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Eine Woche von Birgit — Fuhrpark

Vorstellung​

Birgit Lange, 50, Office-Managerin + Fuhrpark-Verantwortliche. 14 Fahrzeuge zu betreuen (12 Sprinter + 2 PKW). Macht Fuhrpark als 30 % ihrer Stelle.

Montag — Tachostände-Sammeln​

09:00 — Routinemäßig​

KI:

Welche Fahrzeuge haben Tachostand-Erfassung der letzten 30 Tage NICHT?
Mit Kennzeichen und letztem Eintrag.

KI: 4 Fahrzeuge ohne aktuellen Tacho. Birgit:

  • Per Mail an die jeweiligen MA: bitte Tacho fotografieren + erfassen
  • Alternativ: Birgit ruft an, MA spricht Wert ins KI-Chat → erfasst

→ Tachostand erfassen

Dienstag — TÜV-Vorausschau​

11:00​

KI:

Welche Fahrzeuge haben TÜV-/HU-Termin in den nächsten 60 Tagen?
Mit Kennzeichen, Datum, Tachostand und Verantwortlichem.

KI: 2 Fahrzeuge. Birgit terminiert mit TÜV (DEKRA), informiert MA.

→ TÜV-Termine

Mittwoch — Saisonwechsel-Planung​

April: Sommerreifen-Wechsel​

KI:

Welche Fahrzeuge sind noch auf Winter-Reifen, wo der Wechsel ansteht?
Mit Kennzeichen und letztem Wechsel-Datum.

KI: 11 Fahrzeuge. Birgit:

  • Reifen-Werkstatt anrufen → 2 Wochen Block mit täglich 1-2 Fahrzeugen
  • MA-Termine planen (Tausch passt in Mittagspause)

→ Reifenwechsel

Donnerstag — Versicherungs-Audit​

Quartalsweise​

KI:

Welche Fahrzeuge haben Versicherungs-Police mit Ablauf in den nächsten
60 Tagen? Mit Versicherer und Versicherungssumme.

KI: 2 Fahrzeuge — Police läuft Ende Mai aus. Birgit:

  • Versicherer kontaktieren für Verlängerungs-Angebot
  • Vergleich mit anderen Versicherern

→ Fahrzeug-Dokumente

Freitag — Schaden-Bearbeitung​

10:00 — Anruf​

Sven (Außendienst) hat Bagatell-Schaden (Heckscheibe gebrochen, Steinschlag). Birgit:

  • Schaden-Anzeige bei Versicherung
  • Foto + Polizei-Notruf-Bericht (gibt's in dem Fall nicht, Birgit notiert „kein Polizei-Bericht")
  • Werkstatt-Termin
  • Kostenvoranschlag dokumentieren

Im Fahrzeug-Tab Briefdokumente:

  1. Schaden-Foto hochladen
  2. Versicherungs-Anzeige hochladen
  3. Im Kommentar: „Steinschlag KW 18, Reparatur Werkstatt X für 380 EUR"

Lessons​

  • Tachostand-Routinemäßig sammeln — manche MA vergessen sonst
  • TÜV nie überschreiten — Fahrzeug nicht mehr fahrbar, Bußgeld
  • Versicherungs-Vergleich alle 1-2 Jahre — Spar-Potential
  • Schaden sofort dokumentieren — Foto, Beleg, Datum

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