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Eine Woche von Frau Fischer — HR-Leitung

Vorstellung​

Frau Anna Fischer, 49, HR-Leitung. Verantwortlich für 78 MA, Genehmigungen, Compliance, Recruiting.

Montag — Wochenbeginn​

08:00 — Wochenplan​

Lisa (HR-SB) hat die offenen Anträge der Woche zusammengestellt. KI:

Compliance-Übersicht zum Stichtag heute: alle Mitarbeiter-Bescheinigungen
mit Status, sortiert nach Ablauf-Datum. Markiere kritisch.

KI: 4 ablaufende Bescheinigungen (Brandschutz-Schulung, 2x BG-Belehrung, 1 Erste-Hilfe). Frau Fischer terminiert die Schulungen.

→ Compliance-Checks

10:00 — Urlaubsanträge prüfen​

Frau Fischer öffnet /absences/management. Filter steht standardmäßig auf Status: Beantragt, alle 5 offenen Anträge sind bereits ausgeklappt — sie sieht Zeitraum, Begründung und Vertretung ohne extra Klick.

Vor Klick auf Genehmigen prüft sie pro Antrag den Kollisions-Hinweis oben im Detail (GET /api/absences/:id/collisions): zeigt andere Anträge im selben Zeitraum aus ihrem Verantwortungs-Bereich an — Soft-Warning, nicht blockierend.

Für die zwei knappen Fälle nutzt sie die KI:

Hier ist der Urlaubsantrag von Anna Beispiel für 14.-25.07. (10 Tage).
Prüfe: hat sie genug Resturlaub, Konflikte mit anderen Außendienst-
Urlauben, kritische Aufträge in dem Zeitraum? Empfehlung, aber nicht
genehmigen — das mache ich selbst.

KI gibt Vorprüfung. Frau Fischer entscheidet → 4 genehmigt, 1 abgelehnt (Konflikt mit Personal-Lage).

→ Urlaub genehmigen

11:00 — Mehrarbeit-Genehmigungen (§3 ArbZG)​

Notification-Popup oben rechts: 3 pending Mehrarbeit-Genehmigungen (Severity violation, rot). Im KFT-Mandant ist enforceMaxWorkingHours aktiviert, also greift die §3-ArbZG-Cap-Logik.

Frau Fischer öffnet Mehrarbeit genehmigen:

MATagGeleistetCapOverflowKontext
Max MüllerMi11h 30min10h1h 30minNotfall-BMA-Inbetriebnahme Müller GmbH
Sarah WeberMi10h 45min10h45minStempel-Fehler — Mittagspause vergessen
Tom KleinDo11h 15min10h1h 15minGroßauftrag Industrie-Sprinkler
  • Max + Tom: Genehmigen mit Begründung „Notfall-Einsatz, betrieblich erforderlich"
  • Sarah: Anstatt Ablehnen ruft sie Sarah an → bittet um Stempel-Korrektur. Engine läuft beim Speichern erneut, der Eintrag verschwindet automatisch.

Mehr Details: §3 ArbZG-Cap-Konzept.

Dienstag — Schulungs-Pflege​

Vormittag​

Neue Brandschutz-Schulung für Q3 vorbereiten. Im Kurse-Modul:

  • Kurs anlegen oder bestehenden updaten
  • Module / Inhalte hinterlegen
  • MA-Einschreibungen (alle Außendienst, Pflicht)

→ Schulungen verwalten

Mittwoch — Rollen-Audit​

Halbjährlich Pflicht​

KI:

Welche Mitarbeiter haben aktuell die Admin-Rolle? Mit Niederlassung,
letztem Login und Anzahl Admin-Aktionen letzten Monat.

KI: 5 Admins. 2 davon sehr aktiv, 3 weniger. Frau Fischer prüft mit Sven (Admin) ob Reduzierung sinnvoll → 1 Admin-Rolle entzogen.

