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Ein Monat von Klaus — Buchhaltungs-Leitung

Vorstellung​

Klaus Werner, 56, Buchhaltungs-Leitung. Verantwortlich für Monats-/Jahresabschluss, BWA, Steuerberater-Übergabe. Schreibtisch, Steuerberater-Termin alle 4 Wochen.

Anfang Mai — Vormonat-Schließung​

02. Mai — Vorprüfungs-Check​

KI-Chat:

Bitte prüfe für April 2026: Sind alle Bank-Transaktionen alloziert?
Sind alle Eingangsrechnungen gebucht? Stimmt OP mit Konten überein?
Verrechnungs-Saldo abgeräumt? Liste offene Punkte vor Monatsschluss.

KI: 3 offene Punkte:

  • 2 Bank-Transaktionen unalloziiert (>1k EUR)
  • Verrechnungssaldo: 320 EUR (gut, aber 1 alter Posten)

Klaus delegiert an Susanne (Buchhaltung-SB) → bis Mittwoch klären.

→ Monatsabschluss

04. Mai — Periodische Buchungen​

Vor dem Schließen:

  • Abschreibungen Anlagevermögen → automatisch
  • Rückstellungen für Urlaub → manuell
  • Rechnungs-Abgrenzung Versicherungen → manuell
  • Abschreibungen GWG → automatisch

05. Mai — Buchungs-Sperre April​

Im Buchhaltungs-Modul → April auf „abgeschlossen" → Sperre aktiv.

Mitte Mai — BWA + Steuerberater​

12. Mai — BWA aufbereiten​

Wie hat sich die Marge im April 2026 entwickelt? Soll/Ist gegen
Vorjahres-Periode, gruppiert nach Kostenstelle.

KI: Marge im April 18,2 % (Vorjahr 19,5 %). Klaus prüft Kostenstellen — Außendienst-Stunden 12 % über Plan → Personal-Engpass?

Mit GF besprechen.

→ BWA ausgeben

14. Mai — Steuerberater-Termin​

Klaus mit Steuerberater Müller:

  • BWA April durchgehen
  • Auffälligkeiten besprechen
  • DATEV-Export überprüfen
  • Strategische Themen (z.B. neue Steuersätze 2027)

Quartalsende-Sprint​

28. Mai — Inventur-Stichprobe​

Q2 endet 30.06., aber Klaus macht schon jetzt eine Stichprobe. KI:

Welche Lager-Produkte mit hohem Wert (>500 EUR Stückwert) sollten zur
Inventur-Stichprobe priorisiert werden?

Liste an Karl (Lager) → er zählt 20 Stichprobe-Produkte → Klaus prüft Differenzen.

Mahnstufen-Review (wöchentlich)​

Jeden Mittwoch​

Welche Kunden sind aktuell in Mahnstufe 3 oder höher? Mit Gesamt-Volumen,
Anzahl Posten, Datum der ersten Mahnung. Sortiert nach Volumen.

3 Kunden in Stufe 3:

  • Kunde A: 2.400 EUR, seit 3 Monaten überfällig → Inkasso-Übergabe vorbereiten
  • Kunde B: 800 EUR, Klärungs-Status (Reklamation) → mit Vertrieb
  • Kunde C: 12.500 EUR (!) → GF informieren, Anwalt vorbereiten

→ Mahnstufen-Eskalation

Konten-Wartung (monatlich)​

Erste Woche​

Welche Konten sind im laufenden Jahr noch nicht bebucht worden?
Mit letztem Bewegungs-Datum.

KI: 12 inaktive Konten → mit Steuerberater abstimmen ob Aufräumung sinnvoll.

→ Konten-Stammdaten

Jahresend-Vorschau (ab Oktober)​

Inventur-Termin festlegen, Stichtag 31.12., Steuerberater-Übergabe Januar.

Lessons​

  • Vorprüfung vor Monatsschluss spart Wochenend-Stress
  • Steuerberater-Treffen monatlich — nicht nur Jahresabschluss
  • KI-Chat für Recherche/Reports, nicht für Buchungen
  • Vier-Augen bei kritischen Aktionen ist immer Standard

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