen drei Wochen Doppelungs-Aufräumung.

Inaktiv statt löschen

Stammdaten löschen ist meist nicht möglich (Belege referenzieren). Stattdessen Status auf Inaktiv — verschwindet aus Auswahllisten, bleibt im System verfügbar.

Quartals-Aufräumung

Pro Modul einmal im Quartal:

• Inaktive Datensätze prüfen — wirklich noch nötig?
• Custom-Felder ohne Inhalt — entfernen
• Veraltete Bestände korrigieren
• Ungenutzte Custom-Rollen / Vorlagen entfernen

Sidebar-Aufbau (Welle 115)

Die Sidebar gruppiert Kacheln in sieben thematische Cluster:

Cluster	Inhalt (Auszug)
Grundfunktionen	Verkauf, Einkauf, Kunden, Standorte, Aufträge
HR	Mitarbeiter, Abwesenheiten, Verträge, Arbeitszeitmodelle, Zeit-Übersicht
Stammdaten	Artikel, Kategorien, Attribute, Konfiguration
Schulungen	Kurse, Prüfungen, Einschreibungen
Finanzen	Offene Posten, Konten, Transaktionen, Buchhaltung
Kommunikation	Sprachen, Textbausteine, Notification-Konfiguration
Administration	System, Settings, Customization, Audits, Referenzdaten

Mit der Welle 115 sind Offene Posten von „Grundfunktionen" zu „Finanzen" gewandert, alle Zeit-/Abwesenheits-Kacheln zu „HR". Die Sidebar-Reihenfolge entspricht damit dem typischen Arbeitsfluss in deutschen Brandschutz-/Wartungsfirmen.

Mail- und Kalender-Icons im Header (Welle 115)

Die Icons Mail und Kalender oben rechts erscheinen nur, wenn dem aktuell angemeldeten Mitarbeiter eine Mailbox zugeordnet ist (/mail-accounts). Ohne Zuordnung sind die Buttons ausgeblendet — sie würden nur ein leeres Modal öffnen.

Wenn Sie die Icons brauchen, aber nicht sehen: Admin bitten, im Mitarbeiter-Detail unter Tab Mail-Konten eine Mailbox zuzuweisen.

Auf iPhone und iPad respektieren die Fullscreen-Modals (Chat, Mail, Kalender) seit Welle 115 die Safe-Area des Geräts — kein Inhalt mehr unter der Notch oder hinter dem Home-Indikator.

Mobile-/Tablet-Tricks

Querformat für mehr Übersicht

Tablet auf Querformat drehen — fast alle Listen profitieren von der breiten Darstellung. Bei Detailseiten manchmal Hochformat besser.

Foto-Upload statt Tippen

Bei jedem Beleg-Modal mit Anhang: lieber Foto vom Original als manuelle Eingabe — schneller, weniger Tippfehler. KI-Chat extrahiert die Daten via OCR.

Sprache statt Tastatur

Auf dem Tablet: Mikrofon-Knopf der Tastatur nutzen, in den KI-Chat sprechen. Schneller als tippen, gerade bei langen Mängel-Beschreibungen.

Erfasse einen Mangel: Sirene Etage 2 funktioniert nicht, Tonprüfung
fehlgeschlagen, Schweregrad mittel, Folgeauftrag Frist 14 Tage.

Belege durch den Lifecycle steuern

„Übernehmen in" statt „Kopieren in"

Im Verkaufsablauf immer Übernehmen — die Lifecycle-Verfolgung bleibt erhalten. Sie sehen später: aus welchem Angebot wurde welche Rechnung?

Mehr in Angebot in Auftragsbestätigung.

Storno statt stille Korrektur

Versendete Rechnung falsch? Niemals still ändern — immer Storno-Rechnung + neue korrekte Rechnung. Audit-pflicht und steuer-rechtlich notwendig.

Bündel-Versand am Tagesende

Statt jede Rechnung einzeln zu versenden: am Tagesende per KI-Chat alle vorbereiteten Belege auf einmal versenden. Mit Vorschau-Pflicht.

Buchhaltungs-Routinen

Tagesstart Banking-Cockpit

Erste Aktion morgens: Banking-Cockpit öffnen → grüne Vorschläge bestätigen → Offene Posten in 5 Minuten zuordnen. Spart später Mahn-Schmerz.

Wöchentliche OP-Stunde

Fester Slot im Kalender, zum Beispiel jeden Montag 09-10 Uhr — Kunden-OP durchgehen, Mahn-Vorbereitung, klärende Anrufe.

