Brief vs. Mail vs. ePost — drei Welten im Vergleich
SpeamCore hat drei verschiedene Kommunikationswege, die leicht zu verwechseln sind:
- Brief (
Letter) — physische Papier-Post (eingehend gescannt, ausgehend gedruckt) - Mail (
Mail) — digitale E-Mail über Microsoft 365 (oder anderer IMAP-Provider) - ePost / SpeamPost (
LetterSubmission+ DocuGuide) — der Versand-Dienst für ausgehende Briefe; keine eigene Domäne, sondern eine Submission an einen externen Print-Provider
Diese Konzept-Seite klärt, wann Sie was nutzen.
Drei-Welten-Vergleich
| Brief (Letter) | Mail (Mail) | ePost (LetterSubmission) | |
|---|---|---|---|
| Medium | Physisches Papier | Digital | Versand-Schnittstelle für Brief |
| Eingehend | Scan-Upload oder Mail-Scan-to-Inbox | direkt aus IMAP/Graph-Sync | — (nur ausgehend) |
| Ausgehend | PDF mit Briefkopf, an DocuGuide für Versand | SMTP/Graph an Empfänger | DocuGuide druckt + versendet physisch |
| KI-Analyse | Posteingang-KI (Absender/Betreff/Datum/Entity-Match) | Mail-KI (aiCategory, aiNeedsReply, aiReplySuggestion) | Kein KI — reines Versand-Tracking |
| Tracking | nur bei ePost-Einschreiben | nur Lesebestätigung (über Mail-Client) | Sendungsverfolgung bis Empfänger + Rückschein |
| Mandanten-Identität | Briefkopf via Customization | E-Mail-Footer via Signatur-Editor | Verpackung übernimmt DocuGuide |
| Reaktionszeit | Tage (Postlaufzeit) | Sekunden | Tage (Druck + Versand) |
| Kosten | Druck + Porto | sehr gering (E-Mail-Versand) | Druck + Porto + ePost-Aufschlag |
| Beweiskraft | Einschreiben rechtsfest | E-Mail nur bedingt | Einschreiben mit Rückschein gerichtsverwertbar |
| Workflow-Tab | /letters | /mail (Popout-Fenster) | innerhalb /letters/:id als Sub-Section |
Wann was nutzen?
Brief (Letter)
✅ Nutzen wenn:
- Sie eine eingehende gescannte Papier-Post in SpeamCore archivieren wollen (z. B. Anwalts-Schreiben, Steuerbescheide)
- Sie selbst eine gerichtsverwertbare schriftliche Mitteilung brauchen (Kündigung, Mahnung, Vertrag)
- Der Empfänger keine zuverlässige E-Mail-Adresse hat (alte Bestandskunden, Behörden, Privatpersonen)
- Sie eine Pflicht-Schriftform haben (Gesetz, AGB)
❌ Nicht nutzen wenn:
- Routine-Korrespondenz mit Geschäftspartner per E-Mail funktioniert (zu teuer und zu langsam)
- Sie eine schnelle Antwort brauchen
- Es nur eine interne Notiz ist (besser: Chat oder Kommentar am Datensatz)
Mail (E-Mail)
✅ Nutzen wenn:
- Standard-Geschäftskorrespondenz mit B2B-Partnern
- Routine-Anfragen + Antworten
- Anhänge (PDF, Bilder) digital teilen
- Newsletter, Werbung, Info-Mails
- Bei zeitkritischer Kommunikation
❌ Nicht nutzen wenn:
- Schriftform gesetzlich vorgeschrieben (Kündigung manchmal, Vollmachten meistens)
- Beweis der Zustellung beim Empfänger zwingend gerichtsverwertbar sein muss
- Anhang ein gescanntes Original-Dokument ist, das archivierungspflichtig ist (besser: als
Letterin Posteingang ablegen über Mail-Scan-to-Inbox)
ePost (LetterSubmission via DocuGuide)
✅ Nutzen wenn:
- Sie einen
Letterhaben und ihn physisch versenden wollen, ohne ihn selbst zu drucken / kuvertieren / frankieren - Sie Einschreiben mit Rückschein für gerichtsverwertbare Zustellung brauchen
- Sie Massen-Briefversand automatisieren wollen (z. B. Quartals-Mahnungen)
- Sie Tracking über den Versand-Weg sehen wollen
❌ Nicht nutzen wenn:
- Brief ist nur ein interner Entwurf — bleibt im Status
draft - Brief ist Eingangs-Post — kein Versand-Workflow nötig
- Sie selbst drucken und persönlich übergeben (z. B. bei Übergabe vor Ort)
Schnittstelle Mail-Scan-to-Inbox
Eingehende E-Mails mit PDF-Anhängen werden bei aktivierter Postfach-Konfiguration automatisch als Letter (type = in) in den Brief-Posteingang überführt:
Vorteil: Sie haben eingehende Briefe und eingescannte Mail-Anhänge in derselben Liste, mit derselben KI-Analyse — der Sachbearbeiter muss nur einen Ort prüfen.
Konfiguration: Pro Mail-Konto im Setting scanToInboxEnabled = true plus optional Whitelist/Blocklist der Absender und Subject-Filter.
Wann wird ein Brief „locked"?
Sobald eine LetterSubmission läuft (Status queued, submitted, in_progress, ready_to_send) wird der zugehörige Letter automatisch locked = true. Felder werden read-only, Soft-Delete ist blockiert. Erst wenn die Submission terminal ist (sent, failed, cancelled), wird das Lock aufgehoben.
So bleibt nachvollziehbar, was DocuGuide gedruckt hat — der PDF-Inhalt kann nicht nachträglich manipuliert werden.
Bidirektionaler Mail-Sync (Welle 149)
Im Mail-Modul gibt's seit Welle 149 einen bidirektionalen State-Sync mit Microsoft Graph (Webhook-basiert):
- User liest Mail im Outlook Web → automatisch in SpeamCore als gelesen markiert
- User liest in SpeamCore → automatisch in Outlook gelesen
- Smart-Folder-Aktionen (Archivieren, Verschieben) laufen in beide Richtungen
Beim Brief gibt's das nicht — Letter lebt komplett in SpeamCore, ohne externes System dahinter (außer DocuGuide für den ePost-Versand).
Verknüpfungen
- Briefe (Letter) — Modul-Doku Brief
- ePost-Versand (LetterSubmission) — Modul-Doku Versand-Lifecycle
- Mail — Modul-Doku E-Mail
- Mail-Konten — Mailbox-Setup inkl. Scan-to-Inbox
- QR-Links — QR-Code-Druck auf Briefpapier
- Customization / Allgemein — Briefkopf und Mandanten-Branding
Versionshinweise
- 2026-05-26 (Welle 148): Initiale Veröffentlichung. Konzept aus dem komplett neuen Brief-Modul (Welle 148) heraus geschrieben — vorher gab es in SpeamCore nur Mail und keine physische Post.