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Migration nach SpeamCore

Migration ist ein Projekt, kein Knopfdruck. Diese Seite ist Ihr Leitfaden — von der Vorbereitung bis zum Go-Live.

Migration in 6 Phasen​

Typische Dauer: 8-16 Wochen je nach Daten-Volumen und Komplexität.

Phase 1 — Audit Vorgänger-System (1-2 Wochen)​

Was prüfen?​

BereichFrage
StammdatenWie viele Kunden / Lieferanten / Produkte / MA?
BelegeWie viele Jahre? Welche Typen?
BuchhaltungWelcher Kontenrahmen (SKR03/04/Custom)?
SonderfälleCustom-Felder, Custom-Workflows, Integrationen?
BerechtigungenWie viele Rollen? Custom-Permissions?
ArchiveGoBD-relevante Daten 10 Jahre?

Daten-Quality-Check​

  • Wie viele Doppelungen (Kunden, Lieferanten)?
  • Wie viele inkomplette Datensätze (fehlende USt-IdNr, Adresse, etc.)?
  • Wie viele alte / inaktive Datensätze?

Tipp: Vor Migration aufräumen. Müll im alten System wird zu Müll im neuen.

Export-Möglichkeiten​

  • Standard-Export (Excel/CSV) pro Modul
  • API-Zugriff falls verfügbar
  • Direkter DB-Export (mit IT)

Phase 2 — SpeamCore-Setup (1-2 Wochen)​

Mandanten-Konfiguration​

→ Mandanten-Setup (GF)

  • Mandanten-Stammdaten anlegen
  • Niederlassungen
  • Bankverbindungen
  • Kontenrahmen (SKR03/04)
  • Steuersätze
  • Mahnstufen-Konfiguration
  • Beleg-Nummernkreise

Berechtigungs-Setup​

→ Berechtigungen verwalten

  • Standard-Rollen aktivieren
  • Custom-Rollen für Sonderfälle
  • Test-User pro Rolle für Validation

Notification-Setup​

→ Notification-System

  • Channels einrichten (Mail, ggf. SMS)
  • Standard-Templates anpassen
  • Subscriptions (wer bekommt was)

Phase 3 — Test-Migration (2-4 Wochen)​

Pflicht-Test-Mandant​

Bevor in Produktiv-Mandant migriert wird: Test-Mandant mit Stichprobe.

Migrations-Reihenfolge​

Reihenfolge wichtig: Belege brauchen Kunden, Kunden brauchen Standorte, Lieferanten-OPs brauchen Lieferanten.

Pro Datentyp: Mapping-Phase​

Vorgänger-FeldSpeamCore-FeldTransformation
Kunden.KdNrcustomers.numberdirekt
Kunden.Bezeichnungcustomers.namedirekt
Kunden.UStIDcustomers.ustIdFormat-Check (DE...)
Kunden.SK_Tagecustomers.paymentTargetDaysdirekt
Belege.Typ (1-9)salesDocuments.typeMapping-Tabelle
.........

→ Import + Export

Bulk-Import​

POST /api/customers/bulk-import
{
  "format": "csv",
  "data": "<base64>",
  "mapping": { ... },
  "dryRun": true
}

Erst Dry-Run, dann echter Import.

Phase 4 — Validation (1-2 Wochen)​

Stichproben pro Datentyp​

  • 10 zufällige Kunden manuell vergleichen (Vorgänger vs. SpeamCore)
  • 5 zufällige Belege vergleichen — Beträge, Datum, Status
  • Alle Top-20-Kunden manuell vergleichen
  • Alle Mitarbeiter manuell vergleichen

Summen-Check​

  • Anzahl Datensätze pro Typ
  • Summe offener Forderungen
  • Summe offener Verbindlichkeiten
  • Bestand-Wert (Lager)
  • BWA-Eckwerte

Funktional-Test​

  • Test-Auftrag durch ganzen Lifecycle (Anfrage → Rechnung)
  • Test-Wartung mit Tablet
  • Test-Mahn-Lauf (auf Test-Mandant!)
  • Test-DATEV-Export

Phase 5 — Live-Migration (1 Wochenende)​

Cut-Over-Plan​

Wochenend-Plan​

  • Freitag 17:00: Vorgänger-System einfrieren, alle Mitarbeiter informiert
  • Freitag 18:00: Final-Export
  • Samstag 09:00: Migration starten
  • Samstag 18:00: Erste Stichproben-Validation
  • Sonntag 09:00: Korrekturen falls nötig
  • Sonntag 16:00: Final Validation + Backup
  • Montag 06:00: Go-Live, Mitarbeiter informiert

Rollback-Plan​

Falls Migration scheitert:

  • Vorgänger-System aktiv lassen
  • Migration auf nächstes Wochenende verschieben
  • Lessons Learned dokumentieren

Phase 6 — Stabilisierung (4-8 Wochen)​

Erste 2 Wochen​

  • Stündliche Stichproben durch Buchhaltung-Leitung + Admin
  • Feedback-Channel für alle MA (Slack-Channel, Mail)
  • Hotline für Notfälle (interner Bereitschafts-Plan)

Häufige Probleme + Lösungen​

ProblemLösung
MA findet ein Kunde nichtDoppelungs-Check, ggf. Such-Konfiguration
Beleg-Nummer kollidiert mit altenNummernkreis-Anpassung
Falsche SteuersätzeManuelle Korrektur, Konten-Anpassung
Mahnungs-Lauf will alte OPs mahnenInitial-Mahnstufe pro OP setzen
MA hat falsche RolleRollen-Vergabe-Audit

Lessons-Learned-Workshop​

Nach 4 Wochen: alle Beteiligten + IT zusammen, was war gut/schlecht, was beim nächsten Setup besser.

Kritische Erfolgsfaktoren​

  • Test-Mandant nutzen — niemals direkt in Produktiv migrieren
  • Aufräumen vor Migration — Doppelungen, alte Datensätze
  • Reihenfolge einhalten — Stammdaten zuerst
  • Stichproben machen — Summen reichen nicht, Einzel-Belege prüfen
  • Mitarbeiter mitnehmen — Schulung, Pate, Cheat-Sheets
  • Rollback-Plan haben — niemals ohne Sicherheitsnetz Live gehen
  • GoBD beachten — alte Daten müssen 10 Jahre verfügbar bleiben (entweder migriert oder als Archive)

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