Monatsabschluss-Checkliste

Vor dem Schließen des Vormonats die Checkliste durchgehen — nichts vergessen.

Personal-Routinen

Mitarbeiter-Onboarding-Standard

Pro neuem MA gleicher Standard-Ablauf:

1. Mitarbeiter anlegen (HR-SB) → Modal mit Pflichtfeldern
2. Vertrag erfassen → Tab Verträge
3. Rollen zuweisen → Tab Rollen
4. Pflicht-Schulungen einschreiben → siehe Schulungen verwalten
5. Onboarding-Pate zuweisen → erfahrener Kollege

Mehr in Onboarding-Hub.

Compliance im Auge

Compliance-Übersicht wöchentlich kurz prüfen — ablaufende Bescheinigungen rechtzeitig nachfordern. KI-Chat:

Welche Mitarbeiter haben in den nächsten 30 Tagen ablaufende
Bescheinigungen oder Schulungen?

Disposition-Tricks

Geo-Cluster pro Tag

Pro Tag immer einen geographischen Cluster — bei „heute Stuttgart, morgen München, übermorgen wieder Stuttgart" wird zu viel gefahren. Touren so legen dass am Tag nur eine Region.

Pufferzeit für unerwartete Verzögerungen

Pro Auftrag 20-30 % Pufferzeit einplanen. Wenn alles reibungslos läuft, gewonnene Zeit für Eigeninitiative (Stammdaten-Pflege, Kunden-Kontakt) nutzen.

MA-Spezialisierungen pflegen

Im MA-Stammdaten-Tab Qualifikationen / Skills pflegen — bei der Disposition kann KI dann automatisch passende MAs vorschlagen.

Reporting / Analytics

Trend wichtiger als Absolutwert

Eine schlechte Zahl ist erstmal nur eine Zahl. Veränderung über Zeit ist die echte Information. Bei jedem Dashboard / Report die Vorperioden-Vergleiche aktivieren.

Custom-Dashboards via KI

Statt Custom-Reports im Berichts-Cockpit zu konfigurieren, im KI-Chat fragen — wenn das Ergebnis nützlich ist, als Custom Dashboard speichern.

Export für Steuerberater

DATEV-Export pro Monat — Format-Kompatibilität sicherstellen, vorher Test-Export vereinbaren.

Sicherheit & Datenschutz

Vier-Augen bei kritischen Aktionen

• Berechtigungs-Änderungen
• Größere Lösch-Aktionen
• Kunden-/Lieferanten-Bank-Daten ändern
• Mass-Imports
• Konten-Rahmen-Änderungen

Immer mit zweiter Person abstimmen, im Kommentar dokumentieren.

Sensible Daten nicht in den KI-Chat

• Lohn-Daten
• Personal-Bank-Verbindungen
• Krankheits-Diagnosen
• Religion / politische Daten

Auch wenn die KI das technisch verarbeiten könnte — DSGVO + Aufbewahrungs-Pflichten machen das im UI mit Audit-Trail sicherer.

Vor Versand immer Vorschau

• Mahnungen
• Rechnungen
• Prüfberichte
• Lohn-Auszahlung
• Mass-Mailings

Niemals ohne Vorschau-Klick — versendete Belege sind nicht rückrufbar.

Neue Features clever kombinieren (Welle 137-149)

Visitenkarte + Buchungsseite + QR-Code = Lead-Magnet

Drei Features die einzeln solide sind, in Kombination aber pro Lead 5-10 Min sparen:

1. Visitenkarte aktivieren
2. Buchungsseite aktivieren → „Termin buchen"-Button erscheint automatisch auf der Visitenkarte
3. QR-Link mit Ziel = Visitenkarte erstellen
4. QR auf Aufkleber für Servicewagen + Messeflyer + Mail-Signatur

Kunde scannt → ist auf Visitenkarte → klickt „Termin buchen" → bucht freien Slot. Drei Klicks vom Aufkleber zur Terminbuchung. Die anonyme Scan-Statistik zeigt, welche Kanäle die meisten Buchungen bringen.

Brief-Vorlagen pflegen statt jeden Brief neu schreiben

Standard-Briefe (Mahnstufen 1/2/3, Kündigungen, Auftragsbestätigungen, Bescheinigungen) als Service-Vorlage hinterlegen — bei Anlage eines neuen Briefs ein-Klick übernehmen. Spart pro Brief 5-10 Min Tipparbeit und vermeidet Formulierungs-Fehler.

