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Ein Tag von Susanne — Buchhaltung Sachbearbeitung

Vorstellung​

Susanne Weber, 52, Buchhaltung seit 18 Jahren. Schreibtisch, drei Bildschirme. Bekommt täglich 20-30 Eingangsrechnungen per Mail.

07:30 — Banking-Cockpit​

Erste Aktion. Über Nacht 14 neue Bank-Transaktionen.

KI-Chat:

Schau dir die offenen Bank-Transaktionen an und schlage Allokationen
zu offenen Posten vor. Bei eindeutigen Treffern direkt allozieren.

KI: 9 Auto-Allokationen, 5 zur Klärung. Susanne klickt durch die 5:

  • 2 sind Sammel-Überweisungen → manuell aufgeteilt
  • 2 unbekannte Absender → ins Verrechnungskonto, Kommentar
  • 1 zu wenig überwiesen → Skonto erkannt, Restbetrag stehen lassen

→ Banking zuordnen

09:00 — Eingangsrechnungen abarbeiten​

Mail-Postfach: 12 Rechnungen.

Pro Rechnung:

  1. PDF im Chat hochladen
  2. KI:
Erfasse aus diesem PDF eine Eingangsrechnung. Lieferant aus Briefkopf,
Bestellbezug ggf. Seite 1. Status „Erfasst".
  1. Susanne öffnet den Beleg → Felder prüfen → freigeben

12 Rechnungen in 45 min — vorher 90+ min mit manuellem Abtippen.

→ Eingangsrechnung buchen

10:30 — OP-Liste-Stunde (festgelegt!)​

Wöchentliche Routine. KI:

Welche Lieferanten-Posten haben Skonto-Frist in den nächsten 7 Tagen?
Mit Lieferant, Betrag und Skonto-Höhe, sortiert nach Frist.

5 Skonto-Posten — Susanne markiert sie für den nächsten Zahlungslauf morgen.

Welche Kunden-Posten sind in Mahnstufe 0 und überfällig (>14 Tage)?

8 Posten — vorbereiten für Mahn-Lauf am Donnerstag.

→ OP-Liste klären

12:00 — Mittag​

13:00 — Lieferant Stamm-Update​

Lieferant Bosch hat neue Bank-Verbindung gemeldet (schriftlich!). Susanne:

  1. Lieferanten-Detail öffnen → Tab Banken
  2. Alte Bank deaktivieren
  3. Neue Bank anlegen
  4. Schriftliche Bestätigung als Dokument hochladen
  5. Im Kommentar: „Neue Bank-Daten am 5.5.2026 schriftlich bestätigt"

Wichtig: Bank-Änderungen NIEMALS via KI-Chat — Betrugs-Schutz.

→ Lieferanten pflegen

14:00 — Kassenbuch (Wöchentlich)​

Aus dem Werkstatt-Tresor: 15 Bons + Bargeld-Bewegung. Manuell ins Kassenbuch — bewusst NICHT via KI (zu sensitive).

→ Kassenbuch führen

15:30 — Mahn-Vorbereitung Donnerstag​

Mahn-Lauf vorbereiten. KI:

Erzeuge Mahnungen für alle Kunden-Posten >30 Tage überfällig in Stufe 1.
Bitte vorher Liste — ich gebe frei.

KI listet 11 Posten. Susanne:

  • 2 Großkunden raus (Vertrieb hat informiert: Klärung läuft)
  • 9 freigeben → Mahnungen erstellt, Status „Erstellt"
  • Versand morgen mit Frau Klausen (Buchhaltung-Leitung) gemeinsam (Vier-Augen)

→ Mahnung erzeugen

16:15 — Eingehende Lieferanten-Mails mit KI-Banner​

Susanne öffnet das Mail-Popout. Drei neue Mails von Lieferanten mit PDF-Rechnungen im Anhang.

Pro Mail:

  1. KI-Banner zeigt: Kategorie EINGANGSRECHNUNG, Verknüpft mit Workorder #00134, Antwort: nicht nötig.
  2. Klick auf Verknüpfungs-Pill → Workorder öffnet sich.
  3. PDF-Anhang über die Mail-Detail-Sicht runterladen → in Eingangsbeleg-Modul hochladen → buchen.
  4. Zurück zur Mail → „Als erledigt markieren" → Mail verschwindet aus Inbox.

Eine vierte Mail vom unbekannten Absender hat das rote Phishing-Warning-Banner: „Achtung — Domain-Spoofing erkannt, IT kontaktieren". Susanne löscht sie sofort und informiert Sven (Admin).

→ Mail-Vorgänge mit KI-Unterstützung bearbeiten

16:30 — Verrechnungskonto-Check​

Vor Tagesende: Verrechnungskonto-Stand 480 EUR (3 Posten). Susanne klärt mit Telefonat zu Kunde A → kann allozieren. 240 EUR weniger im VK.

17:00 — Tag fertig​

Lessons​

  • Wöchentliche OP-Stunde im Kalender ist Pflicht — sonst stauen sich Probleme
  • Bank-Daten-Änderungen nur schriftlich + manuell, niemals nur Mail
  • KI-Chat bei Banking + Eingangsrechnungen spart sehr viel Zeit
  • Vier-Augen bei Mahnungen ist Standard

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