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Ein Tag von Andreas — Teamleiter

Vorstellung​

Andreas Lehmann, 47, Teamleiter Brandschutz-Außendienst. 8 MA im Team, ehemaliger Techniker, kennt das Geschäft.

07:30 — Tages-Stand-up (15 min)​

8 MA im Aufenthaltsraum, schnelle Runde:

  • Pro MA: heute geplant, irgendwelche Probleme gestern?
  • Andreas: tagesaktuelle Updates, Termin-Verschiebungen
  • 1 MA krank → Aufträge umverteilen mit Innendienst

08:00 — Tour-Optimierung​

Krankmeldung verändert die Tagesplanung. Andreas + Petra (Innendienst):

  • 3 Aufträge des kranken MA umverteilen
  • KI:
Welche Außendienst-MA aus dem Team Brandschutz sind heute noch frei
für 1-2 zusätzliche Aufträge? Mit aktueller Auftragslast.
  • KI schlägt 2 MA vor → Andreas wählt + Telefonate

→ Tour planen

09:30 — Mängel-Eskalation​

Wöchentliche Routine. KI:

Mängel-Bestand meines Teams: alle offenen Mängel der letzten 30 Tage,
sicherheitsrelevante priorisiert. Mit Frist und Standort.

KI: 12 offene Mängel. Andreas:

  • 4 sicherheitsrelevant → priorisierte Folgeaufträge mit Petra
  • 5 mittel → in normaler Tour-Planung
  • 3 niedrig → quartalsweise abarbeiten

→ Mängel-Eskalation

11:00 — 1:1-Gespräch mit Max​

Wöchentliches 1:1 mit jedem MA, rotierend. Heute: Max.

  • Wie läuft es?
  • Probleme mit Aufträgen?
  • Schulungs-Wunsch (KI-Schulung interessant?)
  • Persönlich: Familie ok?

Andreas dokumentiert kurz im Coaching-Kommentar (intern).

12:00 — Mittag mit Team (gemeinsam)​

13:00 — Auftragslast-Check​

KI:

Wie ist die Auftragslast meines Teams in den nächsten 2 Wochen — pro
MA Anzahl Aufträge, geplante Stunden, freie Kapazität in %. Markiere
Über-Lastete (>100 %).

KI: 2 MA über 100 % belastet (110 %, 105 %). Andreas mit beiden gesprochen → 1 Auftrag verschiebbar, 1 MA arbeitet 1h Überstunden (kompensiert nächste Woche).

→ Auftragslast

15:00 — Teilnahme HR-Termin​

Recruiting-Gespräch mit potentieller Neuanstellung. Andreas + Frau Fischer (HR-L) interviewen. Dauer 1h.

16:00 — Verfügbarkeits-Check für Großauftrag​

Vertrieb hat Großauftrag in Aussicht (Schmidt GmbH, 3 Wochen Inbetriebnahme). KI:

Welche Außendienst-MA sind in KW 24-26 verfügbar (Vollzeit)?
Mit Brandschutz-Spezialisierung und Inbetriebnahme-Erfahrung.

KI: 3 MA passen. Andreas mit Vertrieb abstimmen.

17:00 — Tagesende​

Letzter Check: alle MA-Updates für heute? Morgen-Vorbereitung kurz.

Lessons​

  • Stand-up täglich — kostet 15 min, spart 2h Klärung über den Tag
  • 1:1-Gespräche wöchentlich rotierend — alle 8 Wochen pro MA
  • KI-Chat für Verfügbarkeits-Filter — spart manuelle Excel-Akrobatik
  • Eskalation an HR / GF bei strukturellem Personal-Engpass

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