Faustregel-Tabelle Einschreiben:

Anlass	Variante	Aufpreis
Lohn-Bescheinigung, Auftrag-Begleitschreiben	Standard	0,00 €
Mahnstufe 1	Standard	0,00 €
Mahnstufe 2	Einschreiben	+2,65 €
Mahnstufe 3, Kündigung, Abmahnung, Vertrag	Einschreiben + Rückschein	+4,85 €

KI-Memory-Hygiene — Freitags 15 Min

Die KI ist nur so klug wie ihr Gedächtnis. Wöchentliche Routine:

• Freitag, 15 Min im KI-Chat fragen: „Welche Memories habe ich diese Woche neu angelegt? Welche sind 6+ Monate alt und nicht mehr aktuell?"
• Veraltete editieren oder löschen — nicht hamstern.
• Folder-Pfade konsistent halten — buchhaltung/mahnungen und nicht abwechselnd buchhaltung/mahnwesen oder mahnung-regeln.
• Sensible Inhalte (Bonität, Konflikte) immer auf sensitive — wird nie sichtbar zitiert, aber im Kontext genutzt.

Mehr in Eigenes KI-Gedächtnis nutzen.

Mail-Smart-Folder „Braucht Antwort" als To-Do-Liste

Statt Inbox-Zero zu jagen, Smart-Folder „Braucht Antwort" morgens als erstes durchgehen. Die KI hat über Nacht alle eingehenden Mails analysiert und nur die markiert, wo wirklich Antwort gefragt ist. Newsletter, Bestätigungen, automatische Mails landen im Hintergrund-Smart-Folder „Erledigt" und stören nicht.

Faustregel: Inbox = aktiv, Smart-Folder = passiv. Wer dauerhaft mehr als 20 Mails in „Braucht Antwort" hat, hat ein Kapazitäts-Problem (nicht ein Inbox-Problem).

Action-Pillen statt Tab-Hopping

Wenn die KI im Chat eine Action-Pille zeigt wie 📄 PDF anzeigen oder 📧 Mail öffnen — klicken. Das öffnet ein Modal direkt im Chat ohne KI-Roundtrip (spart Token + Latenz) und ohne dass Sie ins andere Modul wechseln müssen. Mehr in KI-Chat mit Dateien und Aktions-Pillen.

Posteingang Brief als Sammelpunkt für „kommt per Mail rein, gehört eigentlich in den Briefakten-Ordner"

Steuerberater-Bescheide, Anwalts-Schreiben, Sachverständigen-Berichte kommen oft per Mail mit PDF-Anhang — aber gehören rechtlich/archivarisch wie ein Brief behandelt. Scan-to-Inbox löst das: einmal pro Mailbox + Absender-Whitelist konfigurieren, dann landen die PDFs automatisch im Brief-Posteingang, werden von der KI klassifiziert und mit dem richtigen Kunde/Lieferant verknüpft. Posteingang bearbeiten.

Import mit DryRun testen, nicht hoffen (Welle 173)

Bei jedem Massenimport ab 50 Zeilen erst die DryRun-Checkbox „Vorschau (kein Import)" aktivieren. SpeamCore läuft alle Validierungen, Mappings und Fuzzy-Matches durch — schreibt aber nichts in die DB. Sie sehen am Ende ein Banner: „X Datensätze würden angelegt, Y aktualisiert, Z mit Fehler abgewiesen". Wenn die Zahlen stimmen + das Pre-Import-Mapping-Modal grün/gelb (nicht zu viel orange) ist: echten Import starten. Spart pro Jahr typisch 1-2 „ohnein-was-hab-ich-getan"-Momente. Import-Workflow.

Arbeitsstil-Tipps

Tagesstart-Routine

1. Mail-Postfach checken
2. Eigene Persona-Dashboard öffnen
3. Heutige Aufgaben aus Auftragsliste / Kalender
4. Bei Kapazität-frei: KI-Chat-Recherche für die Woche

Notizen am Beleg

Pro Auftrag / Beleg gibt es ein Kommentar-Feld — kleine Notizen direkt am Datensatz statt in separaten Excel-Listen. Bei Übergabe an Kollegen ist alles im Kontext.

Nachfass-Trigger

Bei Anfragen mit Nachfass-Bedarf eine Erinnerung im persönlichen Kalender setzen oder den Auftrag mit „Nachfass am 15.05." kommentieren.

Verwandte Seiten

• FAQ — die häufigsten Fragen
• Glossar — Begriffe und Abkürzungen
• KI-Chat-Aktionen — wann KI lohnt
• Cheat-Sheets pro Persona — kompakte Spickzettel