Mahn-Lifecycle — Stufen, Sperren, Eskalation
Der Mahnungs-Workflow in SpeamCore ist als stufen-basierter Vorschlag dokumentiert, mit klaren Eskalations-Triggern und sicheren Stopp-Mechanismen, damit kein guter Kunde versehentlich gemahnt wird. Die operative Umsetzung erfolgt manuell über Belegtypen und DATEV-Export.
Standard-Stufen
Mandant-spezifisch konfigurierbar — manche Firmen haben 4 Stufen, andere überspringen Stufe 1.
Pro Stufe — Ton und Inhalt
| Stufe | Ton | Inhalt | Mahn-Gebühr | Trigger-Frist |
|---|---|---|---|---|
| 1 — Zahlungs-Erinnerung | freundlich, neutral | „Vielleicht übersehen, bitte begleichen" | keine | Fälligkeit + 7 Tage |
| 2 — 1. Mahnung | bestimmt, formal | „Bitte umgehend zahlen, bisherige Erinnerung erfolglos" | 5-10 € | + 14 Tage |
| 3 — Letzte Mahnung | klar, juristisch | „Letzte Aufforderung, sonst Inkasso" + Inkasso-Drohung | 15-25 € | + 14 Tage |
| 4 — Inkasso/Mahnbescheid | gerichtlich | wird an Inkasso-Büro / Anwalt übergeben | hoch | + 30 Tage |
Sperr-Mechanismus — wer wird NICHT gemahnt
SpeamCore hat mehrere Sperren eingebaut, damit gute Kunden nicht versehentlich gemahnt werden:
Auto-Sperren (System)
- Bezahlt — sobald die OP geschlossen ist
- Skonto-Frist läuft noch — wenn Kunde innerhalb der Skonto-Frist liegt
- Hold-Status auf der Rechnung — manuelle Sperre durch Sachbearbeiter
Manuelle Sperren (Sachbearbeiter)
- Kunden-Klärungs-Status — bei laufender Reklamation oder Verhandlung
- Großkunden-Schutz — bei Top-Kunden VOR Mahn-Lauf manuell freigeben
- Vereinbarung-Sperre — bei Stundungs-Vereinbarungen
Strategische Sperren (Buchhaltung-Leitung / GF)
- Compliance-Sperre — bei laufendem Audit / Steuerprüfung
- Insolvenz-Verdacht — nicht mehr mahnen sondern direkt Inkasso
Bulk-Lauf vs. Einzelmahnung
Wichtigste Regel: Bulk-Mahn-Lauf hat immer Vier-Augen-Prinzip — Sachbearbeitung erstellt, Leitung gibt frei.
Eskalations-Pfad
| Wer? | Wann? | Was? |
|---|---|---|
| Buchhaltung-SB | Stufen 1+2 täglich/wöchentlich | Standard-Mahnungs-Lauf |
| Buchhaltung-Leitung | Stufe 3 + auffällige Posten | Review, Großkunden-Klärung |
| Vertrieb | bei Großkunden vor Stufe 2 | Persönliches Telefonat |
| GF | Inkasso-Übergabe | Strategische Entscheidung |
| Anwalt / Inkasso-Büro | nach Stufe 3 | Gerichtliches Mahnverfahren |
Bonität-Check als Vor-Stufe
Vor dem Mahn-Lauf lohnt der Bonitäts-Check der Top-Kunden — manche Probleme zeigen sich vor dem Mahn-Stufe-Sprung:
- Zahlungs-Verhalten der letzten 12 Monate
- Mahnstufen-Historie
- Aktueller offener Betrag im Verhältnis zum Jahresumsatz
- Externe Bonitäts-Indikatoren (z.B. Schufa, Creditreform — falls integriert)
Bei Auffälligkeit: lieber Vertrieb-Telefon als Mahnung.
GoBD- und Audit-Aspekte
Jede Mahnung wird im Audit-Log protokolliert mit:
- Wer hat erzeugt + freigegeben (Vier-Augen)
- An welchen Kunden
- Welche Posten betroffen
- Stufen-Sprung (von X auf Y)
- Versand-Bestätigung
Bei juristischen Streit: Mahn-Verlauf nachvollziehbar, Mahn-Schritte vor Klage dokumentiert (juristische Voraussetzung für Mahnbescheid).
Profi-Tipps
- Wöchentliche OP-Stunde im Kalender fest blocken — vor jedem Mahn-Lauf
- Stichproben vor Bulk-Versand — 5 % der Kandidaten manuell prüfen
- Großkunden-Whitelist im Kopf haben — vorher manuell freigeben
- Skonto-Posten zuerst zahlen lassen — höchste Priorität
- KI-Chat für Bonitäts-Übersicht: spart manuelle Recherche
Verwandte Doku
- Mahnung erzeugen (Buchhaltung-SB) — operativer Workflow
- Mahnstufen-Eskalation (Buchhaltung-Leitung) — strategische Sicht
- OP-Liste klären
- Workflow-Diagramme