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Ein Tag von Petra — Innendienst

Vorstellung​

Petra Schmidt, 45, Innendienst-Mitarbeiterin seit 8 Jahren. Schreibtisch-Job, zwei Bildschirme, Headset für Telefonie. Bekommt täglich 30-40 Mails, telefoniert mit ~15 Kunden.

07:30 — Kaffee + erste Mail-Sichtung​

Petra setzt sich, SpeamCore + Outlook offen.

Mail-Postfach: 12 neue Mails über Nacht.

  • 3 Wartungsanfragen → werden Aufträge
  • 1 Reklamation → Vertrieb-Kollege weiterleiten
  • 5 Standard-Sachen → kurz beantworten
  • 3 Werbung → ignorieren

08:00 — Anfragen erfassen​

KI-Chat-Trick:

Hier ist eine Anfrage von Beispiel GmbH (siehe Mail-Anhang).
Wartung BMA Hauptsitz Stuttgart, Wunschtermin nächste Woche.
Wenn Kunde existiert verwenden, sonst neu anlegen.
Erstelle einen Auftrag, Status „Anfrage", Frist nächste Woche.

KI: „Kunde gefunden. Auftrag WOR-2026-00050 angelegt, Disposition wartet."

→ Kundenanfrage erfassen

09:30 — Disposition mit Teamleiter​

Andreas (Teamleiter) kommt vorbei. Gemeinsam:

  • 8 neue Aufträge der Woche durchgehen
  • Pro Auftrag MA + Termin
  • Konflikte (zwei Aufträge gleicher MA Mittwoch) klären

KI-Chat-Vorschlag im Hintergrund:

Welche Außendienst-MA sind in KW 22 verfügbar (Vollzeit)? Mit aktueller
Auftragslast und Spezialisierung Brandschutz.

10:30 — Stammdaten-Pflege​

Neuanlage Kunde Maier KG (Hauptsitz Stuttgart, Filialen Esslingen + Ulm):

  1. Kunde anlegen → Detailseite
  2. Tab Standorte → 3 Standorte
  3. Pro Standort: Adresse, Kontakt, Anlagen
  4. Tab Banken → Kunden-Bank für Lastschrift

→ Anlagen und Standorte pflegen

12:00 — Mittagspause​

13:00 — Folgeauftrag aus Mängel-Liste​

KI-Chat:

Zeig mir alle offenen Mängel der letzten 30 Tage, die noch keinen
Folgeauftrag haben. Sortiert nach Dringlichkeit.

KI listet 6 Mängel auf. Petra prüft pro Mangel:

  • 4 brauchen Folgeauftrag → bulk erstellen
  • 1 ist vor Ort behoben → Status „behoben"
  • 1 ist nicht relevant → mit Begründung „abgewiesen"

14:30 — Prüfberichte versenden​

Aus den abgeschlossenen Aufträgen der letzten Woche:

Versende alle Prüfberichte aus letzter Woche an die Standard-Mail
der jeweiligen Kunden. Vorher Liste — ich gebe frei.

KI: 7 Prüfberichte. Petra prüft → freigegeben → versendet.

15:30 — Telefon-Kunde​

Frau Beispiel ruft an: „Wann kommen Sie vorbei für die Sirenen-Reparatur?" Petra im SpeamCore: WOR-2026-00125, Frist 19.05., zugewiesen Max → telefoniert direkt mit Kunde, bestätigt Termin.

15:45 — Bug entdeckt → Feedback-Button​

Petra will einen neuen Auftrag anlegen — Speichern-Button reagiert nicht. Statt Kevin anzurufen klickt sie unten rechts auf Feedback (Zahnrad-Symbol).

  • Kategorie: Bug / Fehler
  • Titel: „Speichern-Button reagiert nicht beim neuen Auftrag"
  • Beschreibung mit den drei W-Fragen ausgefüllt
  • Element markieren → klickt auf den toten Speichern-Button
  • Vorgang aufzeichnen → wiederholt die Klick-Sequenz, stoppt
  • Bild hinzufügen → zwei zusätzliche Screenshots aus dem Browser-Verlauf (Vorher/Nachher) als Multi-File-Upload anhängen
  • Priorität: hoch (blockiert ihre Arbeit)
  • Absenden → Bestätigung mit Meldungs-Nummer

Vor dem Absenden klingelt das Telefon — sie schließt den Drawer kurz. Beim Öffnen einige Minuten später ist alles wieder da: Titel, Beschreibung, Priorität, das markierte Element. SpeamCore hat den Entwurf lokal gespeichert. Nur Screenshot und Bild-Anhänge muss sie neu hinzufügen (werden aus Quota-Gründen nicht persistiert).

So hat Kevin am Abend alle Infos um den Bug nachzustellen, ohne mit Petra telefonieren zu müssen. Mehr in Feedback melden.

15:30 — Eingangspost-Stapel digitalisieren​

Auf dem Schreibtisch liegen sieben Briefe von heute morgen — Steuerbescheid vom Berater, Anwalts-Schreiben, drei Lieferanten-Rechnungen, eine Reklamation und ein Kunden-Schreiben.

  1. Petra scannt alles am Stapel-Scanner — pro Brief eine PDF.
  2. SpeamCore → Briefe → + Upload → Drag & Drop alle 7 PDFs ins Modal (max. 3 parallel).
  3. Nach 45 Sekunden ist die KI durch: jeder Brief hat Absender, Betreff, Datum, Priorität — und ist mit dem richtigen Kunden/Lieferanten/Hersteller verknüpft.
  4. Petra geht die Liste durch — Anwalts-Schreiben hat Priorität high, sie eskaliert direkt an die GF.

→ Posteingang bearbeiten

16:00 — Mahnstufe 2 per Einschreiben​

Müller GmbH ist mit Rechnung INV-2026-00187 seit 4 Wochen überfällig. Mahnstufe 1 ist raus, jetzt Stufe 2 — diesmal Einschreiben für Beweiskraft.

  1. Im Cockpit „Offene Posten" → bei der überfälligen OP „Brief anlegen" klicken.
  2. Service-Vorlage „Mahnstufe 2" laden — Text + Beträge sind drin.
  3. PDF-Vorschau → passt.
  4. „via ePost versenden" → Dialog: Einschreiben, +2,65 € Aufpreis.
  5. Submit → Brief wird gesperrt, läuft über DocuGuide.
  6. In ~5 Tagen sieht Petra im Tracking-Panel die Zustellung.

→ Brief versenden

16:30 — Tagesabschluss​

Mail-Postfach leer. KI:

Status meiner offenen Aufgaben: was ist heute liegengeblieben, was ist
morgen Top-Priorität?

17:00 — Feierabend​

Lessons​

  • KI-Chat spart 30-60 min/Tag bei Bulk-Aktionen
  • Doppel-Anlage Kunde vermeiden — vor jeder Anlage suchen
  • Telefonate dokumentieren — Kommentar am Auftrag
  • Disposition mit Teamleiter persönlich ist besser als nur via System

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