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Ein Tag von Tom — Vertrieb

Vorstellung​

Tom Berger, 34, Vertrieb seit 5 Jahren bei der Firma. Erstellt im Schnitt 15 Angebote / Woche, schließt 8 davon zu Aufträgen.

08:00 — Pipeline-Check​

Erste Aktion: KI-Chat

Welche Angebote sind älter als 30 Tage und noch ohne Antwort? Mit
Volumen, Kunde und letzter Aktivität.

KI: 4 Angebote. Tom plant Nachfass-Anrufe für 14:00.

08:30 — Großangebot ausarbeiten​

Schmidt GmbH — neue BMA-Anlage, ca. 80.000 EUR.

  1. Verkaufsbeleg → + Angebot → Detail-Page
  2. Kunde: Schmidt GmbH (existiert)
  3. Standort: Neubau Esslingen
  4. GAEB-Datei einlesen (vom Architekten geliefert)
  5. Positionen werden importiert (245 Stück)
  6. Pro Position Preisfindung prüfen — Sonderkonditionen-Check
  7. Standard-Textblock „Brandmelde-Vorbedingungen DIN 14675" anhängen
  8. Status „Ausarbeitung"

→ GAEB-Import

10:30 — Schnell-Angebot​

Maier KG — Wartungs-Vertrag, kleines Volumen.

KI-Chat:

Erstelle ein Angebot für Maier KG: Wartungs-Vertrag BMA Hauptsitz Stuttgart,
3 Jahre Laufzeit, 1.200 EUR netto pro Jahr, Beginn 01.07.2026.
Standard-Bedingungen, Bindefrist 30 Tage.

KI legt OFF-2026-00123 an. Tom prüft → Vorschau → versendet.

12:00 — Mittag​

13:00 — Auftragsbestätigung übernehmen​

Frau Beispiel hat das Angebot OFF-2026-00118 angenommen (Mail-Antwort).

Übernimm OFF-2026-00118 in eine Auftragsbestätigung mit AB-Datum heute.
Status „erstellt", noch nicht versenden.

KI: AB-2026-00067 angelegt. Tom:

  1. Vorschau prüfen
  2. PDF an Kunde mit Mail
  3. Innendienst → MA disponieren

→ Angebot in AB

14:00 — Nachfass-Anrufe​

4 alte Angebote durchtelefonieren. Pro Anruf im Kommentar dokumentieren. Ergebnis:

  • 2 → Kunde will noch überlegen
  • 1 → Kunde hat sich für Wettbewerb entschieden → Status „abgelehnt"
  • 1 → Kunde nimmt an → AB übernehmen

15:30 — Rechnungs-Bulk-Versand​

Aus den abgeschlossenen Aufträgen der Woche:

Versende alle Rechnungen vom 30.04.2026 im Status „Erstellt".
Format ZUGFeRD wenn beim Kunden hinterlegt, sonst PDF.
Vorher Liste — ich gebe frei.

12 Rechnungen — Tom prüft die Top-3 (höchstes Volumen) im Detail, freigibt → versendet.

→ Belegversand ZUGFeRD

16:30 — Produkt-Pflege​

Neuer Brandmelder-Typ kommt ins Sortiment. Im KI-Chat:

Lege ein neues Produkt „Brandmelder Bosch ABC-2025" an. Hersteller Bosch,
Warengruppe Brandmeldetechnik, Verkaufspreis 119 EUR netto, Einheit Stück.
Hersteller-Artikelnummer 4998-002-001.

→ Produkte pflegen

16:45 — Visitenkarte + Buchungsseite teilen​

Tom war heute Mittag bei einem Neukunden — Müller GmbH, neue Niederlassung in München. Der Geschäftsführer fragt: „Wie können wir am besten in Kontakt bleiben?"

Tom zückt sein Handy, öffnet seine Visitenkarte (/c/tom-vertrieb-stuttgart), zeigt sie kurz vor und sagt: „Scannen Sie den Code — meine vCard landet direkt in Ihrem Adressbuch." Der GF scannt, klickt „Kontakt speichern (vCard 4.0)" — fertig.

Zusätzlich: „Wenn Sie nochmal in Stuttgart sind, buchen Sie einen Termin direkt über diesen Link — meine Buchungsseite zeigt freie Slots." Auch das wird gescannt.

Drei Tage später sieht Tom im Stats-Tab: 5 Impressions auf der Visitenkarte, 1 vCard-Download, 1 Buchung im Slot „60 Minuten Beratung" → konkrete Pipeline.

→ Eigene Visitenkarte einrichten · Buchungsseite einrichten

17:00 — Pipeline-Snapshot​

Wie steht meine Pipeline aktuell? Volumen offene Angebote, erwarteter
Conversion-Rate, Top-3 Risiken.

KI: 240k EUR Pipeline, 35 % Conversion-Rate erwartet → 84k EUR.

Feierabend​

Lessons​

  • GAEB-Import spart Stunden bei großen Angeboten
  • Übernehmen statt Kopieren im Lifecycle
  • Bulk-Versand mit Vorschau-Pflicht — niemals blind freigeben
  • Nachfass-Anrufe sind besser als nur Mails

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