→ Abteilungen und Rollen

Donnerstag — Personal-Engpass​

14:00 — Andreas (Teamleiter) meldet Engpass​

Außendienst-Brandschutz fehlt 1 MA für KW 22. Frau Fischer:

  • Recruiting-Status checken (Gespräche?)
  • Sub-Unternehmer prüfen
  • Kurzfristige Umverteilung mit Andreas

Freitag — Reports an GF​

09:30 — Wochen-Auswertung Time-Overview​

Frau Fischer öffnet /time-overview, setzt Preset auf Diese Woche. Die KPI-Karten geben den schnellen Überblick:

  • Erfasste Zeit: 96 % (grün) — Auslastung passt
  • Saldo: −12,5 h (gelb) — kleines Minus über alle, Einzelne anschauen
  • Pflichtpause-Compliance: 88 % (gelb) — zwei MA unterhalb der Soll-Pause
  • §3 ausstehend: 0 — Karte wird gar nicht eingeblendet, weil keine offenen Mehrarbeit-Approvals

Sie klickt auf einen MA mit auffälligem Saldo → Drill-Down auf /time-overview/employee/:id mit denselben Filter-Parametern. Im Report-Tab sieht sie die Tages-Auflistung und kann gezielt Plausibilitäts-Auffälligkeiten klären.

11:00 — Monatsabschluss-Druck​

Für die Lohnbuchhaltung: Preset auf Letzter Monat, dann Drucken in der Toolbar. Der AbrechnungPrintModal öffnet sich mit allen Abwesenheiten aus dem Monat, sortiert nach Nachname, farblich nach Typ (rot Krank, blau Urlaub, lila Elternzeit/Mutterschutz/Pflege). Druck als PDF zur Vorlage bei der Buchhaltung.

→ Zeit-Übersicht

14:00 — HR-Reports​

KI:

Krankheitsquote pro Niederlassung Q1 2026, Vergleich Vorjahresquartal.
Auffälligkeiten >5 Prozentpunkte markieren.
Welche Mitarbeiter haben aktuell mehr als 25 Urlaubstage Resturlaub?
Mit Anstellungs-Datum und Vertragsstunden, sortiert nach Resttagen.

PDF-Bericht zusammenstellen, an Herrn Müller (GF) für Montag-Meeting.

→ HR-Reports

16:00 — Tarif-Wissen ins KI-Gedächtnis legen​

Letzte Woche kam eine neue tarifliche Sonderzulage für Außendienst-Mitarbeiter (Stand 6–8 Jahre Betriebszugehörigkeit) — Frau Fischer hat das in einer 30-Minuten-Sitzung mit dem Steuerberater geklärt. Damit das Wissen nicht in ihrem Kopf bleibt:

  1. KI-Chat öffnen → + Neue Memory anlegen.
  2. Titel: „Sonderzulage Außendienst 6–8 Jahre Betriebszugehörigkeit — 200 €/Monat".
  3. Narrativ: Hintergrund (Tarifabschluss April 2026), Wirkung (auf Bruttogehalt addieren, nicht USt-pflichtig), Ausnahme (nicht bei Sub-Unternehmern).
  4. Folder: hr/tarif, Scope team, Concepts [zulage, tarif, aussendienst, betriebszugehoerigkeit].
  5. Speichern. Beim nächsten Vertrag-Anpassung wird die KI das Wissen automatisch zitieren — auch wenn ein anderer HR-Mitarbeiter die Pflege übernimmt.

→ Eigenes KI-Gedächtnis nutzen

Lessons​

  • KI-Vorprüfung spart Zeit bei Standard-Genehmigungen
  • Endverantwortung für Urlaubs-Genehmigung bleibt immer bei HR-Leitung
  • Reports aggregiert an GF, nicht Einzel-MA-Daten ohne Anlass
  • Halbjährlich Rollen-Audit ist Pflicht

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