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Ein Tag von Lisa — HR-Sachbearbeitung

Vorstellung​

Lisa Krause, 41, HR-Sachbearbeitung seit 6 Jahren. 78 aktive Mitarbeiter zu betreuen, regelmäßig 2-3 neue MA / Quartal.

08:00 — Urlaubsanträge sichten​

3 neue Anträge über Nacht. Pro Antrag:

  • KI-Chat: „Bitte erfasse Urlaubsantrag von Anna Beispiel: 14.07.-25.07.2026, Vertretung Lisa Müller. Status Beantragt."
  • Im UI prüfen, dann zur Genehmigung an Frau Fischer (HR-Leitung)

Bei einem der Anträge hat Lisa Urlaub für sich selbst nachzutragen (14.-18.07., privat schon geplant). Sobald sie Datum eintippt, blendet das Formular die Kollisions-Warnung ein: „Für diesen Zeitraum existiert bereits ein Urlaubsantrag (15.-19.07., Status: genehmigt)." — sie hatte den Antrag vor zwei Wochen schon mal eingetragen und vergessen. Der Speichern-Button bleibt grau. Sie öffnet den bestehenden Antrag, sieht ihn ist passend, und schließt den Doppel-Antrag.

→ Urlaubsantrag erfassen

09:30 — Neuer Mitarbeiter​

Petra (Innendienst) hat einen neuen MA für Donnerstag (Werkstudent).

  1. Mitarbeiter anlegen im Modal:
    • Name: Tim Lehmann, Mail: tim.lehmann@firma.de
    • Status: Aktiv, Typ: Werkstudent
    • Toggles: Außendienst aus, Innendienst aus (er ist Werkstatt)
  2. Detail-Page → Tab Verträge → Werkstudenten-Vertrag erfassen
  3. Tab Rollen → „Werkstudent Werkstatt" zuweisen
  4. Tab Dokumente → Sozialversicherungsausweis hochladen (sobald da)
  5. Onboarding-Pate: Karl (Lager-Leitung)

→ Mitarbeiter anlegen | Vertrag erfassen

11:00 — Krankmeldungen​

Eine AU-Bescheinigung kam per Mail. Lisa:

  • Mitarbeiter Detail-Page → Tab Abwesenheiten
  • Krankmeldung erfassen 03.05.-07.05.
  • AU-PDF unter Personaldokumente hochladen
  • Innendienst informieren (Tour-Planung)

13:00 — Personaldokumente-Audit​

Wöchentliche Aufgabe. KI:

DSGVO-Vollständigkeits-Check pro Mitarbeiter: welche Standard-Dokumente
sind vorhanden, welche fehlen? Tabelle mit Status.

KI: 5 MA mit fehlenden Dokumenten. Lisa kontaktiert sie per Mail mit Liste.

→ Personaldokumente

14:30 — Mahnung von Steuerberater (Lohn-Vorbereitung kommt)​

Lohnzeitraum April läuft am 25.05. ab. Lisa beginnt Plausibilitäts-Check. KI:

Aggregiere Stunden, Überstunden, Krank-/Urlaubstage und Spesen für
April 2026, pro Mitarbeiter. Markiere Auffälligkeiten >20 Überstunden
oder fehlende Tage.

KI: 2 Auffälligkeiten — 1 MA hat 28 Überstunden (krass), 1 MA hat 3 Tage ohne Stempel. Lisa klärt mit den MA.

→ Lohn-Vorbereitung

15:30 — Monats-Abwesenheiten für die Lohnbuchhaltung drucken​

Steuerberater braucht den Monats-Abwesenheits-Auszug. Lisa:

  1. /time-overview öffnen, Preset auf Letzter Monat.
  2. Drucken in der Toolbar — der AbrechnungPrintModal listet alle Abwesenheiten sortiert nach Nachname.
  3. Kurzes Sanity-Check: Krankmeldungen rot, Urlaube blau, Eltern-/Mutterschutz lila. Die Anzahl-Spalte zeigt für Eltern-/Mutterschutz/Pflege Kalendertage, für alle anderen Werktage Mo–Fr abzüglich Halbtage.
  4. Drucken-Button im Modal → PDF in eigenes Fenster → Speichern + an Steuerberater.

→ Zeit-Übersicht

16:00 — Probezeit-Reminder​

Welche Mitarbeiter haben Probezeit-Ende in den nächsten 30 Tagen?
HR-Gespräch terminieren.

KI: 2 MA. Lisa terminiert mit den jeweiligen Vorgesetzten.

16:20 — Lohn-Bescheinigung per Brief (Standard)​

Mitarbeiter Karl Schmidt braucht eine Lohn-Bescheinigung für die Bank (Kredit-Anfrage). Lisa:

  1. Mitarbeiter-Detail → Tab Post → + Neu → Empfänger automatisch Karl
  2. Vorlage „Lohn-Bescheinigung Standard" laden (Stundensatz, Jahresgehalt, Beschäftigt seit, Stellung)
  3. PDF-Vorschau prüfen
  4. Submit als Standard-Brief (kein Einschreiben — keine Frist, kein Rechtsstreit)
  5. DocuGuide druckt + versendet, in 2-3 Werktagen ist's bei Karl im Briefkasten

Karl bekommt zusätzlich eine Kopie per Mail (Lisa zieht die PDF aus dem Brief und mailt — gängige Praxis bei Bescheinigungen).

→ Brief per ePost versenden

16:35 — Abmahnung (Einschreiben mit Rückschein)​

Frau Fischer (HR-Leitung) hat eine Abmahnung für einen wiederholt verspätet gekommenen Mitarbeiter freigegeben. Lisa:

  1. Mitarbeiter-Detail → Tab Post → + Neu
  2. Vorlage „Abmahnung wegen Unpünktlichkeit" laden — Daten der dokumentierten Vorfälle (3 Termine aus Zeiterfassung) einfügen
  3. Frau Fischer hat im Briefkopf-Footer als Mit-Unterzeichnerin hinterlegt
  4. PDF-Vorschau doppelt prüfen — Abmahnungen müssen formal exakt sein, Datums-Tippfehler invalidiert sie
  5. Submit als Einschreiben mit Rückschein (+4,85 €) — bei späteren Kündigungs-Verfahren rechtlich beweisbar
  6. Brief geht raus, in ~5-7 Tagen kommt der Rückschein zurück. Lisa archiviert die Rückschein-Bestätigung im Personaldokumente-Ordner

17:00 — Feierabend​

Lessons​

  • Sensible Daten (Krankheit, Lohn) niemals via KI-Chat ohne Prüfung
  • Onboarding-Pate zuweisen ist kein nice-to-have, sondern Pflicht
  • Wöchentliche Audits verhindern Compliance-Lücken
  • Brief-Versand-Variante bewusst wählen — Bescheinigungen Standard, Abmahnungen/Kündigungen Einschreiben + Rückschein. Aufpreis ist Pflicht-Versicherung.

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